Checklist pour organiser un festival caritatif

Un festival caritatif demande autant de préparation administrative que de coordination sur le terrain. Commencez par fixer l’association bénéficiaire, l’objectif de collecte, la date et le lieu, puis sécurisez les autorisations, l’assurance et le budget. Les artistes, les bénévoles, les dons, la billetterie et le matériel doivent ensuite être coordonnés dans un planning unique. Cette checklist rassemble 76 tâches et 60 fournitures pour suivre l’organisation sans oublier les détails qui bloquent souvent au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’association caritative et l’objectif de collecte
2 personnes
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Demander les autorisations nécessaires
2 personnes
Souscrire une assurance événementielle
Réserver le matériel son et lumière
2 personnes
Confirmer les artistes participants
2 personnes
Établir le planning des artistes
2 personnes
Consigner les services des bénévoles
2 personnes
Établir le budget et le plan de trésorerie
2 personnes
Créer la page de l'événement en ligne
Concevoir l'affiche du festival
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des publications sur les réseaux sociaux
Distribuer des affiches et des flyers
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les imprimés
Établir le plan du site du festival
2 personnes
Réserver les tables et les chaises
Organiser l’enlèvement des déchets
Prévoir l’alimentation électrique
2 personnes
Préparer les consignes de sécurité
2 personnes
Préparer l’enregistrement en caisse
2 personnes
Mettre en place des points de don
2 personnes
Vérifier les exigences des artistes
2 personnes
Préparer le programme et la liste de contacts
2 personnes
Acheter les fournitures non périssables
3 personnes
Recevoir le matériel loué
3 personnes
Vérifier tout le matériel
3 personnes
Faire les courses
3 personnes

Événement

Installer la signalisation
3 personnes
Installer les barrières et le ruban de balisage
4 personnes
Monter les scènes et les structures couvertes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer l’équipement sonore
4 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Ranger les câbles en toute sécurité
3 personnes
Aménager le bar et le point de distribution
4 personnes
Installer les comptoirs de dons
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer des encas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Dresser les points de distribution
3 personnes
Tester l’électricité et l’éclairage
3 personnes
Balance sonore avec les artistes
4 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Ouvrir l'entrée
3 personnes
Vérifier l'accès et les bracelets
4 personnes
Gérer les comptoirs de dons
3 personnes
Vente de boissons et d’en-cas
6 personnes
Animer le premier bloc musical
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Ramasser les déchets au fur et à mesure
3 personnes
Encadrer les changements d'artistes
2 personnes
Animer le deuxième bloc musical
4 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Recueillir les questions alimentaires
2 personnes
Prévoir le troisième bloc musical
4 personnes
Annoncer le montant récolté et l'objectif
Animer le bloc musical de clôture
4 personnes
Fermer les guichets de don
3 personnes
Fermer le bar et le service
5 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Compter l'argent liquide en toute sécurité
3 personnes
Éteindre les équipements
3 personnes
Ramasser les déchets et les emballages
5 personnes
Démonter la décoration et la signalétique
3 personnes
Nettoyer la cuisine et le bar
4 personnes
Nettoyer le site et les toilettes
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les scènes et les structures couvertes
6 personnes
Restituer l’équipement loué
3 personnes
Retourner les courses non utilisées
2 personnes
Traiter les paiements et les reçus
2 personnes
Verser les recettes à l’association caritative
2 personnes
Publier le message sur les recettes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Éléments de podiumqté 12
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Barrières de sécuritéqté 16

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 250
Petits bolsqté 100
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Ciseauxqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Amplificateursqté 2
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles d'instrumentsqté 10
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Passages de câblesqté 12
Glacièresqté 6
Caisses enregistreusesqté 3
Terminaux de paiementqté 3

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Thermosqté 6
Table réfrigérée de préparation

Décoration

Drapeaux de festivalqté 10
Banderolesqté 6
Nappesqté 20
Ballonsqté 200
Boîtes de donsqté 6
Panneaux en ardoiseqté 8
Ruban adhésifqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Raclettes de solqté 3
Chiffons de nettoyageqté 30

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Badges nominatifsqté 40
Braceletsqté 300

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les autorisations et l’assurance plusieurs semaines avant le festival : le lieu, la capacité d’accueil et les installations électriques peuvent nécessiter des validations distinctes.
Confirmez les artistes avant de publier l’affiche, puis demandez leurs besoins techniques et horaires. Prévoyez un planning avec les balances, les changements de plateau et les temps de pause.
Ne limitez pas la collecte à la caisse : installez plusieurs points de don clairement signalés et préparez des terminaux de paiement, des caisses et une procédure de comptage pour chaque équipe.
Pour un site avec tentes, scène, tables et barrières, dessinez le plan avant la livraison du matériel. Ajoutez les passages de câbles et gardez les sorties, l’accès des secours et les zones de circulation dégagés.
Attribuez les bénévoles par créneau et par poste au moins quelques jours avant l’événement. Prévoyez une personne référente pour l’accueil, une autre pour les dons et une autre pour la sécurité afin d’éviter les zones sans responsable.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un festival caritatif ?: Commencez idéalement 4 à 6 mois avant la date. Les autorisations, l’assurance, le lieu, les artistes et les réservations de sonorisation peuvent prendre plusieurs semaines.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival caritatif ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par poste et par créneau, puis ajoutez 2 à 3 personnes volantes pour les pauses, les imprévus et les changements de matériel. Le nombre final dépend de la jauge et du nombre de points de don.
Quand réserver le matériel de son et de lumière ?: Réservez-le dès que les artistes et le programme sont suffisamment définis, généralement 6 à 8 semaines avant le festival. Faites valider les microphones, la table de mixage, les câbles, les amplificateurs et l’alimentation électrique.
Combien de points de don installer pendant le festival ?: Prévoyez au moins 2 points de don pour un petit festival : un à l’entrée et un dans la zone principale. Pour chaque point, préparez un terminal de paiement, une caisse, une signalétique visible et une personne responsable.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.