Benefizfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Benefizfestival braucht neben Programm und Publikum vor allem klare Zuständigkeiten. Lege zuerst Hilfsorganisation, Spendenziel, Datum und Ort fest, bevor du Genehmigungen, Versicherung und Technik verbindlich buchst. Danach folgen Künstlerplanung, Helfereinteilung, Anmeldung, Geländeplan und Kassenablauf. Plane außerdem Strom, Absperrungen, Müllsammlung und die Ausgabe von wiederverwendbaren Bechern ein – diese Punkte werden bei Spendenveranstaltungen besonders häufig erst kurz vor dem Termin geklärt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wohltätigkeitsorganisation und Spendenziel festlegen
2 Personen
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Benötigte Genehmigungen beantragen
2 Personen
Veranstaltungsversicherung abschließen
Ton- und Lichttechnik reservieren
2 Personen
auftretende Künstler bestätigen
2 Personen
Künstlerplanung erstellen
2 Personen
Freiwilligendienste festhalten
2 Personen
Budget und Kassenplan erstellen
2 Personen
Online-Veranstaltungsseite erstellen
Festivalplakat gestalten
Einladungen versenden
2 Personen
Social-Media-Beiträge veröffentlichen
Poster und Flyer verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Diätwünsche erfassen
Drucksachen bestellen
Geländeplan für das Festival erstellen
2 Personen
Tische und Stühle reservieren
Abfallsammlung organisieren
Stromversorgung organisieren
2 Personen
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
Kassenregistrierung erstellen
2 Personen
Spendenstellen einrichten
2 Personen
Künstleranforderungen prüfen
2 Personen
Ablaufplan und Kontaktliste erstellen
2 Personen
Haltbare Vorräte kaufen
3 Personen
Gemietete Materialien entgegennehmen
3 Personen
Alle Materialien kontrollieren
3 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen

Event

Beschilderung anbringen
3 Personen
Geländezäune und Absperrband aufstellen
4 Personen
Bühnen und Überdachungen aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Tonanlage installieren
4 Personen
Beleuchtung installieren
3 Personen
Kabel sicher verlegen
3 Personen
Bar und Ausgabestelle einrichten
4 Personen
Spendenkassen einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Ausgabestellen eindecken
3 Personen
Strom und Beleuchtung testen
3 Personen
Soundcheck mit den Künstlern
4 Personen
Freiwillige anschreiben
3 Personen
Eingang öffnen
3 Personen
Zugang und Armbänder kontrollieren
4 Personen
Spendenstationen betreuen
3 Personen
Getränke und Snacks verkaufen
6 Personen
Ersten Musikblock betreuen
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Zwischendurch Müll aufräumen
3 Personen
Artistenwechsel begleiten
2 Personen
Zweiten Musikblock betreuen
4 Personen
Sanitäre Anlagen prüfen
2 Personen
Ernährungsfragen aufnehmen
2 Personen
Den dritten Musikblock betreuen
4 Personen
Ertrag und Ziel ankündigen
Abschließenden Musikblock organisieren
4 Personen
Spendenkassen schließen
3 Personen
Bar und Ausgabe schließen
5 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Bargeld sicher zählen
3 Personen
Geräte ausschalten
3 Personen
Müll und Verpackungen entsorgen
5 Personen
Dekoration und Beschilderung abbauen
3 Personen
Küche und Bar reinigen
4 Personen
Gelände und Toiletten reinigen
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Bühnen und Überdachungen abbauen
6 Personen
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
3 Personen
Nicht verwendete Einkäufe zurückgeben
2 Personen
Zahlungen und Belege verarbeiten
2 Personen
Erlös an die Wohltätigkeitsorganisation überweisen
2 Personen
Ergebnisbericht veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
BühnenelementeAnz. 12
BiertischeAnz. 12
KlappischeAnz. 10
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
AbsperrgitterAnz. 16

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
TellerAnz. 250
SchälchenAnz. 100
BestecksetsAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
ServierschalenAnz. 20
ScherenAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
VerstärkerAnz. 2
DI-BoxenAnz. 4
XLR-KabelAnz. 12
InstrumentenkabelAnz. 10
KabeltrommelnAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelbrückenAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
KassensystemeAnz. 3
KartenterminalsAnz. 3

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
Kühlarbeitsplatte

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 10
BannerAnz. 6
TischdeckenAnz. 20
BallonsAnz. 200
SpendenboxenAnz. 6
KreidetafelnAnz. 8
KlebebandAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-FlutlichterAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
EimerAnz. 6
BodenabzieherAnz. 3
PutzlappenAnz. 30

Kommunikation

FunkgeräteAnz. 8
NamensschilderAnz. 40
ArmbänderAnz. 300

Catering

Einkäufe

Tipps

Fixiere Spendenziel, Budget und Kassenplan frühzeitig gemeinsam. Lege fest, wer Bargeld zählt, wer Kartenzahlungen prüft und wann die Einnahmen sicher verwahrt werden.
Beantrage Genehmigungen und schließe die Veranstaltungsversicherung nicht erst nach der Werbung ab. Kläre mehrere Wochen vor dem Festival, welche Unterlagen die zuständigen Stellen benötigen.
Plane die Stromversorgung zusammen mit Ton- und Lichttechnik. Für Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone, Verstärker und Kaffeemaschinen brauchst du ausreichend Anschlüsse, Kabeltrommeln, Verlängerungen und gesicherte Kabelwege.
Erstelle den Geländeplan vor dem Aufbau und zeichne Bühne, Spendenstellen, Kasse, Getränkebereich, Sitzplätze, Absperrgitter und Fluchtwege ein. So wissen Helfer und Dienstleister am Veranstaltungstag, wo alles hingehört.
Bestätige Künstleranforderungen, Helferdienste und Anmeldungen rechtzeitig. Erfasse Diätwünsche spätestens bei der Anmeldung und bestelle Drucksachen, Poster und Flyer mit genug Vorlauf für Verteilung und Nachdruck.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Benefizfestival anmelden?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Genehmigungen, Versicherung und der Abstimmung mit dem Veranstaltungsort. Je nach Ort und Größe können weitere Nachweise oder längere Bearbeitungszeiten nötig sein.
Wie viele Helfer brauche ich für ein Benefizfestival?: Plane pro Aufgabenbereich mindestens zwei Personen ein, damit Kasse, Spendenstellen, Einlass und Betreuung nicht unbesetzt bleiben. Für ein Festival mit mehreren Bereichen solltest du zusätzlich eine verantwortliche Koordination und Ersatz für Pausen einteilen.
Wann sollte die Festivaltechnik gebucht werden?: Reserviere Ton- und Lichttechnik sowie Bühnenelemente mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Prüfe danach Mikrofone, DI-Boxen, XLR-Kabel, Instrumentenkabel, Verstärker und Stromanschlüsse mit den Künstlern.
Wie richte ich die Kasse und Spendenstellen ein?: Plane mindestens eine klar beschriftete Spendenstelle und eine separate Kasse für Verkäufe oder Eintritt. Teste Kassensysteme und Kartenterminals spätestens am Vortag und lege für Bargeldzählung zwei verantwortliche Personen fest.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.