Checklist pour organiser un festival de la bière

Un festival de la bière demande plus que le choix de quelques fûts. Il faut réserver le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, coordonner les brasseurs, prévoir le refroidissement et organiser le service au bar. Cette checklist rassemble 85 tâches et 46 fournitures, dans l’ordre où vous pouvez les traiter. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : allergènes, moyens de paiement, verres, bénévoles, menus et panneaux d’orientation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Contacter les brasseries
2 personnes
Définir l’assortiment de bières
3 personnes
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les brasseurs
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Créer l’agencement du bar
2 personnes
Réserver l’installation de tirage
Vérifier la capacité de refroidissement
2 personnes
Enregistrer le moyen de paiement
2 personnes
Demander les informations sur les allergènes
Élaborer le plan
2 personnes
Informer le personnel du bar
2 personnes
Compter les verres à bière
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Commander les courses
Confirmer la livraison de bière
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les menus
2 personnes
Imprimer les panneaux de direction
Récupérer les courses
2 personnes
Refroidir la bière et les sodas
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Étiqueter les tables de bière
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Inspecter le site
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Monter le bar
4 personnes
Raccorder la tireuse à bière
3 personnes
Remplir les réfrigérateurs
4 personnes
Tester les tireuses à bière
3 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Mettre en place les cartes du menu
2 personnes
Installer les informations sur la bière
2 personnes
Installer les caisses
2 personnes
Préparer les bracelets
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les bracelets
3 personnes
Distribuer les verres à bière
2 personnes
Servir la bière
5 personnes
Servir des boissons sans alcool
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les tireuses à bière
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les verres
3 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Gérer le stock
Répondre aux informations sur les allergènes
Accompagner le départ calme
3 personnes
Prendre la dernière commande
3 personnes
Fermer le bar
4 personnes

Suivi

Fermer les caisses
2 personnes
Compter les bières restantes
2 personnes
Stocker la bière en toute sécurité
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Rincer les verres à l’avance
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar
3 personnes
Nettoyer les tables
3 personnes
Vider les réfrigérateurs
2 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer l’installation de tirage
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Retourner les restes de brasseur
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 12
Tables hautesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Comptoir du barqté 2
Tabourets de barqté 8
Balisage de terrasseqté 20

Vaisselle

Verres de festivalqté 250
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Porte-serviettesqté 12

Équipement

Tireuses à bièreqté 6
Refroidisseurs de tireuseqté 3
Réfrigérateursqté 4
Glacièresqté 6
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12
Bacs isothermesqté 6
Tire-bouchonsqté 12
Verres doseursqté 4

Décoration

Bannières bièreqté 8
Guirlandes de fanionsqté 12
Chemins de tableqté 12
Panneaux de table de bièreqté 12
Cartes de menuqté 20
Cartes des allergènesqté 30
Panneaux de directionqté 8
Panneaux en ardoiseqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes d'extérieurqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seauxqté 6
Raclettes de solqté 3
Balaisqté 4
Bacs à jeterqté 4
Brosses à vaisselleqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date et le lieu, puis vérifiez immédiatement les autorisations, l’assurance et la capacité d’accueil. Ces éléments conditionnent les réservations, l’agencement et le nombre de brasseurs à contacter.
Bloquez le refroidissement avant de confirmer les bières. Comptez les tireuses, les refroidisseurs, les réfrigérateurs et les glacières nécessaires, puis confirmez la livraison au plus tard quelques jours avant l’événement.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires dès leur réception. Demandez aussi les informations sur les allergènes aux brasseurs afin de pouvoir les intégrer aux menus avant impression.
Prévoyez un responsable du bar par zone et expliquez le plan de service avant l’ouverture. Faites compter les verres, tester les terminaux de paiement et vérifier les multiprises et rallonges le jour précédent.
Préparez la signalétique avant l’arrivée du public : badges nominatifs, menus et panneaux de direction doivent être imprimés et placés avant l’installation des tables, du comptoir et des tentes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de la bière ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, obtenir les autorisations, contacter les brasseries et organiser les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les livraisons, les bénévoles et le matériel.
Combien de bières faut-il prévoir par personne ?: Pour une dégustation, prévoyez environ 4 à 6 échantillons par personne, selon le format des verres. Pour un service en quantité normale, estimez plutôt 2 à 3 consommations par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée et le public.
Quand réserver les tireuses et le matériel de refroidissement ?: Réservez les tireuses et les refroidisseurs dès que l’assortiment de bières est défini, idéalement 4 à 6 semaines avant le festival. Vérifiez leur capacité au moins 7 jours avant la livraison des fûts.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival de la bière ?: Contrôlez les verres, les fûts, les menus, les badges, la signalétique, les moyens de paiement et les rallonges. Faites aussi un briefing des bénévoles et confirmez les livraisons au plus tard la veille.

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