Checklist pour organiser un dîner de bienfaisance

Un dîner de bienfaisance demande de coordonner le repas, les invités et la collecte de dons sans laisser les détails s’accumuler au dernier moment. Cette checklist vous guide de la définition du budget jusqu’au rangement de la salle. Elle couvre notamment les invitations, les inscriptions, les besoins alimentaires, le plan de table, le service et l’équipement de cuisine. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier chaque point avant l’arrivée des convives.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Valider le menu
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Réserver le lieu
Confirmer la date et les heures
Concevoir l’invitation
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Communiquer l’objectif de don
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Enregistrer les paiements
2 personnes
Envoyer un rappel
Vérifier la liste des invités
2 personnes
Établir le plan de table
2 personnes
Créer les menus
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir le planning de service
2 personnes
Organiser l’agencement de la cuisine
2 personnes
Vérifier les réservations
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Commander des produits frais
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Laver les légumes
3 personnes
Préparer les desserts
3 personnes
Préparer les sauces
2 personnes
Préparer la décoration de table
2 personnes
Vérifier la vaisselle
2 personnes
Recharger le terminal de paiement
Préparer le stand d'information
2 personnes
Récupérer les clés du lieu

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Dresser les tables
5 personnes
Placer les badges nominatifs
2 personnes
Mettre en place les cartes du menu
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Tester l’éclairage et la musique
2 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Aménager les postes de travail en cuisine
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Cocher la présence
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Servir l'apéritif
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir l’entrée
5 personnes
Récupérer la vaisselle utilisée
4 personnes
Servir le plat principal
5 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser la vaisselle utilisée
4 personnes
Servir le dessert
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Gérer l'appel aux dons
Servir le dernier tour de boissons
3 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes

Suivi

Emballer les restes
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Compter les dons
2 personnes
Clôturer les paiements
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Portantsqté 2
Table d'information
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes creusesqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Verres à eauqté 75
Verres à vinqté 75
Tasses à caféqté 75
Fourchettesqté 75
Couteauxqté 75
Cuillèresqté 75
Louchesqté 15
Planches de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 3
Passoiresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Ordinateur portable

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes LEDqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Porte-serviettesqté 8
Décorations de tableqté 8
Porte-nomsqté 70
Porte-menusqté 8
Ballonsqté 40

Catering

Courses
Caisse
Boîte de donsqté 2
Braceletsqté 70
Carnets de ticketsqté 4
Plaques chauffantesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Conseils

Commencez par fixer le budget, la date et le lieu avant de concevoir l’invitation. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour installer les tables, la cuisine et la table d’information le jour du dîner.
Ouvrez les inscriptions dès l’envoi des invitations et demandez les besoins alimentaires dans le même formulaire. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu au moins 7 jours avant l’événement.
Arrêtez la liste des invités et le plan de table 3 à 5 jours avant le dîner. Imprimez ensuite les menus et les badges nominatifs pour éviter les changements de dernière minute.
Répartissez les bénévoles par créneaux et attribuez séparément l’accueil, le service, la cuisine, les paiements et le rangement. Prévoyez une personne responsable des terminaux de paiement pendant toute la soirée.
Finalisez les achats 2 à 3 jours avant, puis commandez les produits frais au plus tard la veille. Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée des invités et vérifiez les rallonges, réfrigérateurs, machines à café et bouilloires avant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un dîner de bienfaisance ?: Commencez la préparation au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez rapidement le lieu, confirmez le menu et ouvrez les inscriptions suffisamment tôt pour connaître les besoins alimentaires et les paiements.
Quand envoyer les invitations pour un dîner de bienfaisance ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant le dîner, avec la date limite d’inscription et l’objectif de don clairement indiqués. Faites un rappel 7 à 10 jours avant la clôture des inscriptions.
Quand établir le plan de table ?: Établissez une première version dès que les inscriptions sont bien avancées, puis finalisez-la 3 à 5 jours avant l’événement. Gardez quelques places modulables pour les désistements ou les confirmations tardives.
Combien de bénévoles prévoir pour un dîner de bienfaisance ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les paiements, 1 responsable de cuisine et 1 personne par table ou zone de service. Pour une salle de 50 convives, comptez généralement 8 à 10 bénévoles afin de couvrir l’installation et le rangement.

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