Checklist pour organiser un concert caritatif

Un concert de charité demande de coordonner la scène, l’accueil du public et la collecte des dons sans laisser les détails au dernier moment. Commence par confirmer la date, le lieu, les autorisations et l’association bénéficiaire, puis réserve les artistes et construis le programme. Les inscriptions, le catering, les bénévoles et le matériel technique doivent être suivis dans des listes séparées. Cette checklist regroupe les 78 tâches et les 66 fournitures du plan, afin de vérifier chaque point avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Réserver les artistes
2 personnes
Établir le programme des spectacles
2 personnes
Sélectionner l’association caritative
2 personnes
Annoncer l’objectif de don
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Faire les réservations
Commander le catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Prévoir des boîtes de dons
Préparer les demandes de paiement
Imprimer le programme
2 personnes
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Envoyer les informations sur les artistes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Créer le plan
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Afficher les informations de stationnement
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage de la zone de scène
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager l’entrée
3 personnes
Installer le point de dons
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Accompagner les artistes en coulisses
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Informer le public
Annoncer les spectacles
Passer de la musique
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Faire un dernier appel aux dons
Prononcer le mot de remerciement final
Guider les visiteurs
3 personnes

Suivi

Démonter la sono
3 personnes
Emballer les instruments
3 personnes
Mettre les dons en sécurité
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Transférer le montant du don
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Tables pliantesqté 4
Éléments de podiumqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Caissons de monitoringqté 2
Boîtiers DIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Ordinateur portable
Pieds de microqté 8
Tissus d’isolation acoustiqueqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à batterieqté 8

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 12
Bâche de fond
Ruban adhésifqté 6
Décorations de tableqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 6
Ouvre-bouteillesqté 4
Plaques à inductionqté 2

Catering

Boîtes à donsqté 3
Caisse
Terminal de paiement
Panneaux de menuqté 4
Cartes des allergènesqté 30
Distributeurs de boissonsqté 3
Vitrines réfrigéréesqté 2
Badges nominatifsqté 80
Brochures du programmeqté 150
Braceletsqté 150
Plateaux pour espècesqté 3
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Conseils

Bloque la date et le lieu avant d’annoncer le concert : vérifie les autorisations, les sorties de secours et la capacité d’accueil au moins 8 semaines à l’avance.
Demande les besoins techniques de chaque artiste dès la réservation. Prévois ensuite un test complet des haut-parleurs, microphones, câbles, multiprises et éclairages au plus tard la veille.
Annonce clairement l’association choisie et l’objectif de don sur les invitations, les affiches et le programme imprimé. Prépare au moins une boîte de dons visible à l’entrée et une autre près de l’espace de restauration.
Répartis les bénévoles par créneaux et par zone : accueil, inscriptions, catering, scène et collecte. Confirme leurs horaires 7 jours avant le concert pour éviter un accueil sans responsable.
Recueille les besoins alimentaires pendant les inscriptions et transmets le nombre définitif au traiteur 3 à 5 jours avant l’événement. Garde quelques assiettes, gobelets, couverts et pichets de service en réserve pour les ajouts de dernière minute.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert caritatif ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les artistes, le lieu, les autorisations et la communication doivent être confirmés avant d’ouvrir les inscriptions.
Combien de temps avant faut-il réserver les artistes ?: Réserve les artistes au moins 8 semaines à l’avance, puis demande leurs besoins techniques et leurs horaires de présence. Envoie les informations définitives sur le programme 7 jours avant le concert.
Quand commander le catering pour un concert de charité ?: Recueille les besoins alimentaires au moment de l’inscription et confirme les quantités au traiteur 3 à 5 jours avant l’événement. Prévois une petite marge pour les bénévoles et les inscriptions ajoutées tardivement.
Que faut-il tester avant un concert caritatif ?: Teste l’ensemble du système audio et de l’éclairage la veille : microphones, table de mixage, caissons de monitoring, câbles, rallonges, projecteurs et lampes. Vérifie aussi les sorties de secours et le parcours entre l’entrée, la scène et les boîtes de dons.

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