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Benefizdinner organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Benefizdinner braucht mehr als ein gutes Menü: Anmeldungen, Spendenziel, Sitzordnung und Helfer müssen zusammenpassen. Plane zuerst Budget, Ort und Zeit, danach Einladung und Anmeldeformular. In den letzten Tagen klärst du Ernährungswünsche, Zahlungen, Tischplan und Küchenablauf. Am Veranstaltungstag helfen klare Zuständigkeiten, gekühlte Getränke und vorbereitete Servierstationen dabei, dass der Abend ruhig abläuft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Menü festlegen

    2 Personen

  • Budget erstellen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Datum und Zeiten bestätigen

  • Einladung gestalten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Spendenziel kommunizieren

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Zahlungen erfassen

    2 Personen

  • Erinnerung senden

  • Gästeliste prüfen

    2 Personen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Menükarten erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Servierplan erstellen

    2 Personen

  • Küchenaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Reservierungen prüfen

  • Einkaufsliste abschließen

    2 Personen

  • Frische Produkte bestellen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Gemüse waschen

    3 Personen

  • Desserts vorbereiten

    3 Personen

  • Saucen vorbereiten

    2 Personen

  • Tischdekoration aufstellen

    2 Personen

  • Geschirr prüfen

    2 Personen

  • Zahlungsgerät aufladen

  • Informationstisch vorbereiten

    2 Personen

  • Standortschlüssel abholen

Event

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische eindecken

    5 Personen

  • Namensschilder platzieren

    2 Personen

  • Menükarten aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Licht und Musik testen

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    4 Personen

  • Küchenarbeitsplätze einrichten

    3 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit abhaken

    2 Personen

  • Spenden erfassen

    2 Personen

  • Aperitif servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Vorspeise servieren

    5 Personen

  • Benutztes Geschirr abholen

    4 Personen

  • Hauptgang servieren

    5 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr abräumen

    4 Personen

  • Dessert servieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Spendenaufruf organisieren

  • Letzte Getränkerunde servieren

    3 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

  • Bargeld sicher verwahren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Restbestände verpacken

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    3 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Spenden zählen

    2 Personen

  • Zahlungen abschließen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • GarderobenständerAnz. 2
  • Infotisch
  • BuffetischeAnz. 3

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 75
  • Tiefe TellerAnz. 75
  • DesserttellerAnz. 75
  • WassergläserAnz. 75
  • WeingläserAnz. 75
  • KaffeetassenAnz. 75
  • GabelnAnz. 75
  • MesserAnz. 75
  • LöffelAnz. 75
  • ServierlöffelAnz. 15
  • ServierbretterAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und BrotmesserAnz. 8
  • RührschüsselnAnz. 8
  • MessbecherAnz. 3
  • SiebAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlschränkeAnz. 2
  • KartenterminalsAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Mobile LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Laptop

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 8
  • LED-LichterkettenAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • ServiettenhalterAnz. 8
  • TischdekorationenAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 70
  • MenükartenhalterAnz. 8
  • BallonsAnz. 40

Catering

  • Einkäufe
  • Kasse
  • SpendenboxAnz. 2
  • ArmbänderAnz. 70
  • BonnenhefteAnz. 4
  • WarmhalteplattenAnz. 6

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Tipps

  • Lege das Menü fest, bevor du die Einkaufsliste abschließt. Berücksichtige dabei früh erfasste Ernährungswünsche und bestelle frische Produkte erst, wenn die Gästezahl belastbar ist.
  • Öffne das Anmeldeformular mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Dinner. Verschicke 7 Tage vorher eine Erinnerung und prüfe danach Gästeliste, Zahlungen und offene Reservierungen.
  • Kommuniziere das Spendenziel bereits auf der Einladung und am Infotisch. So wissen Gäste vor dem Dinner, wofür gesammelt wird und wo sie ihre Unterstützung eintragen oder bezahlen können.
  • Erstelle Tischordnung, Menükarten und Namensschilder spätestens 2 Tage vorher. Plane außerdem Freiwillige für Empfang, Küche, Service und Abschluss ein, statt alle Aufgaben bei einer Person zu bündeln.
  • Kläre den Küchen- und Servierplan am Vortag. Stelle Teller, Gläser, Besteck, Warmhaltebehälter, Kühlboxen und Thermoskannen bereit und prüfe Verlängerungskabel sowie Kartenterminals vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefizdinner organisieren?
Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Budget, Location, Datum und Menü. Einladungen und Anmeldeformular sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin bereitstehen.
Wann verschickt man die Erinnerung für ein Benefizdinner?
Sende die Erinnerung 7 Tage vor dem Dinner. Prüfe danach Anmeldungen, Zahlungen, Ernährungswünsche und die endgültige Gästeliste.
Wie viele Helfer braucht ein Benefizdinner?
Plane bei etwa 30 Gästen mindestens 6 Helfer ein: Empfang, Küche, Service und Abschluss sollten jeweils feste Zuständigkeiten haben. Bei Buffet, vielen Gängen oder mehr als 40 Gästen brauchst du zusätzliche Servicekräfte.
Was muss am Tag vor dem Benefizdinner erledigt sein?
Am Vortag sollten Tischordnung, Menükarten, Namensschilder, Küchenaufteilung und Servierplan fertig sein. Getränke können kalt gestellt und haltbare Zutaten bereitgelegt werden; frische Produkte kaufst du möglichst innerhalb von 24 Stunden vor dem Dinner.

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