Benefietmarkt organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen
Een benefietmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen spullen verzamelen en kramen neerzetten. Je regelt vooraf een locatie, toestemming, verkopers en vrijwilligers, en zorgt dat donaties, prijzen en kraamindeling op tijd klaar zijn. Op de dag zelf draait het vooral om een logische opbouw: eerst tafels, kramen en tenten, daarna de goederen, kassa’s en donatiepunten. Met deze checklist houd je de volgorde overzichtelijk en voorkom je dat praktische zaken pas tijdens de markt opvallen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Benodigde toestemming aanvragen
Vrijwilligers werven
2 personen
Verkopers aanmelden
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Verkopersinformatie versturen
Donaties sorteren
3 personen
Goederen prijzen
3 personen
Kraamindeling maken
2 personen
Prijskaartjes schrijven
2 personen
Allergenenkaart maken
Boodschappen doen
2 personen
Kasgeld klaarleggen
2 personen
Goederen naar locatie brengen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Kramen en kledingrekken plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels met kleed aankleden
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Goederen per kraam uitstallen
6 personen
Kassa- en donatiepunten inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes en broodjes voorbereiden
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Verkopers ontvangen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Kramen bemannen
8 personen
Betalingen afhandelen
3 personen
Donaties registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Verkochte goederen bijwerken
2 personen
Laatste verkoopronde aankondigen
Nazorg
Kramen afbouwen
5 personen
Goederen verpakken
4 personen
Kasgeld tellen
2 personen
Donatieopbrengst veilig opbergen
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Onverkochte goederen retourneren
2 personen
Geleende materialen terugbrengen
2 personen
Opbrengst overmaken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 40
- Kledingrekkenaantal 4
- Klapkramenaantal 8
- Tafelkledenaantal 12
- Kunststof bakkenaantal 20
- Afzetpalenaantal 6
Servies
- Herbruikbare mokkenaantal 100
- Herbruikbare glazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerbladenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Verlenghaspelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 4
- Kassaboxenaantal 3
- Rekenmachinesaantal 3
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Ballonnenaantal 100
- Tafeldecoratieaantal 12
- Prijspaaltjesaantal 30
- Donatiebussenaantal 3
- Krijtbordenaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Scharenaantal 6
- Tangenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Voedselbakkenaantal 12
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Stofblikkenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Vraag toestemming en reserveer de locatie uiterlijk enkele weken vooraf. Controleer daarbij of je partytenten, verkoopkramen, kledingrekken en verlenghaspels mag plaatsen en waar stroom beschikbaar is.
- Maak één verkopersbestand met contactgegevens, kraamindeling en bijzonderheden. Stuur verkopersinformatie minimaal 7 dagen vooraf, zodat zij weten wanneer ze goederen brengen en waar ze staan.
- Sorteer donaties vóór het prijzen en maak per kraam een aparte voorraad. Gebruik kunststof bakken voor kleine spullen en schrijf prijskaartjes en prijspaaltjes voordat de opbouw begint.
- Richt minstens twee duidelijk herkenbare punten in: een kassapunt voor verkopen en een apart donatiepunt. Leg per kassabox kasgeld, een rekenmachine en een eenvoudige registratie klaar.
- Plan de opbouw in blokken van 30 tot 60 minuten: eerst tafels, stoelen, kramen en partytenten, daarna aankleding en goederen. Zet dranken pas vlak voor de opening koud en test ledlampen, lichtsnoeren en stekkerdozen vooraf.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een benefietmarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, toestemming en werving van verkopers en vrijwilligers. Reserveer de laatste 7 dagen voor aanmeldingen, kraamindeling, prijzen en praktische informatie.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een benefietmarkt?
- Reken minimaal op 1 coördinator, 2 mensen voor de kassa en 1 vrijwilliger per 2 à 3 kramen. Voor opbouw en afbouw heb je meestal 4 tot 6 extra mensen nodig, afhankelijk van het aantal tafels en tenten.
- Wanneer moet ik de goederen voor een benefietmarkt prijzen?
- Prijs de goederen uiterlijk 1 dag vooraf, nadat ze zijn gesorteerd. Houd op de marktdag alleen tijd over voor kleine aanvullingen en leg per kraam een reservevoorraad prijskaartjes klaar.
- Hoe richt ik de kassa en donatiepunten in?
- Zet de kassa op een plek met goed zicht op de uitgang en richt het donatiepunt apart en herkenbaar in. Leg per kassabox kasgeld, een rekenmachine en registratie klaar en tel het startbedrag vóór opening, bij voorkeur 30 minuten vooraf.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!