Benefietdiner organiseren: checklist en planning

Een benefietdiner vraagt meer voorbereiding dan alleen een menu en een locatie. Je moet betalingen, donaties, dieetwensen, vrijwilligers en de keuken op elkaar afstemmen. Begin met begroting, datum en locatie en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en de tafelschikking. In de laatste week controleer je de gastenlijst, bestellingen en taakverdeling. Deze checklist helpt je om niets te laat te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Menu vastleggen
2 personen
Begroting opstellen
2 personen
Locatie reserveren
Datum en tijden bevestigen
Uitnodiging ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Donatiedoel communiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Betalingen registreren
2 personen
Herinnering versturen
Gastenlijst controleren
2 personen
Tafelschikking maken
2 personen
Menukaarten maken
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Serveerschema maken
2 personen
Keukenindeling maken
2 personen
Reserveringen controleren
Boodschappenlijst afronden
2 personen
Verse producten bestellen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Groenten wassen
3 personen
Desserts voorbereiden
3 personen
Sauzen voorbereiden
2 personen
Tafeldecoratie klaarzetten
2 personen
Servies controleren
2 personen
Betaalapparaat opladen
Informatietafel voorbereiden
2 personen
Locatiesleutels ophalen

Event

Zaal openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Tafels dekken
5 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Menukaarten plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Licht en muziek testen
2 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Keuken werkplekken inrichten
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Aanwezigheid afvinken
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Aperitief serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Voorgerecht uitserveren
5 personen
Gebruikt servies ophalen
4 personen
Hoofdgerecht uitserveren
5 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Gebruikt servies afruimen
4 personen
Dessert uitserveren
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Donatieoproep verzorgen
Laatste drankronde serveren
3 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Contant geld veilig opbergen
2 personen

Nazorg

Restanten verpakken
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
3 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Donaties tellen
2 personen
Betalingen afronden
2 personen
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Garderoberekkenaantal 2
Informatietafel
Buffettafelsaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 75
Diepe bordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Waterglazenaantal 75
Wijnglazenaantal 75
Koffiekopjesaantal 75
Vorkenaantal 75
Messenaantal 75
Lepelsaantal 75
Opscheplepelsaantal 15
Serveerplankenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Vergietenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele luidsprekersaantal 2
Microfoon
Laptop

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Ledlichtsnoerenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 70
Menukaarthoudersaantal 8
Ballonnenaantal 40

Catering

Boodschappen
Kassa
Donatieboxaantal 2
Polsbandjesaantal 70
Bonnenboekjesaantal 4
Warmhoudplatenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Tips

Leg het donatiedoel al in de uitnodiging en het aanmeldformulier vast. Noteer per gast niet alleen de betaling, maar ook de gekozen bijdrage en eventuele openstaande bedragen.
Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en geef de definitieve aantallen enkele dagen voor het diner door aan keuken en bediening. Zo kun je porties en alternatieven vooraf plannen.
Maak naast een tafelschikking ook een serveerschema. Wijs per tafel of gang een verantwoordelijke aan en houd minimaal één vrijwilliger vrij voor onverwachte taken.
Controleer vóór het boodschappen doen of je genoeg servies, glazen en bestek hebt voor alle gasten plus ongeveer 10 procent extra. Tel ook serveerschalen, opscheplepels en warmhoudbakken mee.
Zet dranken op tijd koud, maar controleer eerst de beschikbare koelkasten en koelboxen. Plan voor koffie en thee bovendien aparte capaciteit met koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefietdiner organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd voor begroting, locatie, uitnodigingen, aanmeldingen, donatiecommunicatie en het indelen van vrijwilligers.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een benefietdiner versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken voor het diner. Sluit de aanmelding 7 tot 10 dagen vooraf, zodat je dieetwensen, betalingen, tafelschikking en bestellingen kunt afronden.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een benefietdiner?: Reken bij bediening en organisatie op ongeveer 1 vrijwilliger per 8 tot 10 gasten, afhankelijk van het menu. Plan daarnaast minstens 2 mensen voor keuken en uitgifte en houd 1 reservepersoon beschikbaar.
Hoeveel servies en glazen heb ik nodig voor een benefietdiner?: Tel per gast het benodigde diner-, diepe en dessertbord, bestek en de gebruikte glazen. Bestel of leen daarnaast ongeveer 10 procent extra; bij 50 gasten zijn dat bijvoorbeeld 55 exemplaren per onderdeel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.