Checklist pour organiser un dîner de bienfaisance

Un dîner de bienfaisance demande plus qu’un menu et une liste d’invités. Il faut coordonner l’association bénéficiaire, le budget, les inscriptions, le traiteur, les bénévoles et les paiements, puis vérifier la salle et le matériel avant l’arrivée des convives. Cette checklist rassemble 67 tâches et 55 fournitures dans l’ordre où les préparer. Vous saurez quoi réserver en premier, quoi confirmer la semaine précédente et quoi contrôler le jour du dîner.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Confirmer l’association caritative
Établir le budget
2 personnes
Composer le menu traiteur
2 personnes
Contacter les fournisseurs
2 personnes
Faire les réservations
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Vérifier les liens de paiement
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le plan de table
2 personnes
Finaliser la liste des invités
Imprimer le menu et les allergènes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Tester le terminal de paiement
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Laver et couper les légumes
3 personnes
Préparer les desserts
3 personnes
Trier la décoration de table
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Aménager les postes de travail en cuisine
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Mettre en place le linge de table
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Préparer les verres
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les lumières et les bougies
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes
Briefer l’équipe cuisine
4 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Servir l’amuse-bouche
4 personnes
Servir l’entrée
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Débarrasser les assiettes
3 personnes
Servir le plat principal
5 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
Présenter les lots de la vente aux enchères
2 personnes
Traiter les paiements de la vente aux enchères
2 personnes
Servir le dessert
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Accompagner le discours et les remerciements
2 personnes
Distribuer les cadeaux d’adieu
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Refroidir les restes en toute sécurité
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire le tour du lieu
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Transférer le montant du don
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Bol à soupeqté 70
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 90
Verres à vinqté 90
Verres à champagneqté 70
Sets de couverts pour le dînerqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de service pour dessertqté 10
Carafesqté 12
Thermosqté 8

Cuisine

Couteaux de chefqté 6
Planches à découperqté 8
Saladiersqté 8
Poêlesqté 4
Casserolesqté 6
Plats à gratinqté 8
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Glacièresqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 4
Réfrigérateursqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Serviettesqté 80
Badges nominatifsqté 70
Cartes de menuqté 70
Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 8
Bougiesqté 40
Bougeoirsqté 20
Panneau d’accueil
Numéros de vestiaireqté 80

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 6
Lanternes LEDqté 8

Nettoyage

Brosses à vaisselleqté 4
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Épongesqté 12
Gants en caoutchoucqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de concevoir les invitations : prévoyez ensuite au moins 2 semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Testez le lien de paiement et le terminal au moins 7 jours avant le dîner, puis désignez une personne pour suivre les règlements et les inscriptions.
Finalisez le plan de table après la clôture des inscriptions, idéalement 3 à 5 jours avant l’événement, afin d’intégrer les allergies et les demandes alimentaires.
Comptez les assiettes, verres, couverts et carafes pour chaque invité, puis ajoutez une marge d’environ 10 % pour les remplacements et les imprévus.
Ouvrez le lieu suffisamment tôt le jour J : prévoyez au moins 3 heures pour installer les tables, rafraîchir les boissons, préparer les produits frais et répartir les bénévoles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un dîner de bienfaisance ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour organiser correctement le dîner. Ce délai laisse le temps de confirmer l’association, le budget et le lieu, d’envoyer les invitations, de suivre les paiements et de régler les détails du repas.
Quand envoyer les invitations pour un dîner de bienfaisance ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 10 à 14 jours avant le dîner pour pouvoir confirmer le menu, les allergies et le plan de table.
Combien de boissons prévoir par personne ?: Pour la première heure, comptez 2 à 3 verres par personne, puis environ 1 verre par heure supplémentaire. Prévoyez aussi de l’eau en quantité suffisante et mettez les boissons au frais avant l’arrivée des invités.
Quand finaliser le plan de table ?: Finalisez-le 3 à 5 jours avant le dîner, après la clôture des inscriptions. Vérifiez à ce moment les besoins alimentaires, les badges nominatifs et la place nécessaire entre les tables.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.