Messe-Get-together organisieren: die Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere Location und Catering möglichst 6 bis 8 Wochen vorher. Kläre dabei, wie viele Stehtische, lange Tische, Stühle und Garderobenplätze tatsächlich vorhanden sind.
• Verschicke die Einladungen spätestens 4 Wochen vor dem Termin und setze eine Anmeldefrist 10 bis 14 Tage vorher. So bleiben mindestens 7 Tage für Bestätigungen, Namensschilder und die Besucherliste.
• Erfasse Ernährungswünsche nicht nur in einer E-Mail, sondern in einer gemeinsamen Liste. Übergib die endgültige Zahl spätestens 5 Tage vor dem Get-together an das Catering.
• Teste Lautsprecher, Kaffeemaschinen, Verlängerungskabel und Beleuchtung 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass. Stelle außerdem Karaffen, Gläser, Korkenzieher und Flaschenöffner dort bereit, wo sie gebraucht werden.
• Baue die Registrierungstheke mindestens 60 Minuten vor Beginn auf. Lege Namensschilder und Badgehalter alphabetisch aus, drucke die Besucherliste aus und bringe Willkommensschild sowie Wegweiser vor dem Eintreffen der Gäste an.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Messe-Get-together planen?

Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung von Location und Catering. Vier Wochen vor dem Termin sollten die Einladungen verschickt sein.

Wann verschickt man die Einladungen für ein Messe-Get-together?

Verschicke sie spätestens 4 Wochen vor dem Termin. Lege die Anmeldefrist auf 10 bis 14 Tage vorher, damit du Zahlen, Ernährungswünsche und Namensschilder rechtzeitig fertigstellen kannst.

Wie viele Getränke braucht man für ein Messe-Get-together?

Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person, danach etwa 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser sowie Kaffee und Tee ein und kühle die Getränke spätestens 2 Stunden vor Beginn.

Wann sollte die Registrierung beim Messe-Get-together vorbereitet sein?

Richte die Registrierungstheke mindestens 60 Minuten vor dem Einlass ein. Namensschilder, Badgehalter, Besucherliste und Wegweiser sollten zu diesem Zeitpunkt bereits bereitliegen.

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