Checklist pour organiser un cocktail de salon professionnel
Un cocktail de salon professionnel se prépare en plusieurs étapes, des réservations jusqu’à l’accueil des visiteurs. Ce plan rassemble 46 tâches et 36 fournitures pour suivre les inscriptions, coordonner les prestataires et installer l’espace sans oubli. Prévoyez notamment les badges, les informations de parking, le buffet, les boissons fraîches et les tests techniques. La checklist vous aide à savoir quoi régler en premier et quoi vérifier juste avant l’ouverture.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Réserver le catering
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les fournisseurs
Partager le programme
Envoyer les infos de parking
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier les amuse-bouches
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Installer le mobilier
4 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les boissons
3 personnes
Présenter les amuse-bouches
3 personnes
Faire le briefing d’équipe
6 personnes
Événement
Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
Vider les poubelles
Servir le dernier tour
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
Démonter le buffet
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables hautesqté 10
- Longues tablesqté 6
- Chaisesqté 40
- Nappesqté 16
- Portantsqté 2
- Tabouretsqté 12
Vaisselle
- Verres à vinqté 120
- Verres à bièreqté 100
- Verres à eauqté 120
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
Cuisine
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Carafesqté 6
- Tire-bouchonsqté 4
- Tire-bouchonsqté 4
- Glacièresqté 6
- Conteneurs à glaceqté 4
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Thermosqté 4
- Enceinte portable
- Rallongesqté 4
Décoration
- Compositions floralesqté 8
- Bouquets de ballonsqté 6
- Panneau d’accueil
- Panneaux d’orientationqté 8
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Inscription
- Badges nominatifsqté 130
- Porte-badgesqté 130
- Presse-papiersqté 3
- Stylos de comptoirqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Seaux de nettoyageqté 3
- Bacs à vaisselleqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le lieu et le traiteur dès que la date est fixée, puis envoyez les invitations suffisamment tôt pour laisser le temps de traiter et confirmer les inscriptions.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez le récapitulatif au traiteur au plus tard 7 jours avant le cocktail.
- Préparez les badges nominatifs et imprimez la liste des visiteurs la veille. Gardez quelques badges vierges à l’accueil pour les modifications de dernière minute.
- Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’arrivée des invités et prévoyez les verres, carafes, tire-bouchons, glacières et conteneurs à glace au même endroit.
- Terminez l’installation au moins 60 minutes avant l’ouverture : mobilier, buffet, décoration, éclairage, sonorisation, café et thé doivent tous être vérifiés sur place.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un cocktail de salon professionnel ?
- Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de confirmer les quantités au traiteur et d’imprimer les badges.
- Combien de temps prévoir pour installer un cocktail professionnel ?
- Prévoyez au moins 2 heures pour installer le mobilier, les tables, l’accueil, le buffet et la décoration. Gardez ensuite 60 minutes sans livraison ni montage pour inspecter le lieu et tester le son.
- Quand préparer les badges des visiteurs ?
- Préparez les badges la veille, après la confirmation des inscriptions. Imprimez aussi la liste des visiteurs et conservez quelques porte-badges et badges vierges à l’accueil.
- Que faut-il vérifier juste avant l’ouverture du cocktail ?
- Dans la dernière heure, vérifiez les boissons froides, les amuse-bouches, le buffet, le café et le thé, puis testez l’éclairage et la sonorisation. Contrôlez également les panneaux d’accueil et d’orientation.
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