Organiser la formation du conseil d’administration : checklist

Une formation du conseil d’administration demande plus qu’une date et une salle réservées. Il faut coordonner les entraîneurs, les participants, le programme, les inscriptions et le matériel de travail, puis vérifier l’installation avant l’arrivée du groupe. Cette checklist de 51 tâches et 39 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre. Elle attire aussi l’attention sur les oublis fréquents : besoins alimentaires, badges, accès à la salle, câbles et test du son.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
Réserver la salle
Fixer les entraîneurs
Établir le programme d’entraînement
2 personnes
Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler le matériel de formation
2 personnes
Préparer les méthodes de travail
2 personnes
Vérifier la présentation
Imprimer les feuilles de travail
Préparer les badges nominatifs
Faire la liste des présences
Répartir le matériel par groupe
2 personnes
Rappeler les participants
Faire les courses
2 personnes
Organiser les clés et l’accès
Vérifier l'équipement
Nettoyer l’espace
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Préparer le matériel d'entraînement
2 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Tester la présentation et le son
2 personnes
Aménager la table d'accueil
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Préparer le buffet du dîner
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Distribuer les badges nominatifs
Distribuer le matériel de formation
2 personnes
Assurer l’ouverture et l’introduction
2 personnes
Encadrer les ateliers d’entraînement
3 personnes
Préparer les boissons et les snacks de la pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Installer le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Distribuer les formulaires de feedback
Assurer la clôture
2 personnes

Suivi

Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Emballer l’équipement et le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Traiter la présence et les retours
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallonges électriquesqté 2
Multiprisesqté 4
Enceinte portable

Bureau

Paperboardqté 2
Papier pour chevaletqté 2
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 24
Post-itqté 12
Chemisesqté 24
Supports de badges nominatifsqté 24
Signalétique papierqté 8

Catering

Thermos à caféqté 3
Carafes d’eauqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Courses

Vaisselle

Assiettesqté 30
Petits bolsqté 30
Tassesqté 30
Verres à boireqté 30
Couvertsqté 30

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Louchesqté 6
Glacièresqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 8
Serpillière

Conseils

Bloquez la date et la salle au moins 4 à 6 semaines à l’avance, puis confirmez l’accès, les clés et l’horaire d’ouverture avec la personne responsable du lieu.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant la formation. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, de relever les besoins alimentaires et de préparer la liste des présences.
Préparez un dossier par groupe avec les feuilles de travail, les stylos, les blocs-notes, les post-it et les supports de badges. Répartissez le matériel avant l’installation pour éviter de le chercher pendant la séance.
Testez la présentation, l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, le câble HDMI, les rallonges et le son au moins 60 minutes avant le début. Un adaptateur ou une multiprise manquante peut retarder toute la formation.
Prévoyez l’accueil avant l’arrivée des participants : badges visibles, signalétique papier, tables et chaises installées, eau disponible et café prêt. Gardez 15 minutes pour corriger un problème de salle ou d’équipement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une formation du conseil d’administration ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour une organisation confortable. Les inscriptions et les besoins alimentaires devraient être finalisés 7 à 10 jours avant la date, afin de préparer les documents et le matériel.
Quand envoyer les invitations à la formation du conseil d’administration ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la formation, avec le lieu, les horaires et le formulaire d’inscription. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 à 10 jours avant l’événement.
Quel matériel vérifier avant une formation du conseil d’administration ?: Vérifiez au minimum l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges, les multiprises et l’enceinte portable. Faites un test complet de la présentation et du son 60 minutes avant le début.
Combien de temps avant faut-il installer la salle ?: Commencez l’installation 60 à 90 minutes avant l’accueil. Ce délai permet de placer les tables et les chaises, préparer le paperboard, répartir les supports et résoudre un problème d’accès ou d’équipement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.