LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Benefietbrunch organiseren: checklist van plan tot uitvoering

Een benefietbrunch vraagt om meer dan een menu en een uitnodiging. Je moet het goede doel, de begroting, donaties, aanmeldingen en catering op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, regel daarna promotie en sponsoren en leg in de laatste week vooral dieetwensen, leveranciers en vrijwilligers vast. Controleer vlak voor de brunch ook je verse ingrediënten, betaalwijze en uitgifte van koffie, brood en warme gerechten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie vastleggen

    2 personen

  • Begroting opstellen

    2 personen

  • Goed doel bevestigen

  • Vergunningen controleren

  • Cateringmenu samenstellen

    3 personen

  • Donatiedoel bepalen

    2 personen

  • Aanmeldformulier maken

  • Uitnodigingen ontwerpen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Promotie online plaatsen

  • Sponsoren benaderen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Leveranciers bevestigen

    2 personen

  • Reserveringen maken

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Betaalwijze voorbereiden

  • Tafelschikking uitwerken

  • Naamkaartjes maken

    2 personen

  • Menukaarten maken

    2 personen

  • Donatieborden maken

    2 personen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Houdbare voorraad klaarzetten

    2 personen

  • Verse ingrediënten controleren

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Koelboxen vullen

    2 personen

  • Groenten wassen

    2 personen

  • Fruit wassen en snijden

    2 personen

  • Broodmanden vullen

    2 personen

  • Salades bereiden

    3 personen

  • Eieren koken

    2 personen

  • Hartige gerechten bereiden

    3 personen

  • Zoete gerechten bereiden

    3 personen

  • Dieetgerechten apart zetten

    2 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Koffie- en theepunt inrichten

    2 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen plaatsen

    3 personen

  • Buffettafels inrichten

    3 personen

  • Servies en bestek klaarleggen

    2 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Donatiepunt inrichten

    2 personen

  • Ontvangstbalie inrichten

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

Event

  • Gasten ontvangen

    3 personen

  • Aanmeldingen afvinken

    2 personen

  • Naamkaartjes uitdelen

  • Welkomstdrankjes serveren

    2 personen

  • Buffet openen

    2 personen

  • Brunch serveren

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet bijvullen

    3 personen

  • Gebruikt servies ophalen

    2 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Donaties registreren

    2 personen

  • Donatie-informatie toelichten

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Dessertbuffet serveren

    3 personen

  • Afval tussentijds verzamelen

    2 personen

  • Gasten uitzwaaien

    2 personen

  • Donatiepunt afsluiten

    2 personen

Nazorg

  • Buffet leeghalen

    3 personen

  • Eten veilig verpakken

    2 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Servies en keukenspullen reinigen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Afval sorteren en wegbrengen

    2 personen

  • Donatieopbrengst veilig opbergen

    2 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Locatie afsluiten

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

  • Donatieoverdracht voorbereiden

    2 personen

  • Bedankbericht versturen

    2 personen

  • Opbrengst publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 10
  • Stoelenaantal 70
  • Buffettafelsaantal 4
  • Ontvangsttafel
  • Donatietafel
  • Kledingrek

Servies

  • Dinerbordenaantal 80
  • Dessertbordenaantal 80
  • Koffiekopjesaantal 70
  • Glazenaantal 100
  • Messenaantal 80
  • Vorkenaantal 80
  • Lepelsaantal 80
  • Opscheplepelsaantal 20
  • Kannenaantal 10
  • Serveerschalenaantal 16
  • Serveerplankenaantal 8
  • Botervlootjesaantal 6
  • Broodmandenaantal 8

Apparatuur

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Koelboxenaantal 4
  • Warmhoudbakkenaantal 6
  • Inductiekookplatenaantal 2
  • Verlengsnoerenaantal 4
  • Geldkist
  • Betaalterminal

Keuken

  • Snijplankenaantal 6
  • Koksmesaantal 4
  • Mengkommenaantal 8
  • Maatbekersaantal 3
  • Keukentangenaantal 6
  • Bakplatenaantal 4
  • Ovenschalenaantal 6
  • Aluminiumfolieaantal 4
  • Vershoudfolieaantal 4

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 12
  • Servettenhoudersaantal 10
  • Vaasjesaantal 12
  • Kunstbloemenaantal 24
  • Ballonnenaantal 80
  • Ballonnenpompaantal 2
  • Slingersaantal 8
  • Naamkaartjesaantal 70
  • Menukaartenaantal 12
  • Donatiebordenaantal 3

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 4
  • Bezem en blikaantal 2
  • Dweilenaantal 2
  • Emmersaantal 3
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 6
  • Handzeepdispensersaantal 3
  • Handdoekdispensersaantal 3

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg het donatiedoel vast voordat je de uitnodigingen verstuurt. Zet op het aanmeldformulier meteen de betaalwijze, eventuele bijdrage en ruimte voor dieetwensen.
  • Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf en geef het definitieve aantal gasten daarna door aan de catering of leveranciers. Houd een aparte lijst bij voor allergieën en vegetarische of veganistische opties.
  • Plan vrijwilligers in blokken van minimaal twee uur: ontvangst, buffet, koffie en donaties vragen elk een eigen aanspreekpunt. Zo blijft de ontvangsttafel bemand terwijl het buffet wordt aangevuld.
  • Controleer de zaalindeling minstens drie dagen vooraf. Reserveer ruimte voor ontvangst-, donatie- en buffettafels en test of verlengsnoeren, koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudbakken veilig kunnen staan.
  • Doe houdbare boodschappen eerder en controleer verse ingrediënten pas op de laatste dag. Tel servies, glazen en bestek per gast plus ongeveer 10 procent reserve, zodat een ontbrekende lepel of een gebroken glas niet direct een probleem wordt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefietbrunch organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, goed doel en begroting. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor de brunch en sluit aanmeldingen 7 dagen vooraf.
Hoeveel eten moet ik per persoon rekenen voor een benefietbrunch?
Reken voor een brunch op ongeveer 2 tot 3 broodporties, 1 tot 2 eieren of vergelijkbare warme porties en 2 drankjes per persoon. Voor koffie en thee plan je minimaal 3 koppen per gast, met extra voorraad voor vrijwilligers.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een benefietbrunch verzamelen?
Vraag dieetwensen al bij de aanmelding uit en controleer de lijst 7 dagen voor het evenement. Bevestig bijzondere allergieën uiterlijk 3 dagen vooraf met de cateraar of keukenploeg.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een benefietbrunch?
Reken op 1 vrijwilliger per 15 tot 20 gasten, met minimaal één aparte coördinator. Bij 40 gasten zijn dus ongeveer 3 vrijwilligers plus een coördinator praktisch voor ontvangst, buffet, koffie en donaties.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!