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Vorstandsschulung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Vorstandsschulung braucht mehr als ein reserviertes Zimmer und ein Trainingsprogramm. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Arbeitsmaterialien und den Zugang zum Raum rechtzeitig zusammenbringen. Besonders am Schulungstag entscheiden getestete Technik, vorbereitete Gruppenunterlagen und eine klare Anwesenheitsliste darüber, ob der Ablauf pünktlich startet. Diese Checkliste führt dich von der Terminplanung bis zum Aufräumen durch die wichtigsten Vorbereitungsschritte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

  • Raum reservieren

  • Trainer bestätigen

  • Trainingsprogramm erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste zusammenstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Trainingsmaterial sammeln

    2 Personen

  • Arbeitsmethoden vorbereiten

    2 Personen

  • Präsentation prüfen

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Anwesenheitsliste erstellen

  • Materialien pro Gruppe verteilen

    2 Personen

  • Teilnehmer erinnern

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Schlüssel und Zugang organisieren

  • Ausrüstung prüfen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Trainingsmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufbauen

    2 Personen

  • Präsentation und Ton testen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teestation vorbereiten

    2 Personen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Namensschilder verteilen

  • Trainingsmaterialien austeilen

    2 Personen

  • Eröffnung und Einführung übernehmen

    2 Personen

  • Trainingsstationen begleiten

    3 Personen

  • Getränke und Snacks für die Pause bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Dinnerbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Geschirr und Abfall einsammeln

    2 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    3 Personen

  • Feedbackformulare verteilen

  • Abschluss organisieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sortieren und entsorgen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Ausrüstung und Materialien einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Anwesenheit und Feedback erfassen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 24
  • KleiderständerAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 6

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Tragbarer Lautsprecher

Büro

  • FlipchartAnz. 2
  • Flipchart-PapierAnz. 2
  • Whiteboard
  • Whiteboard-MarkerAnz. 8
  • StifteAnz. 30
  • NotizblöckeAnz. 24
  • Sticky notesAnz. 12
  • MappenAnz. 24
  • NamensschildhalterAnz. 24
  • Papierschilder zur WegweisungAnz. 8

Catering

  • KaffeethermoskannenAnz. 3
  • WasserkannenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 4
  • Einkäufe

Geschirr

  • TellerAnz. 30
  • SchälchenAnz. 30
  • TassenAnz. 30
  • TrinkgläserAnz. 30
  • BestecksetsAnz. 30

Küche

  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • SpülbeckenAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 8
  • Wischmopp

Tipps

  • Lege Termin und Raum mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Prüfe dabei nicht nur die Raumgröße, sondern auch Zugang, Bestuhlung, Projektionsfläche und verfügbare Stromanschlüsse.
  • Fordere Anmeldungen spätestens 3 Wochen vor der Schulung an und schließe die Teilnehmerliste etwa 7 Tage vorher. Ernährungswünsche solltest du gemeinsam mit der Anmeldung erfassen, nicht erst beim Einkauf.
  • Bereite Arbeitsblätter, Namensschilder und Mappen mindestens 2 Werktage vorher vor. Lege die Materialien anschließend pro Gruppe zusammen, damit am Schulungstag niemand nach einzelnen Unterlagen suchen muss.
  • Teste Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Ton am Vortag mit der tatsächlichen Präsentation. Packe zusätzlich passende Verlängerungskabel ein, weil Steckdosen oft nicht dort liegen, wo die Technik aufgebaut wird.
  • Plane am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten für Raumaufbau und Technik ein. Stelle Tische und Stühle auf, lege Flipchart, Whiteboard, Stifte und Notizblöcke bereit und bringe Wegweiser am Eingang an.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Vorstandsschulung organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort und Trainer. Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vor dem Termin und bestätige die Teilnehmerzahl 7 Tage vorher.
Was muss ich für eine Vorstandsschulung an Technik vorbereiten?
Plane mindestens Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel ein. Teste Präsentation und Ton spätestens am Vortag und halte für Moderation zusätzlich Flipchart oder Whiteboard bereit.
Wie viele Unterlagen brauche ich für die Schulung?
Drucke für jede angemeldete Person ein vollständiges Set aus Arbeitsblättern, Mappe, Notizblock und Stiften. Lege außerdem pro Arbeitsgruppe ein separates Materialpaket zurück und bereite 5 bis 10 Prozent Reserveexemplare vor.
Wann sollte ich die Teilnehmer an eine Vorstandsschulung erinnern?
Sende die erste Erinnerung 7 Tage vorher mit Uhrzeit, Raum, Zugangsinformationen und benötigten Unterlagen. Eine kurze zweite Erinnerung am Vortag hilft besonders bei Anreise, Startzeit und persönlichen Ernährungswünschen.

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