Benefietconcert organiseren: checklist en planning

Een benefietconcert vraagt om meer dan artiesten en een podium. Je regelt tegelijk de locatie, vergunningen, techniek, donaties, catering en de publieksstroom. Begin met datum, locatie en goede doel, en werk daarna toe naar promotie, aanmeldingen en een getest programma. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, welke informatie je op tijd verzamelt en welke details op de avond zelf vaak worden vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
Artiesten vastleggen
2 personen
Optredenschema maken
2 personen
Goede doel selecteren
2 personen
Donatiedoel bekendmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie publiceren
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reserveringen maken
Catering bestellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Donatieboxen regelen
Betaalverzoeken voorbereiden
Programma afdrukken
2 personen
Naambadges maken
2 personen
Artiesteninformatie versturen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Plattegrond maken
Nooduitgangen controleren
2 personen
Parkeerinformatie plaatsen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Podiumzone afzetten
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Entree inrichten
3 personen
Donatiepunt inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiesten backstage begeleiden
2 personen
Publiek verwelkomen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Publiek informeren
Optredens aankondigen
Muziek afspelen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Laatste donatieoproep doen
Eindbedankje uitspreken
Bezoekers begeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
Instrumenten inpakken
3 personen
Donaties veilig opbergen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Materialen retourneren
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Donatiebedrag overmaken
2 personen
Bedankbericht versturen
2 personen
Opbrengst publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Klaptafelsaantal 4
Podiumdelenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Mengpaneel
Monitorboxenaantal 2
DI-boxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
XLR-kabelsaantal 12
Jackkabelsaantal 8
Laptop
Muziekstandaardsaantal 8
Geluidsisolatiedoekenaantal 4

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Lichtslingersaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Achtergronddoek
Plakbandaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Openersaantal 4
Inductiekookplatenaantal 2

Catering

Donatieboxenaantal 3
Kassa
Pinapparaat
Menubordenaantal 4
Allergenenkaartjesaantal 30
Drankdispensersaantal 3
Koelvitrinesaantal 2
Naamkaartjesaantal 80
Programmafoldersaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Contantgeldbakjesaantal 3
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Tips

Leg technische wensen uiterlijk 2 weken voor het concert vast. Vraag per artiest naar microfoons, DI-boxen, monitoren, aansluitingen en de benodigde soundchecktijd.
Plan de geluidscheck vóór de deuren opengaan en test alle speakers, microfoons, kabels en stekkerdozen met de volledige opstelling. Reserveer minimaal 60 minuten voor storingen of aanpassingen.
Maak doneren zo eenvoudig mogelijk: zet donatieboxen bij de ingang en uitgang klaar en bereid betaalverzoeken vóór de avond voor. Vermeld het goede doel en donatiedoel op het programma en bij de entree.
Verwerk dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef het definitieve aantal eters uiterlijk 3 dagen vóór het concert door aan de catering. Houd eten en drinken apart van de apparatuur en kabels.
Controleer de publieksruimte vóór opening op vrije nooduitgangen, voldoende loopruimte en zicht op het podium. Maak een plattegrond waarop stoelen, statafels, donatiepunten en de artiestenruimte duidelijk staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefietconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd om locatie, vergunningen, artiesten, promotie en vrijwilligers te regelen; leg technische wensen uiterlijk 2 weken vooraf vast.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de soundcheck van een benefietconcert?: Reken minimaal 60 minuten voor een eenvoudige line-up en 90 tot 120 minuten bij meerdere artiesten. Plan de soundcheck vóór de deuren opengaan en houd extra tijd vrij voor kabels, monitorboxen en microfoons.
Wanneer moet ik catering voor een benefietconcert bestellen?: Bestel de catering zodra de aanmeldingen betrouwbaar zijn, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Geef het definitieve aantal en de dieetwensen uiterlijk 3 dagen vóór het concert door.
Wat moet ik klaarzetten voor donaties tijdens een benefietconcert?: Zet minstens één donatiepunt bij de ingang en één bij de uitgang klaar. Regel donatieboxen en betaalverzoeken uiterlijk 1 week vooraf en vermeld duidelijk welk goede doel en welk donatiedoel erbij horen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.