Checklist voor een goed georganiseerd benefietdiner

Een benefietdiner vraagt om meer dan een menu en een tafelschikking. Je regelt tegelijk de opbrengst voor het goede doel, de aanmeldingen, dieetwensen, betalingen, catering en de inzet van vrijwilligers. Werk daarom van datum en begroting naar gastenlijst en uitvoering. Op de dag zelf komen vooral tijdige boodschappen, gekoelde dranken, voorbereide desserts en een geopende locatie samen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Goed doel bevestigen
Begroting opstellen
2 personen
Cateringmenu samenstellen
2 personen
Leveranciers benaderen
2 personen
Reserveringen maken
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Betaallinks controleren
Dieetwensen verzamelen
Tafelschikking maken
2 personen
Gastenlijst finaliseren
Menu en allergenen printen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Betaalapparaat testen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Desserts voorbereiden
3 personen
Tafeldecoratie sorteren
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Keuken werkplekken inrichten
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tafellinnen neerleggen
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
Glazen klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Licht en kaarsen plaatsen
2 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Ontvangstteam briefen
3 personen
Keukenbrigade briefen
4 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Amuse serveren
4 personen
Voorgerecht uitserveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Borden afruimen
3 personen
Hoofdgerecht uitserveren
5 personen
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
Veilingitems presenteren
2 personen
Veilingbetalingen verwerken
2 personen
Dessert serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Toespraak en dankwoord begeleiden
2 personen
Afscheidsgeschenken uitdelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten veilig koelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie nalopen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Restantvoorraad opruimen
2 personen
Donatiebedrag overmaken
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Soepkommenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 90
Wijnglazenaantal 90
Champagneglazenaantal 70
Dinerbesteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveerschalen dessertaantal 10
Karaffenaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koks messenaantal 6
Snijplankenaantal 8
Mengkommenaantal 8
Koekenpannenaantal 4
Kookpannenaantal 6
Ovenschalenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Inductieplatenaantal 4
Koelkastenaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenaantal 80
Naamkaartjesaantal 70
Menukaartenaantal 70
Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Kaarsenaantal 40
Kaarsenhoudersaantal 20
Welkomstbord
Garderobenummersaantal 80

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afwasborstelsaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Sponzenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het goede doel, de begroting en het menu vast voordat je leveranciers benadert. Zo weet je welk bedrag per gast nodig is en welke catering binnen het plan past.
Verzamel dieetwensen vóór je de gastenlijst finaliseert en druk menu’s met allergenen pas daarna. Houd de gegevens centraal bij, zodat keuken en bediening dezelfde informatie gebruiken.
Test de betaallinks en het betaalapparaat uiterlijk één week vooraf. Controleer op de dag zelf nogmaals de verbinding en leg een alternatief betaalproces klaar.
Plan de mise-en-place in blokken: haal verse producten op, zet dranken koud, was en snijd groenten en bereid desserts vóór de locatie opengaat.
Maak de tafelschikking, naamkaartjes en tafeldecoratie minimaal één dag vooraf klaar. Op de dag zelf hoef je dan alleen nog tafels, stoelen, servies en glaswerk logisch te plaatsen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een benefietdiner organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste twee weken de datum, locatie en catering; verstuur de uitnodigingen daarna zodat gasten ongeveer 6 weken hebben om zich aan te melden.
Hoeveel drank heb je nodig voor een benefietdiner?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet daarnaast per gast minimaal 0,5 liter water klaar en stem wijn, frisdrank en koffie af op het menu en de duur.
Wanneer moet je de tafelschikking voor een benefietdiner maken?: Maak een eerste indeling zodra de aanmeldingen binnenkomen en finaliseer die 2 tot 3 dagen vooraf. Verwerk dieetwensen, tafelcapaciteit en eventuele voorkeuren voordat je naamkaartjes en menu’s print.
Wanneer doe je de boodschappen voor een benefietdiner?: Houdbare producten kun je 2 tot 3 dagen vooraf inkopen. Haal verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder; zet gekoelde dranken meteen koud en bewaar voedsel volgens de benodigde temperatuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.