Checklist pour organiser un marché de bienfaisance

Un marché de bienfaisance demande surtout une bonne préparation des dons, des vendeurs et des bénévoles. Commence par réserver le lieu et vérifier les autorisations, puis fixe rapidement les inscriptions et la communication. La dernière semaine sert à trier les marchandises, afficher les prix et organiser les stands. Le jour J, prévois assez de personnes pour l’installation, les caisses, les dons et le rangement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Demander l’autorisation nécessaire
Recruter des bénévoles
2 personnes
Inscrire les vendeurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux vendeurs
Trier les dons
3 personnes
Tarifer les marchandises
3 personnes
Établir la répartition des stands
2 personnes
Écrire les étiquettes de prix
2 personnes
Créer une carte des allergènes
Faire les courses
2 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Acheminer les marchandises sur le lieu
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les stands et les portants à vêtements
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Dresser les tables avec nappes
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Présenter les marchandises par stand
6 personnes
Installer les points de caisse et de dons
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas et les sandwichs
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueil des vendeurs
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Tenir les stands
8 personnes
Gérer les paiements
3 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Mettre à jour les marchandises vendues
2 personnes
Annoncer le dernier tour de vente

Suivi

Démonter les stands
5 personnes
Emballer les marchandises
4 personnes
Compter la caisse
2 personnes
Mettre en sécurité les recettes de dons
2 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les marchandises invendues
2 personnes
Rendre le matériel emprunté
2 personnes
Transférer le produit

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Portants à vêtementsqté 4
Stands pliantsqté 8
Nappesqté 12
Bacs en plastiqueqté 20
Poteaux de balisageqté 6

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 4
Caissesqté 3
Calculatricesqté 3

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Décoration de tableqté 12
Piquets de prixqté 30
Boîtes de donsqté 3
Panneaux en ardoiseqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Ciseauxqté 6
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Thermosqté 6
Bacs alimentairesqté 12

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Pelles à poussièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et vérifie les autorisations au moins 6 à 8 semaines avant le marché. Demande aussi les horaires d’accès, les possibilités de branchement électrique et les règles concernant les tentes.
Clôture les inscriptions des vendeurs 10 à 14 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps d’établir le plan des stands et d’envoyer à chacun son emplacement, son horaire d’arrivée et les consignes pratiques.
Trie les dons par catégorie avant de fixer les prix. Prépare les étiquettes au plus tard la veille et regroupe les articles dans des bacs pour éviter de chercher les marchandises pendant l’installation.
Prévois au moins 2 personnes par caisse pendant les périodes chargées : une pour encaisser et une pour compter ou répondre aux questions. Sépare clairement les caisses des boîtes de dons et garde des calculatrices à portée de main.
Commence l’installation 2 à 3 heures avant l’ouverture. Monte d’abord les tentes et les tables, puis les stands et les portants, avant de disposer les articles, les panneaux de prix, les boissons et les points de don.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de bienfaisance ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, obtenir les autorisations, recruter les bénévoles, inscrire les vendeurs et organiser la collecte des dons.
Quand faut-il demander l’autorisation pour un marché de bienfaisance ?: Fais la demande dès que le lieu et la date sont fixés, de préférence 6 semaines avant l’événement. Certaines démarches peuvent prendre plusieurs semaines et conditionner l’installation des tentes ou l’utilisation de l’espace public.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché de bienfaisance ?: Prévois au minimum 1 bénévole par stand ou zone de vente, plus 2 personnes pour les caisses et 2 pour l’accueil et les dons. Pour un marché de 10 stands, une équipe d’environ 16 personnes permet de couvrir les pauses et le rangement.
Quand faut-il fixer les prix des dons ?: Trie les marchandises 7 à 10 jours avant le marché et termine l’étiquetage la veille. Ce calendrier laisse le temps de repérer les articles sans prix et de regrouper les produits par stand.

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