Benefizkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Benefizkonzert braucht neben einem guten Programm vor allem klare Zuständigkeiten und einen festen Zeitplan. Kläre zuerst Termin, Ort, Genehmigungen, Künstler und Spendenziel, bevor du Einladungen und Werbung verschickst. In den letzten Wochen kommen Anmeldungen, Catering, Helferplanung und technische Details hinzu. Diese Checkliste hilft dir, nichts zu spät zu bestellen oder am Veranstaltungstag zu übersehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Künstler festlegen
2 Personen
Aufführungsplan erstellen
2 Personen
Wohltätigkeitsorganisation auswählen
2 Personen
Spendenziel bekanntgeben
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung veröffentlichen
2 Personen
Poster verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Catering bestellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Spendenboxen organisieren
Zahlungsanfragen vorbereiten
Programm drucken
2 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Künstlerinformationen versenden
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Geräte testen
2 Personen
Lageplan erstellen
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Parkhinweise anbringen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Bereich um die Bühne absperren
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Eingangsbereich einrichten
3 Personen
Spendenpunkt einrichten
2 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beleuchtung anbringen
2 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Instrumente bereitstellen
3 Personen
Soundcheck durchführen
4 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Künstler backstage betreuen
2 Personen
Publikum begrüßen
4 Personen
Tickets kontrollieren
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Publikum informieren
Auftritte ankündigen
Musik abspielen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Künstler betreuen
2 Personen
Letzten Spendenaufruf machen
Abschließenden Dank aussprechen
Besucher begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Tonanlage abbauen
3 Personen
Instrumente einpacken
3 Personen
Spenden sicher verstauen
2 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Bestand prüfen
2 Personen
Materialien zurückgeben
3 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Spendenbetrag überweisen
2 Personen
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Ergebnis veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
KlappischeAnz. 4
BühnenelementeAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
Mischpult
MonitorboxenAnz. 2
DI-BoxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
XLR-KabelAnz. 12
JackkabelAnz. 8
Laptop
NotenständerAnz. 8
SchalldämmstoffeAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
LichterkettenAnz. 6
BatterielampenAnz. 8

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
Hintergrundtuch
KlebebandAnz. 6
TischdekorationenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
InduktionskochplattenAnz. 2

Catering

SpendendosenAnz. 3
Kasse
Kartenterminal
MenükartenAnz. 4
AllergiekärtchenAnz. 30
GetränkespenderAnz. 3
KühlvitrinenAnz. 2
NamensschilderAnz. 80
ProgrammhefteAnz. 150
ArmbänderAnz. 150
BargeldschälchenAnz. 3
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 4

Tipps

Lege das Spendenziel fest, bevor du Einladungen und Poster druckst. So kannst du in einem Satz erklären, wofür gesammelt wird, und Zahlungsanfragen oder Spendenboxen rechtzeitig vorbereiten.
Sammle technische Anforderungen der Künstler spätestens zwei Wochen vor dem Konzert. Prüfe Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Monitorboxen, DI-Boxen sowie XLR- und Klinkenkabel anschließend gemeinsam vor Ort.
Plane die Helfer nicht nur für Einlass und Catering ein. Du brauchst zusätzlich Personen für Spendenboxen, Künstlerbetreuung, Umbauten zwischen den Auftritten und die Kontrolle der Notausgänge.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die endgültige Personenzahl mindestens 5 Tage vor dem Konzert an das Catering weiter. Bestelle Geschirr und wiederverwendbare Becher passend zur Gästezahl.
Erstelle den Lageplan frühzeitig und prüfe am Veranstaltungstag alle Fluchtwege. Markiere Bühne, Sitzplätze, Stehtische, Technik, Spendenboxen und Notausgänge, damit Helfer und Gäste sich sofort orientieren können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefizkonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Künstler, Ort, Genehmigungen und Spendenorganisation müssen zuerst feststehen; Werbung und Einladungen folgen erst danach.
Wann muss die Technik für ein Benefizkonzert getestet werden?: Sammle die Anforderungen spätestens 2 Wochen vorher und teste die komplette Anlage mindestens 1 Tag vor dem Konzert. Am Veranstaltungstag bleibt dann nur noch der Soundcheck mit den Künstlern.
Wie viele Helfer braucht man für ein Benefizkonzert?: Plane mindestens 1 Helfer für Einlass und Anmeldungen, 1 für Spendenboxen, 1 für Catering und 1 für die Künstlerbetreuung ein. Bei mehr als 100 Gästen solltest du zusätzliche Personen für Umbauten und Saalaufsicht einteilen.
Wann sollte man Catering für ein Benefizkonzert bestellen?: Bestelle das Catering spätestens 5 bis 7 Tage vorher und bestätige die endgültige Gästezahl nach Ablauf der Anmeldefrist. Ernährungswünsche solltest du gesammelt mit der Bestellung weitergeben.

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