Checklist voor een goed georganiseerd benefietdiner

Een benefietdiner vraagt meer voorbereiding dan alleen een menu en een locatie. Je regelt tegelijk de gastenlijst, betalingen, dieetwensen, vrijwilligers en het donatieproces. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar uitnodigingen, tafelindeling en catering. Plan de laatste controle uiterlijk een week vooraf: tel servies en glazen, bevestig leveranciers en controleer of naamkaartjes, tafelnummers en donatieformulieren klaar liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Cateringbenodigdheden inventariseren
2 personen
Leveranciers vastleggen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Promotie op sociale media plaatsen
Sponsorlogo's verzamelen
Donatiedoel formuleren
2 personen
Tafelindeling uitwerken
2 personen
Menu samenstellen
3 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Betalingen registreren
2 personen
Reserveringen bevestigen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligerstaken verdelen
2 personen
Muziekselectie samenstellen
Sprekers en artiesten bevestigen
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Tafelnummers maken
Menukaarten afdrukken
2 personen
Donatieformulieren afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Verse producten controleren
2 personen
Dessert voorbereiden
3 personen
Groenten snijden
3 personen
Saus en soep voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Materialen uitladen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Tafels dekken
5 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Licht en geluid testen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Gerechten afwerken
4 personen
Allergenen zichtbaar markeren
2 personen
Ontvangstteam briefen
2 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Voorgerecht uitserveren
5 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Tafels afruimen
4 personen
Hoofdgerecht buffet openen
4 personen
Donatieverhaal presenteren
Donaties inzamelen
3 personen
Dessert serveren
5 personen
Bedankwoord verzorgen
Afscheid nemen van gasten
3 personen
Gasten uitchecken
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Servies verzamelen
4 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie schoon opleveren
4 personen
Materialen retourneren
2 personen
Donaties veilig overdragen
2 personen
Dankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Soepkommenaantal 75
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Dinerbesteksetsaantal 75
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 10
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Kookpannenaantal 4
Braadpannenaantal 3
Bakplatenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Keukenweegschalenaantal 2

Apparatuur

Kookplatenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenringenaantal 70
Bloemstukkenaantal 8
Menukaartenhoudersaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Tafelnummersaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Kaarsenhoudersaantal 16

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 4
Sponzenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 12
Vuilnisbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het donatiedoel vast voordat je de uitnodiging verstuurt. Gasten weten dan waarvoor ze bijdragen en je kunt het formulier, de presentatie en de afsluiting daarop afstemmen.
Open het aanmeldformulier zodra de uitnodigingen uitgaan en verwerk betalingen op één overzicht. Bevestig reserveringen uiterlijk 7 dagen voor het diner, zodat je het aantal couverts en de tafelindeling kunt vastzetten.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef de definitieve lijst uiterlijk 5 dagen vooraf aan de catering. Noteer per gast ook de tafel, zodat bediening en keuken niet tijdens het diner hoeven te zoeken.
Wijs vrijwilligers concrete momenten en taken toe: ontvangst, garderobe, zaal, donaties en opruimen. Zorg dat iedereen minstens 30 minuten voor de ontvangst aanwezig is voor een korte briefing.
Tel materialen per gast en voeg bij breekbare items ongeveer 10 procent reserve toe. Controleer vooral water- en wijnglazen, diner- en dessertborden, bestek, karaffen en warmhoudbakken; die worden vaak te laat aangevuld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefietdiner organiseren?: Start bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. Reserveer eerst de locatie en leveranciers, open daarna de inschrijving en plan de definitieve aantallen, dieetwensen en tafelindeling in de laatste 2 weken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een benefietdiner?: Reken op ongeveer 1 vrijwilliger per 10 tot 15 gasten, afhankelijk van de catering. Verdeel daarnaast minimaal 2 mensen over ontvangst en betalingen en wijs 1 coördinator aan voor de avond.
Wanneer moet ik de catering voor een benefietdiner bevestigen?: Geef het voorlopige aantal gasten 3 tot 4 weken vooraf door en bevestig het definitieve aantal uiterlijk 5 tot 7 dagen voor het diner. Stuur dan ook de dieetwensen en het gewenste serveerschema mee.
Wat moet ik per persoon regelen voor een benefietdiner?: Voorzie minimaal 1 dinerbord, 1 dessertbord, 1 bestekset, 1 waterglas en eventueel 1 wijnglas per gast. Tel voor servies en glazen 10 procent reserve en controleer ook karaffen, koffiekopjes en serveermateriaal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.