Befreiungsfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beantrage die Eventgenehmigung und kläre die Musikrechte mehrere Wochen vor dem Festival. Ohne diese Zusagen solltest du weder Künstler endgültig bestätigen noch Einladungen verschicken.
• Plane die Rückmeldungen mit einer festen Frist, zum Beispiel 14 Tage vor dem Termin. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit das Catering die benötigten Mengen rechtzeitig bestellen kann.
• Prüfe zwei bis drei Tage vorher die Wettervorhersage und entscheide, wo Partyzelte, Tische und Stühle stehen. Kontrolliere außerdem, ob für Lautsprecher, Mischpult, Kaffeemaschinen und Wasserkocher genügend Stromanschlüsse vorhanden sind.
• Kühle Getränke spätestens am Vortag und bereite Snacks erst kurz vor dem Einlass vor. Kühlboxen, Kühlelemente, Zapfhähne und Thermoskannen werden häufig erst beim Aufbau gesucht, obwohl sie dann sofort gebraucht werden.
• Drucke den Ablaufplan aus und teile den Helfern konkrete Zeitfenster zu: Lieferungen annehmen, Zelte aufbauen, Bühne absperren und Gelände inspizieren. Plane die Geländekontrolle mindestens 60 Minuten vor Beginn ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Befreiungsfestival organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Genehmigung und Musikrechten. Lieferanten, Künstler und Catering sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin feststehen.

Wann soll ich die Einladungen für das Befreiungsfestival verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 6 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist 14 Tage vor dem Festival. So bleiben ungefähr 10 bis 12 Tage für Cateringmengen und Sitzplanung.

Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau?

Plane mindestens 4 bis 6 Stunden für Zelte, Bühne, Tische, Stühle, Technik und Absperrgitter ein. Die Stromanschlüsse und die Position der aktiven Lautsprecher sollten spätestens 60 Minuten vor Einlass getestet sein.

Wann prüfe ich die Wettervorhersage für das Befreiungsfestival?

Prüfe sie 3 Tage vorher und erneut am Veranstaltungsmorgen. Lege bei Regen oder starkem Wind spätestens 24 Stunden vorher fest, wie Zelte, Technik und Sitzbereiche angepasst werden.

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