Bevrijdingsfestival organiseren: checklist van plan tot opruimen

Een Bevrijdingsfestival organiseren vraagt meer dan een programma en een paar tenten. Je regelt vooraf de locatie, vergunning, muziekrechten, artiesten, leveranciers en vrijwilligers, en legt alle afspraken vast in een draaiboek. Daarna volgen aanmeldingen, dieetwensen, catering, techniek en de terreinindeling. Deze checklist met 66 taken en 54 spullen helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde uit te voeren, zodat op de dag zelf ook stroom, geluid, bekers, afzettingen en leveringen kloppen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Evenementvergunning aanvragen
Muziekrechten regelen
Leveranciers vastleggen
Programma samenstellen
2 personen
Artiesten bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Reserveringen maken
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Draaiboek printen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Podiumzone afzetten
3 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
4 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Infopunt inrichten
2 personen
Eetpunten inrichten
4 personen
Drankpunten inrichten
4 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Publieksingang openen
4 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Programma aankondigen
Muziekprogramma begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
5 personen
Dranken serveren
5 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Infopunt bemannen
2 personen
Terrein schoonhouden
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Eindronde uitvoeren
3 personen
Publieksuitgang begeleiden
4 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en drinken veiligstellen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
Vermiste spullen registreren
Leveranciers afrekenen
Restanten opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 10
Barkrukkenaantal 20
Podiumdelenaantal 8
Afzethekkenaantal 20
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 700
Bordenaantal 600
Dessertbordenaantal 300
Vorkenaantal 600
Messenaantal 400
Lepelsaantal 300
Opscheplepelsaantal 20
Schaaltjesaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Serveerschalenaantal 30
Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Tapkranenaantal 4
Koelelementenaantal 40

Apparatuur

Actieve speakersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 2
Audiokabelsaantal 12
Stroomhaspelsaantal 6
Verdeelstekkersaantal 12
Kabelmattenaantal 12
Megafonenaantal 2

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 10
Noodlampenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Nederlandse vlaggenaantal 20
Bevrijdingspostersaantal 30
Ballonnenaantal 300
Ballonnenpompaantal 2
Tafelkledenaantal 20
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Handvegersaantal 6
Blik en vegersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Begin met locatie, vergunning en muziekrechten voordat je artiesten en leveranciers definitief vastlegt. Houd rekening met meerdere weken verwerkingstijd en bewaar bevestigingen bij elkaar.
Plan vrijwilligers per tijdsblok en geef elke ploeg een duidelijke taak. Reserveer daarnaast iemand voor leveringen, een ander voor het programma en iemand die het terrein controleert.
Controleer techniek niet pas bij de soundcheck. Test actieve speakers, het mengpaneel, draadloze microfoons, microfoonstatieven en DI-boxen vooraf met de beschikbare stroompunten.
Tel herbruikbare bekers, borden, bestek en serveerschalen per programmaonderdeel. Voorzie extra servies voor piekmomenten; dat raakt sneller op dan verwacht wanneer catering en bar tegelijk draaien.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, afzethekken, podiumdelen en bevestigingsmateriaal klaar voordat bezoekers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Bevrijdingsfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de locatie, vergunning en het programma. Leg artiesten, leveranciers en vrijwilligers daarna stapsgewijs vast, zodat je uiterlijk 2 weken voor het festival alle bevestigingen hebt.
Wanneer moet ik een vergunning voor een Bevrijdingsfestival aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra locatie, datum en opzet bekend zijn, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Controleer bij de gemeente welke termijn geldt, want behandeling en aanvullende voorwaarden kunnen verschillen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Bevrijdingsfestival?: Plan minimaal 1 coördinator per hoofdonderdeel, zoals programma, catering, techniek en terrein. Werk met diensten van ongeveer 3 tot 4 uur en houd per dienst 1 à 2 reservevrijwilligers achter de hand.
Wanneer controleer ik het terrein en de materialen?: Doe een eerste materiaalcontrole 1 week vooraf en controleer het terrein opnieuw op de ochtend van het festival. Plan minstens 2 uur voor opbouw, stroomcontrole, tenten, tafels, stoelen en het afzetten van de podiumzone.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.