Benefizbrunch organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Benefizbrunch braucht mehr als ein gutes Buffet: Spendenziel, Anmeldung, Helfer und Zahlungsablauf müssen vor dem Termin feststehen. Lege zuerst Datum, Ort und Budget fest und bestätige den guten Zweck, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Catering, Sponsoren, Werbung und die Einteilung der Freiwilligen. Diese Checkliste führt dich durch die Planung bis zur Kontrolle von frischen Zutaten, Geschirr und Technik am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Budget erstellen
2 Personen
Gute Zweck bestätigen
Genehmigungen prüfen
Catering-Menü zusammenstellen
3 Personen
Spendenziel festlegen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung online stellen
Sponsoren ansprechen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Lieferanten bestätigen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Zahlungsart vorbereiten
Tischordnung ausarbeiten
Namensschilder erstellen
2 Personen
Menükarten erstellen
2 Personen
Spendenschilder erstellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Frische Zutaten kontrollieren
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Gemüse waschen
2 Personen
Obst waschen und schneiden
2 Personen
Brotkörbe füllen
2 Personen
Salate zubereiten
3 Personen
Eier kochen
2 Personen
Herzhafte Gerichte zubereiten
3 Personen
Süße Speisen zubereiten
3 Personen
Diätgerichte separat bereitstellen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Spendenpunkt einrichten
2 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Gäste empfangen
3 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Namensschilder verteilen
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Brunch servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet nachfüllen
3 Personen
Benutztes Geschirr abholen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Spendeninformationen erläutern
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Dessertbuffet servieren
3 Personen
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
Gäste verabschieden
2 Personen
Spendenstation schließen
2 Personen

Nachbereitung

Buffet leer räumen
3 Personen
Lebensmittel sicher verpacken
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr und Küchenutensilien reinigen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall sortieren und entsorgen
2 Personen
Spendenbetrag sicher verwahren
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Spendenübergabe vorbereiten
2 Personen
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Ergebnis veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 4
Empfangstisch
Spendentisch
Kleiderständer

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 80
DesserttellerAnz. 80
KaffeetassenAnz. 70
GläserAnz. 100
MesserAnz. 80
GabelnAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 20
KannenAnz. 10
ServierschalenAnz. 16
ServierbretterAnz. 8
ButterdöschenAnz. 6
BrotkörbeAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
InduktionskochplattenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
Geldkassette
Kartenterminal

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 3
KüchenzangenAnz. 6
BackblecheAnz. 4
AuflaufformenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
ServiettenhalterAnz. 10
VasenAnz. 12
KunstblumenAnz. 24
BallonsAnz. 80
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 8
NamensschilderAnz. 70
SpeisekartenAnz. 12
SpendentafelnAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 3
HandtuchspenderAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane das Spendenziel und die Zahlungsarten frühzeitig. Stelle den Spendentisch sichtbar auf und prüfe mindestens 7 Tage vorher, ob Kartenzahlung, Überweisungen oder andere Zahlungswege funktionieren.
Verschicke Einladungen erst, wenn Anmeldeformular, Menü und Rückmeldefrist feststehen. Lege die Frist etwa 10 bis 14 Tage vor dem Benefizbrunch fest, damit Ernährungswünsche und Personenzahl rechtzeitig vorliegen.
Bestätige Lieferanten und Reservierungen spätestens 7 Tage vor dem Termin. Prüfe dabei besonders Buffetische, Empfangstisch, Kaffeemaschinen, Kühlboxen und Warmhaltebehälter – fehlende Ausstattung lässt sich kurzfristig oft nur schwer ersetzen.
Teile Freiwillige nicht nur für den Aufbau ein, sondern auch für Empfang, Buffet, Spendentisch und Abbau. Bei 50 Gästen solltest du mindestens 5 klar benannte Aufgabenbereiche mit jeweils einer verantwortlichen Person haben.
Kontrolliere haltbare Vorräte und Geschirr einige Tage vorher, frische Zutaten erst am Vortag. Rechne Teller, Tassen, Gläser und Besteck nicht knapp: Plane pro Gast mindestens ein zusätzliches Gedeck ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Benefizbrunch planen?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Budget, Spendenziel und Genehmigungen. Einladungen und Sponsoren sollten etwa 4 Wochen vor dem Termin auf den Weg gebracht werden.
Wie viele Helfer braucht man für einen Benefizbrunch?: Für 50 Gäste sind mindestens 5 verantwortliche Helferbereiche sinnvoll: Empfang, Buffet, Getränke, Spendentisch und Abbau. Bei größeren Gruppen solltest du je 10 bis 12 Gäste eine zusätzliche Person einplanen.
Wann muss man Ernährungswünsche für den Benefizbrunch abfragen?: Frage Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung ab und setze die Rückmeldefrist 10 bis 14 Tage vor dem Termin. So kann das Catering-Menü angepasst und die endgültige Personenzahl an Lieferanten weitergegeben werden.
Wie viel Geschirr braucht man für einen Benefizbrunch?: Plane pro angemeldeter Person mindestens ein Dinner-Teller, ein Dessertteller, eine Kaffeetasse, ein Glas sowie Besteck ein. Ergänze etwa 10 Prozent Reserve, damit beschädigte oder zusätzlich benötigte Teile nicht zum Engpass werden.

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