Benefietfestival organiseren: checklist en planning

Een benefietfestival vraagt om meer dan een programma en een goed doel. Je regelt tegelijk vergunningen, veiligheid, artiesten, vrijwilligers, techniek, betalingen en zichtbare donatiepunten. Begin met het opbrengstdoel en de locatie, zodat je begroting en programma daarop aansluiten. Deze checklist helpt je om de voorbereiding stap voor stap af te werken en voorkomt dat stroom, kassaregistratie of artiesteneisen pas op de festivaldag aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Bepaal goed doel en opbrengstdoel
2 personen
Bevestig datum en locatie
2 personen
Vraag benodigde vergunningen aan
2 personen
Sluit evenementenverzekering af
Reserveer geluids- en lichtapparatuur
2 personen
Bevestig optredende artiesten
2 personen
Maak artiestenplanning
2 personen
Leg vrijwilligersdiensten vast
2 personen
Maak begroting en kasplan
2 personen
Maak online evenementpagina
Ontwerp festivalposter
Verstuur uitnodigingen
2 personen
Publiceer socialmediaberichten
Verspreid posters en flyers
3 personen
Verwerk aanmeldingen
Verzamel dieetwensen
Bestel drukwerk
Maak indeling festivalterrein
2 personen
Reserveer tafels en stoelen
Regel afvalinzameling
Regel stroomvoorziening
2 personen
Maak veiligheidsinstructies
2 personen
Maak kassaregistratie
2 personen
Stel donatiepunten in
2 personen
Controleer artiesteneisen
2 personen
Maak draaiboek en contactlijst
2 personen
Koop houdbare benodigdheden
3 personen
Ontvang gehuurde materialen
3 personen
Controleer alle materialen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen

Event

Plaats bewegwijzering
3 personen
Zet terreinhekken en afzetlint
4 personen
Bouw podia en overkappingen op
6 personen
Plaats tafels en stoelen
5 personen
Installeer geluidsapparatuur
4 personen
Installeer verlichting
3 personen
Leg kabels veilig weg
3 personen
Richt bar en uitgiftepunt in
4 personen
Richt donatiebalies in
2 personen
Hang decoratie op
3 personen
Bereid hapjes voor
4 personen
Zet dranken koud
3 personen
Dek uitgiftepunten in
3 personen
Test stroom en verlichting
3 personen
Soundcheck met artiesten
4 personen
Brief vrijwilligers
3 personen
Open de entree
3 personen
Controleer toegang en polsbandjes
4 personen
Beheer donatiebalies
3 personen
Verkoop drank en hapjes
6 personen
Verzorg eerste muziekblok
4 personen
Vul dranken bij
3 personen
Ruim afval tussentijds op
3 personen
Begeleid artiestenwissels
2 personen
Verzorg tweede muziekblok
4 personen
Controleer sanitaire voorzieningen
2 personen
Vang dieetvragen op
2 personen
Verzorg derde muziekblok
4 personen
Kondig opbrengst en doel aan
Verzorg afsluitend muziekblok
4 personen
Sluit donatiebalies
3 personen
Sluit bar en uitgifte
5 personen
Begeleid bezoekers naar uitgang
3 personen

Nazorg

Tel contant geld veilig
3 personen
Schakel apparatuur uit
3 personen
Ruim afval en emballage op
5 personen
Breek decoratie en bewegwijzering af
3 personen
Maak keuken en bar schoon
4 personen
Maak terrein en toiletten schoon
4 personen
Breek tafels en stoelen af
4 personen
Breek podia en overkappingen af
6 personen
Lever gehuurde apparatuur terug
3 personen
Retourneer niet gebruikte boodschappen
2 personen
Verwerk betalingen en bonnetjes
2 personen
Maak opbrengst over aan goede doel
2 personen
Publiceer opbrengstbericht

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Podiumdelenaantal 12
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Afzethekkenaantal 16

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 250
Kommetjesaantal 100
Besteksetsaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Scharenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Mengtafel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Versterkersaantal 2
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Instrumentkabelsaantal 10
Stroomhaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Kabelbruggenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Kassa-apparatenaantal 3
Betaalterminalsaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koelwerkbank

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 10
Spandoekenaantal 6
Tafelkledenaantal 20
Ballonnenaantal 200
Donatiebussenaantal 6
Krijtbordenaantal 8
Plakbandaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-schijnwerpersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Vloertrekkersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 30

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Naamkaartjesaantal 40
Polsbandjesaantal 300

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de vergunningaanvraag en evenementenverzekering vroeg vast. Controleer uiterlijk enkele weken voor het festival welke veiligheidsinstructies, afzethekken en terreinindeling de locatie en gemeente vragen.
Maak één draaiboek met artiestenplanning, vrijwilligersdiensten en contactpersonen. Plan naast opbouw en optredens ook tijd voor soundcheck, wissels tussen acts en het afsluiten van de kassa.
Bereken per inkomstenstroom een apart doel: entree, horeca en donaties. Zet meerdere donatiepunten zichtbaar bij de ingang, het podium en de uitgang en test betaalterminals en kassa-apparaten vooraf.
Controleer de stroom voor geluid, licht, koffiezetapparaten en verkooppunten samen met de leverancier. Houd stroomhaspels, stekkerdozen en kabelbruggen niet alleen op de materiaallijst, maar wijs ook iemand aan voor de controle tijdens het festival.
Vraag dieetwensen en artiesteneisen niet pas bij aankomst uit. Verzamel ze vóór je bestellingen en planning definitief maakt, zodat catering, kleedruimte en benodigde techniek op tijd kunnen worden aangepast.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefietfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met het goede doel, de datum, locatie en begroting. Vergunningen, artiesten en techniek regel je daarna zo vroeg mogelijk; houd voor de promotie minimaal 6 weken aan.
Welke vergunning heb ik nodig voor een benefietfestival?: Dat hangt af van locatie, bezoekersaantal, geluid, eten en drinken en de gemeente. Neem uiterlijk 3 tot 4 maanden vooraf contact op met de gemeente en vraag welke evenementenvergunningen en meldingen nodig zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een benefietfestival?: Plan per gelijktijdige post minimaal 1 vrijwilliger en voeg per dienst een coördinator toe. Voor posten zoals entree, donatiepunten, bar, backstage, veiligheid en opruimen kom je bij een klein festival vaak uit op minstens 10 tot 15 vrijwilligers.
Wanneer moet ik de techniek voor een benefietfestival vastleggen?: Reserveer geluids- en lichtapparatuur en bevestig de technische eisen van artiesten minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Plan de soundcheck op de dag zelf minstens 2 uur vóór het eerste optreden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.