LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Beursborrel organiseren: checklist van voorbereiding tot afronding

Een beursborrel vraagt om meer dan drank en hapjes klaarzetten. Je regelt vooraf de locatie, catering, aanmeldingen en bezoekersinformatie, en zorgt op de dag zelf voor een vlotte registratie en duidelijke routing. Deze checklist helpt je de 46 taken in de juiste volgorde af te werken. Let vooral op dieetwensen, naamkaartjes, parkeerinformatie en techniek: dat zijn onderdelen die vaak pas op het laatste moment aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Locatie reserveren

  • Catering reserveren

  • Uitnodigingen opstellen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Aanmeldingen bevestigen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Leveranciers bevestigen

  • Programma delen

  • Parkeerinformatie versturen

  • Naamkaartjes voorbereiden

    2 personen

  • Bezoekerslijst afdrukken

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes controleren

    2 personen

  • Locatie inspecteren

    2 personen

  • Meubilair plaatsen

    4 personen

  • Tafels aankleden

    3 personen

  • Registratiebalie inrichten

    2 personen

  • Naamkaartjes klaarleggen

    2 personen

  • Decoratie ophangen

    2 personen

  • Verlichting controleren

  • Geluidsinstallatie testen

    2 personen

  • Buffet opbouwen

    3 personen

  • Koffie en thee klaarzetten

    2 personen

  • Dranken klaarzetten

    3 personen

  • Hapjes presenteren

    3 personen

  • Teambriefing houden

    6 personen

Event

  • Gasten ontvangen

    3 personen

  • Bezoekers registreren

    2 personen

  • Welkomstdrank serveren

    3 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Koffie en thee bijvullen

  • Buffet netjes houden

    2 personen

  • Afvalbakken legen

  • Laatste ronde serveren

    2 personen

  • Gasten uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Buffet afbouwen

    3 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Meubilair terugplaatsen

    4 personen

  • Materialen controleren

    2 personen

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opslaan

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Hoge statafelsaantal 10
  • Lange tafelsaantal 6
  • Stoelenaantal 40
  • Tafelkledenaantal 16
  • Garderoberekkenaantal 2
  • Krukkenaantal 12

Servies

  • Wijnglazenaantal 120
  • Bierglazenaantal 100
  • Waterglazenaantal 120
  • Koffiekopjesaantal 60
  • Bordenaantal 120
  • Besteksetsaantal 120

Keuken

  • Serveerplateausaantal 12
  • Serveertangenaantal 8
  • Schenkkanenaantal 6
  • Kurkentrekkersaantal 4
  • Flessenopenersaantal 4
  • Koelboxenaantal 6
  • IJscontainersaantal 4

Apparatuur

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Warmhoudkannenaantal 4
  • Draagbare speaker
  • Verlengkabelsaantal 4

Decoratie

  • Bloemstukkenaantal 8
  • Ballonnenboekettenaantal 6
  • Welkomstbord
  • Richtingbordjesaantal 8

Verlichting

  • Ledlichtslingersaantal 6

Registratie

  • Naamkaartjesaantal 130
  • Badgehoudersaantal 130
  • Klembordenaantal 3
  • Baliepennenaantal 12

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Schoonmaakemmersaantal 3
  • Afwasbakkenaantal 3

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan de uitnodigingen in twee stappen: verstuur ze eerst en bevestig de aanmeldingen later. Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding, zodat de cateraar ze nog kan verwerken.
  • Maak de registratiebalie minstens 60 minuten voor ontvangst gereed. Leg de bezoekerslijst, naamkaartjes en badgehouders alfabetisch klaar; dat voorkomt zoeken bij binnenkomst.
  • Test de geluidsinstallatie, draagbare speaker en verlichting vóór de gasten arriveren. Controleer ook verlengkabels en aansluitingen, want een ontbrekende kabel merk je meestal pas bij de opbouw.
  • Koel dranken op tijd en houd aparte koelboxen of ijscontainers beschikbaar voor tijdens de borrel. Zet wijnglazen, bierglazen en waterglazen op verschillende plekken, zodat de uitgifte niet vastloopt.
  • Loop de locatie één keer volledig na voordat het buffet opent: staan statafels, stoelen, garderoberekken en richtingbordjes goed, en zijn koffie, thee en warmhoudkannen klaar? Reserveer hiervoor minimaal 30 minuten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een beursborrel organiseren?
Reserveer de locatie en catering bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken voor de beursborrel, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen, dieetwensen en bevestigingen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een beursborrel?
Reken op minstens 2 uur voor meubilair, registratiebalie, buffet, decoratie en techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor een laatste inspectie en controleer of dranken, hapjes en koffie klaarstaan.
Wanneer moet ik de bezoekerslijst en naamkaartjes maken?
Maak de bezoekerslijst en naamkaartjes zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn, meestal 2 tot 3 werkdagen voor het evenement. Print op de dag zelf ook een actuele bezoekerslijst voor late wijzigingen.
Hoe regel ik de catering voor dieetwensen bij een beursborrel?
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef het overzicht uiterlijk 7 dagen voor de borrel aan de cateraar. Houd de aangepaste hapjes herkenbaar en apart van het algemene buffet.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!