Organiser le Festival de la Libération sans rien oublier

Un Festival de la Libération demande de coordonner les autorisations, la programmation, les prestataires et l’accueil du public. Commence par réserver le lieu et vérifier les démarches administratives, puis verrouille les artistes, le catering et les inscriptions. La dernière semaine sert surtout à confirmer les livraisons, les bénévoles et la météo. Le jour J, prévois assez de temps pour inspecter le site, monter les tentes, installer les tables et sécuriser la scène avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Demander un permis d’événement
Gérer les droits musicaux
Valider les fournisseurs
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les artistes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Faire les réservations
Planifier les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Balisage de la zone de scène
3 personnes
Installer le matériel sonore
4 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Aménager les points de restauration
4 personnes
Mettre en place les points boissons
4 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Ouvrir l'entrée du public
4 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Annoncer le programme
Encadrer le programme musical
3 personnes
Servir des amuse-bouches
5 personnes
Servir les boissons
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Maintenir le site propre
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Effectuer le tour final
3 personnes
Accompagner la sortie du public
4 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Mettre les aliments et les boissons en sécurité
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
Enregistrer les objets perdus
Régler les fournisseurs
Ranger les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 10
Tabourets de barqté 20
Éléments de podiumqté 8
Barrières de sécuritéqté 20
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 700
Assiettesqté 600
Assiettes à dessertqté 300
Fourchettesqté 600
Couteauxqté 400
Cuillèresqté 300
Louchesqté 20
Petits bolsqté 30

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Plateaux de serviceqté 30
Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Robinetterieqté 4
Pains de glaceqté 40

Équipement

Intervenants actifsqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Câbles audioqté 12
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 12
Passe-câblesqté 12
Mégaphonesqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes de secoursqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux néerlandaisqté 20
Affiches de libérationqté 30
Ballonsqté 300
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 20
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 20
Balais à mainqté 6
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Lance les demandes de permis et les droits musicaux dès que la date et le lieu sont confirmés : certaines validations peuvent prendre plusieurs semaines. Garde les accords écrits avec le programme de l’événement.
Finalise le programme avant d’envoyer les invitations, puis fixe une date limite d’inscription. Demande les besoins alimentaires au même moment afin de transmettre un nombre fiable au traiteur.
Prévois un planning de bénévoles par créneau, avec une personne responsable des livraisons, une autre du catering et une autre du matériel. Imprime le déroulé en plusieurs exemplaires le jour précédent.
Contrôle les points d’alimentation et le matériel avant le montage de la scène. Les microphones sans fil, la table de mixage et les boîtiers DI doivent être testés ensemble, pas séparément.
Refroidis les boissons plusieurs heures avant l’ouverture et prépare les encas avant l’arrivée du public. Vérifie aussi les prévisions météo la veille et le matin même pour adapter les tentes et l’installation extérieure.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation du Festival de la Libération ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant l’événement. Les premières étapes sont la réservation du lieu, les permis, les droits musicaux et la confirmation des fournisseurs.
Quand envoyer les invitations au Festival de la Libération ?: Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixe une limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement pour commander le catering et organiser les places.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le site ?: Réserve au minimum 4 à 6 heures avant l’ouverture au public. Ce créneau couvre l’inspection, le montage des tentes, l’installation des tables et chaises, le balisage de la scène et les tests techniques.
Quand vérifier la météo et les livraisons ?: Consulte les prévisions 48 heures avant, puis une dernière fois le matin même. Confirme les horaires de livraison 3 à 5 jours à l’avance afin de pouvoir ajuster les bénévoles et l’accès au site.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.