Benefizdinner organisieren: die komplette Checkliste
Ein Benefizdinner braucht mehr als ein gutes Menü: Spendenzweck, Budget, Gästeliste, Zahlungsabläufe und Helfer müssen zusammenpassen. Beginne mit Datum, Ort und dem bestätigten guten Zweck, bevor du Einladungen oder Lieferanten anfragst. Plane Anmeldungen, Ernährungswünsche und Zahlungen zentral und lege die Tischordnung erst fest, wenn die Gästeliste abgeschlossen ist. Diese Checkliste führt dich von den ersten Entscheidungen bis zum Öffnen der Location.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort festlegen
2 Personen
Gute Zweck bestätigen
Budget erstellen
2 Personen
Catering-Menü zusammenstellen
2 Personen
Lieferanten kontaktieren
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen erfassen
Zahlungslinks prüfen
Ernährungswünsche erfassen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Gästeliste finalisieren
Menü und Allergene drucken
Freiwillige einteilen
2 Personen
Bezahlterminal testen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
Desserts vorbereiten
3 Personen
Tischdekoration sortieren
2 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Küchenarbeitsplätze einrichten
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Tischwäsche auslegen
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
Gläser bereitstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Licht und Kerzen aufstellen
2 Personen
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
Empfangsteam briefen
3 Personen
Küchenbrigade einweisen
4 Personen
Gäste empfangen
4 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Amuse-Bouche servieren
4 Personen
Vorspeise servieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Teller abräumen
3 Personen
Hauptgang servieren
5 Personen
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
Auktionsartikel präsentieren
2 Personen
Auktionszahlungen abwickeln
2 Personen
Dessert servieren
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Rede und Dankeswort begleiten
2 Personen
Abschiedsgeschenke verteilen
2 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Reste sicher kühlen
3 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Location abgehen
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Restbestände aufräumen
2 Personen
Spendenbetrag überweisen
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- BuffetischeAnz. 3
- BarhockerAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 80
- DesserttellerAnz. 80
- SuppenschalenAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 70
- WassergläserAnz. 90
- WeingläserAnz. 90
- ChampagnergläserAnz. 70
- Abendbesteck-SetsAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 16
- Dessert-ServierplattenAnz. 10
- KaraffenAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 8
Küche
- KüchenmesserAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 8
- RührschüsselnAnz. 8
- PfannenAnz. 4
- KochtöpfeAnz. 6
- AuflaufformenAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
- KüchenzangenAnz. 8
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltefolieAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- InduktionsplattenAnz. 4
- KühlschränkeAnz. 2
- KartenterminalsAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- ServiettenAnz. 80
- NamensschilderAnz. 70
- SpeisekartenAnz. 70
- TischläuferAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 8
- KerzenAnz. 40
- KerzenhalterAnz. 20
- Willkommensschild
- GarderobennummernAnz. 80
Beleuchtung
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
- LED-LaternenAnz. 8
Reinigung
- SpülbürstenAnz. 4
- PutzeimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- SchwämmeAnz. 12
- GummihandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Budget und Spendenziel fest, bevor du das Menü bestellst. Teile die Kosten mindestens in Catering, Getränke, Ausstattung, Drucksachen und Zahlungsgebühren auf, damit der erwartete Spendenbetrag realistisch bleibt.
- Schließe die Gästeliste spätestens 7 Tage vor dem Dinner. Erfasse dabei Namen, Zahlungsstatus und Ernährungswünsche gemeinsam; so kannst du Tischordnung, Namensschilder und Menü mit Allergenen rechtzeitig vorbereiten.
- Plane pro Gast mindestens einen Sitzplatz, einen Dinner-Teller, ein Besteckset, ein Wasserglas und – falls serviert – ein Weinglas ein. Prüfe zusätzlich die Anzahl der Servierschalen, Karaffen und Thermoskannen, bevor die Lieferung kommt.
- Teste Bezahlterminal und Zahlungslinks mindestens 48 Stunden vorher. Halte außerdem eine alternative Zahlungsweise bereit, falls das WLAN oder ein Gerät am Abend ausfällt.
- Teile die Helfer in feste Zeitfenster ein: Aufbau, Empfang, Küche, Service, Getränke und Abbau. Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor dem Einlass, damit Getränke kalt stehen, frische Produkte abgeholt und Tische dekoriert werden können.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Benefizdinner planen?
- Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In dieser Zeit kannst du Ort, guten Zweck, Budget, Catering und Einladungen klären; die finale Gästezahl sollte spätestens 7 Tage vorher feststehen.
- Wie viele Getränke brauche ich für ein Benefizdinner?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Plane Wasser zusätzlich ein und stelle Karaffen bereit, statt nur Flaschen auszugeben.
- Wann muss ich Allergien und Ernährungswünsche abfragen?
- Frage sie direkt bei der Anmeldung ab und setze eine verbindliche Frist, etwa 10 Tage vor dem Dinner. Nach Ablauf dieser Frist kann das Catering die Mengen und Alternativen zuverlässig vorbereiten.
- Wann soll die Location am Abend geöffnet werden?
- Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor dem Einlass. So bleiben noch 60 bis 90 Minuten für Tischaufbau und Dekoration sowie Zeit für Menü, Getränke, Technik und einen kurzen Testlauf mit den Helfern.
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