Checklist voor een goed georganiseerde bestuurstraining

Een bestuurstraining vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een trainer. Je moet deelnemers op tijd laten aanmelden, werkvormen en materiaal per groep klaarzetten en controleren of de ruimte technisch werkt. Ook kleine zaken zoals naambadges, dieetwensen, sleutels en bewegwijzering bepalen hoe soepel de dag verloopt. Gebruik deze checklist om de voorbereiding stap voor stap af te werken en niets op de trainingsdag zelf te moeten oplossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Ruimte reserveren
Trainers bevestigen
Trainingsprogramma opstellen
2 personen
Deelnemerslijst samenstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Trainingsmateriaal verzamelen
2 personen
Werkvormen voorbereiden
2 personen
Presentatie controleren
Werkbladen afdrukken
Naambadges voorbereiden
Aanwezigheidslijst maken
Materialen per groep verdelen
2 personen
Deelnemers herinneren
Boodschappen doen
2 personen
Sleutels en toegang regelen
Apparatuur controleren
Ruimte schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Trainingsmateriaal klaarleggen
2 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Presentatie en geluid testen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Dinerbuffet voorbereiden
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Naambadges uitdelen
Trainingsmaterialen uitdelen
2 personen
Opening en introductie verzorgen
2 personen
Trainingsonderdelen begeleiden
3 personen
Pauzedranken en snacks klaarzetten
2 personen
Dranken bijvullen
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
Diner serveren
3 personen
Servies en afval verzamelen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Feedbackformulieren uitdelen
Afsluiting verzorgen
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Apparatuur en materialen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Aanwezigheid en feedback verwerken
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlenghaspelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker

Kantoor

Flip-overaantal 2
Flip-overpapieraantal 2
Whiteboard
Whiteboardmarkersaantal 8
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 24
Sticky notesaantal 12
Mapjesaantal 24
Naambadgehoudersaantal 24
Papieren bewegwijzeringaantal 8

Catering

Koffiethermoskannenaantal 3
Waterkannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Boodschappen

Servies

Bordenaantal 30
Kommetjesaantal 30
Mokkenaantal 30
Drinkglazenaantal 30
Besteksetsaantal 30

Keuken

Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Koelboxenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8
Dweilmop

Tips

Leg datum, locatie, ruimte en trainers eerst vast. Werk daarna pas het programma uit, zodat de duur, groepsindeling en benodigde werkvormen aansluiten op wat werkelijk beschikbaar is.
Open het aanmeldformulier zodra het programma staat en sluit de inventarisatie van dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor de training. Zo kun je catering en zitplaatsen nog aanpassen.
Maak per groep een aparte materiaalset met werkbladen, pennen, notitieblokken en sticky notes. Leg deze sets vóór binnenkomst op de juiste tafels, in plaats van ze tijdens de start uit te delen.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, speaker en verlenghaspels vóór de deelnemers arriveren. Controleer ook of de presentatie op de gebruikte laptop opent en het geluid werkt.
Plan op de trainingsdag tijd voor toegang, opstelling en opruimen. Leg naambadges, aanwezigheidslijst, bewegwijzering, koffie, water en trainingsmateriaal klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bestuurstraining organiseren?: Leg de datum, ruimte en trainers bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging zodra het programma en aanmeldformulier klaar zijn, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen, dieetwensen en materiaal.
Wat moet ik klaarzetten voor een bestuurstraining?: Zet per deelnemer een stoel, naambadge, pen en notitieblok klaar en reserveer extra exemplaren voor onverwachte deelnemers. Per werkvorm heb je daarnaast de juiste werkbladen, flip-over- of whiteboardmateriaal en groepssets nodig.
Wanneer moet ik de techniek van een bestuurstraining testen?: Test laptop, beamer, scherm, HDMI-aansluiting en speaker uiterlijk de dag vóór de training. Doe op de trainingsdag nog een korte controle voordat deelnemers binnenkomen, omdat kabels en aansluitingen kunnen zijn verplaatst.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de ruimte voor een bestuurstraining op te stellen?: Reken minimaal 60 minuten voor tafels en stoelen, techniek, materialen, catering en bewegwijzering. Reserveer daarnaast 15 tot 30 minuten voor een laatste controle van de presentatie, aanwezigheidslijst en groepsindeling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.