Checklist para organizar un quiz benéfico sin olvidos
Organizar un quiz benéfico requiere coordinar mucho más que las preguntas. Primero necesitas cerrar la sala, la fecha y la causa; después, preparar el contenido, los equipos, los premios y la parte técnica. También tendrás que controlar las inscripciones, las preferencias dietéticas y las mesas numeradas. Esta checklist reúne las tareas y el material necesario para llegar al día del evento con todo probado y listo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sede y la sala
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Seleccionar la causa benéfica
2 personas
Definir las rondas y temas del quiz
3 personas
Escribir preguntas del quiz
3 personas
Comprobar las respuestas y la puntuación
2 personas
Preparar las preguntas de desempate
2 personas
Contratar al presentador del quiz
Fijar al jurado y al equipo de corrección
Organizar los premios para los ganadores
2 personas
Contactar con patrocinadores y donantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Crear los equipos y la distribución de las mesas
2 personas
Confirmar inscripciones
2 personas
Imprimir archivos del quiz
2 personas
Probar la presentación y la música
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar premios y materiales
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la técnica y la presentación
2 personas
Numerar las mesas del quiz
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el catering y el bar
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Configurar las inscripciones y los pagos
2 personas
Dar briefing a los voluntarios
3 personas
Recepción de participantes
3 personas
Dar la bienvenida y explicar el juego
Coordinar las rondas del quiz
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos y bebidas del descanso
3 personas
Revisar respuestas
3 personas
Anunciar a los ganadores y entregar los premios
2 personas
Anunciar el importe de las donaciones
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Depositar los ingresos de forma segura
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir los resultados y las fotos
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Taburetes de barcant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 8
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cable HDMIcant. 2
- Baterías externascant. 2
Cocina
- Neveras portátilescant. 3
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Abrebotellascant. 3
Decoración
- Mantelescant. 8
- Globoscant. 50
- Guirnaldascant. 6
- Decoraciones de mesacant. 8
- Números de mesacant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Catering
- Compras
Material del quiz
- Hojas de respuestacant. 120
- Bolígrafoscant. 80
- Bolígrafos de repuestocant. 20
- Mando a distancia para presentaciones
- Calculadorascant. 6
- Hojas de puntuacióncant. 20
- Cuadernillos de preguntas del quizcant. 10
Administración
- Lista de participantescant. 2
- Cajita para efectivo
- Máquina de sellado
- Pegatinas con nombrecant. 70
- Formularios de inscripcióncant. 70
- Carpetas informativas de la organización benéficacant. 60
- Cambio
Comunicación
- Carteles del programacant. 4
- Carteles direccionalescant. 6
- Cartel de anunciocant. 4
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 6
Limpieza
- Guantes de limpiezacant. 4
- Paños de limpiezacant. 12
- Cuboscant. 2
- Limpiacristales
- Escoba y recogedor
- Papelelerascant. 6
Seguridad
- Linternascant. 2
- Bateríascant. 12
Consejos
- Cierra la reserva de la sala y el programa con varias semanas de margen. Confirma también cuántas mesas caben y dónde colocarás la pantalla, el proyector y los altavoces.
- Prepara las preguntas por rondas y temas, y revisa cada respuesta antes de imprimirlas. Ten listas varias preguntas de desempate para no improvisar al final.
- Define un plazo de inscripción y pide las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Confirma después los equipos, la distribución de las mesas y el número definitivo de participantes.
- Prueba la presentación, la música, el micrófono y el cable HDMI antes de abrir la sala. Lleva cables alargadores, regletas y baterías externas: suelen faltar justo cuando empieza el montaje.
- Asigna por adelantado al presentador, al jurado y al equipo de corrección. Prepara los premios, los materiales del quiz y los números de mesa antes de que lleguen los participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un quiz benéfico?
- Empieza al menos 6 semanas antes para reservar la sala, elegir la causa, contactar con patrocinadores y abrir las inscripciones. Deja la última semana para confirmar participantes, imprimir documentos y revisar la técnica.
- ¿Cuántas preguntas debe tener un quiz benéfico?
- Planifica entre 6 y 8 rondas de 8 a 10 preguntas, según la duración prevista. Añade al menos 3 preguntas de desempate y comprueba todas las respuestas antes de imprimirlas.
- ¿Cuándo se deben confirmar los equipos y las mesas?
- Confirma las inscripciones entre 3 y 5 días antes del evento. Con esa cifra final puedes preparar los equipos, asignar las mesas, imprimir los documentos y colocar los números correctamente.
- ¿Qué material técnico hace falta para un quiz benéfico?
- Como mínimo, prepara un portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono inalámbrico y cable HDMI. Lleva también cables alargadores y regletas, y haz una prueba completa entre 1 y 2 horas antes de empezar.
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