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Benefizdinner organisieren: die komplette Checkliste

Ein Benefizdinner braucht mehr als ein Menü und dekorierte Tische. Lege zuerst Termin, Programm, Spendenziel und Location fest, bevor Einladungen und Werbung starten. Danach folgen Anmeldungen, Zahlungen, Tischplanung und die Abstimmung mit Catering, Lieferanten und Helfern. Plane außerdem früh genug Drucksachen, Ernährungswünsche, Sponsorlogos sowie Technik, Geschirr und Warmhaltemöglichkeiten ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Cateringbedarf inventarisieren

    2 Personen

  • Lieferanten festlegen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Sponsorlogos sammeln

  • Spendenziel festlegen

    2 Personen

  • Tischplanung ausarbeiten

    2 Personen

  • Menü zusammenstellen

    3 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Zahlungen erfassen

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwilligenaufgaben verteilen

    2 Personen

  • Musikauswahl zusammenstellen

  • Sprecher und Künstler bestätigen

  • Sicherheitsanweisungen erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Tischnummern erstellen

  • Menükarten drucken

    2 Personen

  • Spendenformulare drucken

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Frische Produkte prüfen

    2 Personen

  • Dessert vorbereiten

    3 Personen

  • Gemüse schneiden

    3 Personen

  • Sauce und Suppe vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Materialien ausladen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische eindecken

    5 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Licht und Ton testen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Gerichte fertigstellen

    4 Personen

  • Allergene sichtbar kennzeichnen

    2 Personen

  • Empfangsteam briefen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Vorspeise servieren

    5 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Tische abräumen

    4 Personen

  • Hauptgerichtsbuffet eröffnen

    4 Personen

  • Spendenprojekt vorstellen

  • Spenden sammeln

    3 Personen

  • Dessert servieren

    5 Personen

  • Dankeswort vorbereiten

  • Sich von Gästen verabschieden

    3 Personen

  • Gäste auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    4 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Ort sauber übergeben

    4 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Spenden sicher übergeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht senden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • BuffetischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 75
  • DesserttellerAnz. 75
  • SuppenschalenAnz. 75
  • WassergläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 70
  • Abendbesteck-SetsAnz. 75
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • KaraffenAnz. 10
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • KochtöpfeAnz. 4
  • BratpfannenAnz. 3
  • BackblecheAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 3
  • FrischhaltefolieAnz. 3
  • KüchenwaagenAnz. 2

Ausstattung

  • KochplattenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • ServiettenringeAnz. 70
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • MenükartenhalterAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 70
  • TischnummernAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4
  • KerzenhalterAnz. 16

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • BatterienAnz. 24

Reinigung

  • SpülwannenAnz. 4
  • SchwämmeAnz. 12
  • PutzlappenAnz. 12
  • MülleimerAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Spendenziel, Programm und Termin fest, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du Inhalt, Anmeldeformular und Kommunikation von Anfang an aufeinander abstimmen.
  • Schließe die Gästeliste nicht erst am Veranstaltungstag ab. Erfasse Ernährungswünsche, bestätige Reservierungen und aktualisiere die Tischplanung spätestens eine Woche vorher.
  • Plane für ein mehrgängiges Dinner getrennte Ablagen und Servierwege ein. Buffetische, Servierschalen, Servierzangen und Warmhaltebehälter werden sonst oft erst beim Aufbau vermisst.
  • Drucksachen brauchen einen eigenen Kontrolltermin. Namensschilder, Tischnummern, Menükarten und Spendenformulare sollten mindestens drei Tage vor dem Dinner vollständig gedruckt und sortiert sein.
  • Teile Freiwilligen konkrete Aufgaben mit Uhrzeit zu, statt nur Helfer zu suchen. Weise unter anderem Einlass, Tischbetreuung, Spendenformulare, Service und Abbau jeweils einer verantwortlichen Person zu.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefizdinner organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location, Spendenziel und Programm. Einladungen und Sponsorenansprache sollten etwa 6 Wochen vor dem Dinner starten.
Wann sollte ich die Einladungen für ein Benefizdinner verschicken?
Verschicke die Einladungen idealerweise 6 Wochen vor der Veranstaltung. Setze den Anmeldeschluss auf 10 bis 14 Tage vorher, damit Tischplan, Menü und Mengen rechtzeitig feststehen.
Wie viele Helfer braucht ein Benefizdinner?
Für etwa 50 Gäste solltest du mindestens 6 bis 8 Freiwillige einplanen, zusätzlich zu Catering und Künstlern. Besetze Einlass, Tischbetreuung, Spendenabwicklung, Service und Abbau mit festen Zuständigkeiten.
Wann muss das Catering für ein Benefizdinner feststehen?
Bestätige Catering und Lieferanten spätestens 4 Wochen vor dem Termin. Die endgültige Gästezahl, Ernährungswünsche und Portionsmengen gibst du anschließend 7 bis 10 Tage vorher weiter.

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