Checklist pour organiser un dîner de bienfaisance

Un dîner de bienfaisance demande de coordonner le lieu, le repas, les invités et la collecte de dons dans le bon ordre. Commencez par fixer la date, le programme et l’objectif financier, puis avancez vers les fournisseurs, les inscriptions et la logistique de salle. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, badges, numéros de table, formulaires de don et consignes données aux bénévoles. Cette checklist vous aide à suivre les 70 tâches et les 52 fournitures du plan.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Recenser les fournitures de catering
2 personnes
Valider les fournisseurs
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Rassembler les logos des sponsors
Définir l’objectif de dons
2 personnes
Élaborer la disposition des tables
2 personnes
Composer le menu
3 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Enregistrer les paiements
2 personnes
Confirmer les réservations
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
Composer la sélection musicale
Confirmer les intervenants et les artistes
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Créer des numéros de table
Imprimer les menus
2 personnes
Imprimer les formulaires de don
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Contrôler les produits frais
2 personnes
Préparer le dessert
3 personnes
Couper les légumes
3 personnes
Préparer la sauce et la soupe
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Décharger le matériel
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Dresser les tables
5 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Tester l'éclairage et le son
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Finaliser les plats
4 personnes
Marquer les allergènes de manière visible
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Servir l’entrée
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Ouvrir le buffet du plat principal
4 personnes
Présenter le récit de don
Collecter les dons
3 personnes
Servir le dessert
5 personnes
Prononcer les remerciements
Dire au revoir aux invités
3 personnes
Effectuer le check-out des invités
2 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Remettre le lieu propre
4 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Transférer les dons en toute sécurité
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Bol à soupeqté 75
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 70
Sets de couverts pour le dînerqté 75
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 10
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Casserolesqté 4
Sauteusesqté 3
Plaques de cuissonqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Balances de cuisineqté 2

Équipement

Plaques de cuissonqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Rond de servietteqté 70
Compositions floralesqté 8
Présentoirs à menusqté 8
Badges nominatifsqté 70
Numéros de tableqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Bougeoirsqté 16

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 4
Épongesqté 12
Chiffons de nettoyageqté 12
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’objectif de dons avant de finaliser les invitations : il orientera le programme, les interventions et les formulaires de don à imprimer. Prévoyez un moment clairement identifié pour présenter la collecte pendant le dîner.
Traitez les besoins alimentaires dès l’ouverture des inscriptions, puis transmettez un récapitulatif aux fournisseurs avant la validation du menu. Une relance 7 jours avant l’événement permet de récupérer les réponses manquantes.
Comptez les assiettes, verres, couverts et tasses séparément pour chaque convive, puis ajoutez une marge de 10 %. Les plats de service, carafes, louches et pinces sont souvent oubliés alors qu’ils sont indispensables au buffet.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par zones au moins 7 jours avant le dîner : accueil, vestiaire, salle, buffet et collecte des dons. Donnez à chaque personne une consigne écrite et un contact référent.
Préparez les badges nominatifs, numéros de table, menus et formulaires de don au plus tard la veille. Gardez une réserve vierge de chaque document pour corriger une inscription ou accueillir un invité de dernière minute.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un dîner de bienfaisance ?: Commencez idéalement 12 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont la réservation du lieu, la définition du programme et de l’objectif de dons, puis la validation des fournisseurs.
Quand envoyer les invitations pour un dîner de bienfaisance ?: Envoyez-les environ 8 semaines avant l’événement, avec un formulaire d’inscription et une date limite de réponse. Faites une relance 3 semaines avant, puis confirmez les réservations 7 jours avant le dîner.
Combien de bénévoles faut-il pour un dîner de bienfaisance ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et 1 pour le vestiaire, puis 1 personne pour chaque zone importante de la salle. Pour un groupe de 50 invités, comptez généralement 6 à 8 bénévoles selon le service et le programme.
Quand imprimer les menus et les formulaires de don ?: Imprimez la version définitive 2 à 3 jours avant l’événement, après la confirmation du menu et des informations de collecte. Préparez aussi quelques exemplaires vierges supplémentaires pour les changements de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.