Checklist pour organiser un concert caritatif

Un concert caritatif demande de coordonner la scène, les dons et l’accueil du public sans perdre de vue l’objectif financier. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des artistes et autorisations jusqu’au paiement des dons et au rangement. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : tests sonores, besoins alimentaires, informations envoyées aux artistes et répartition précise des bénévoles. Le jour J, chacun doit savoir où aller, à quelle heure et avec quel matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Déterminer l’objectif et le rendement
2 personnes
Réserver les artistes
2 personnes
Confirmer le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Établir le plan sonore
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Établir le budget
2 personnes
Contacter les sponsors
3 personnes
Mettre en place la plateforme de dons
2 personnes
Organiser les moyens de paiement
2 personnes
Recruter des bénévoles
3 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Lancer la promotion en ligne
2 personnes
Distribuer les affiches
4 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Vérifier la technique
3 personnes
Imprimer le déroulé
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations sur les artistes
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Préparer la décoration
3 personnes
Préparer le matériel
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager l’entrée
3 personnes
Installer les points de don
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Brancher les instruments
3 personnes
Tester les microphones
3 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Ouvrir l’accueil du public
4 personnes
Enregistrer l’entrée
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Accompagner les spectacles
2 personnes
Servir le service traiteur
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Faire un dernier appel aux dons
Annoncer le départ
Accompagner le public à la sortie
4 personnes
Sécuriser les fonds des dons
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
3 personnes
Démonter le système de sonorisation
4 personnes
Emballer les instruments
3 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Transporter le matériel
3 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Transférer le montant du don
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
Publier les photos
2 personnes
Finaliser la comptabilité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 180
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 200
Tables des artistesqté 2
Chaises pour artistesqté 8
Éléments de podiumqté 12
Tentes de réceptionqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettes de dînerqté 200
Assiettes à dessertqté 200
Fourchettesqté 200
Couteauxqté 200
Cuillèresqté 200
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louches à soupeqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Table de mixage
Caissons de scèneqté 2
Caissons de monitoringqté 2
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Câbles audio variés
Boîtiers DIqté 4
Rallonges à enrouleurqté 4
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 8
Ordinateur portable
Pieds de microqté 6

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Lampes d'ambianceqté 12
Lampes de chantierqté 4
Pilesqté 24

Décoration

Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Nappesqté 16
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Panneaux indicateursqté 12
Brochures du programmeqté 200
Affichesqté 30
Badges nominatifsqté 40
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 100

Catering

Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 6
Pains de glaceqté 24
Casiers de boissonsqté 8
Pailles réutilisablesqté 100
Plateaux à biscuitsqté 8
Corbeilles à painqté 6
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Tabliers de cuisineqté 8
Gants de cuisineqté 4
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Boîtes de rangementqté 20
Tire-bouchonsqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chariots de ménageqté 2
Balais à mainqté 4
Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 6

Organisation

Boîtes à donsqté 4
Socles de don QRqté 6
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Caisses pour espècesqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Chemises à pinceqté 8
Trousses de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Chariots de transportqté 3

Conseils

Commencez par fixer l’objectif de collecte et le rendement attendu avant d’établir le budget. Séparez les coûts fixes, comme les artistes et la technique, des dépenses variables liées au nombre de participants.
Réservez les artistes et confirmez le lieu avant de lancer les invitations. Demandez au lieu ses horaires d’accès, ses contraintes sonores et la capacité réellement disponible.
Testez toute la chaîne audio au moins 2 heures avant l’ouverture des portes : système de sonorisation, table de mixage, microphones, pieds, câbles et retours de scène doivent être vérifiés ensemble.
Mettez la plateforme de dons et les moyens de paiement à l’épreuve avec un petit don test avant la promotion. Préparez au moins 2 solutions de paiement et une personne chargée de suivre les incidents.
Recueillez les besoins alimentaires dès les inscriptions et confirmez le catering plusieurs jours avant le concert. Imprimez ensuite le déroulé et la répartition des bénévoles en plusieurs exemplaires pour l’accueil, les artistes et la régie.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un concert caritatif ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les artistes, le lieu, les autorisations et les sponsors doivent être confirmés avant l’envoi des invitations et le lancement de la promotion.
Quand faire les tests techniques d’un concert caritatif ?: Faites une première vérification plusieurs jours avant, puis un test complet le jour même, au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Prévoyez 30 minutes supplémentaires si plusieurs artistes utilisent des microphones ou des branchements différents.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert caritatif ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour 25 à 30 participants, en plus des personnes affectées à la scène et aux dons. Pour 100 invités, comptez donc 4 personnes pour l’accueil et l’aide au public, puis ajoutez l’équipe technique et la coordination.
Quand envoyer les informations aux artistes ?: Envoyez le programme, les horaires d’arrivée, les consignes techniques et les coordonnées de la personne référente au moins 7 jours avant le concert. Demandez une confirmation écrite au plus tard 48 heures avant l’événement.

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