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Checklist pour organiser un brunch caritatif

Un brunch caritatif demande de coordonner les dons, le repas et l’accueil des participants sans perdre de vue l’objectif de collecte. Cette checklist rassemble 77 tâches et 54 éléments à prévoir, dans un ordre pratique. Vous y trouverez les étapes souvent réglées trop tard : autorisations, besoins alimentaires, moyens de paiement, bénévoles et matériel de buffet. Utilisez-la pour avancer dès la confirmation de la date et suivre les préparatifs jusqu’à la vérification des produits frais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu

    2 personnes

  • Établir le budget

    2 personnes

  • Confirmer l’association caritative

  • Vérifier les autorisations

  • Composer le menu traiteur

    3 personnes

  • Définir l'objectif de don

    2 personnes

  • Créer le formulaire d’inscription

  • Concevoir les invitations

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier la promotion en ligne

  • Contacter les sponsors

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer les fournisseurs

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Préparer le mode de paiement

  • Élaborer le plan de table

  • Créer des badges nominatifs

    2 personnes

  • Créer les menus

    2 personnes

  • Créer des panneaux de dons

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Mettre en place les stocks non périssables

    2 personnes

  • Vérifier les ingrédients frais

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Remplir les glacières

    2 personnes

  • Laver les légumes

    2 personnes

  • Laver et couper les fruits

    2 personnes

  • Remplir les paniers à pain

    2 personnes

  • Préparer les salades

    3 personnes

  • Cuire les œufs

    2 personnes

  • Préparer des plats salés

    3 personnes

  • Préparer les plats sucrés

    3 personnes

  • Mettre les plats diététiques à part

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Installer le point café et thé

    2 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Installer les tables de buffet

    3 personnes

  • Préparer la vaisselle et les couverts

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Installer le point de dons

    2 personnes

  • Aménager le comptoir d’accueil

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les invités

    3 personnes

  • Cocher les inscriptions

    2 personnes

  • Distribuer les badges

  • Servir les boissons de bienvenue

    2 personnes

  • Ouvrir le buffet

    2 personnes

  • Servir le brunch

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • Récupérer la vaisselle utilisée

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Enregistrer les dons

    2 personnes

  • Expliquer les informations sur les dons

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir le buffet de desserts

    3 personnes

  • Ramasser les déchets entre-temps

    2 personnes

  • Raccompagner les invités

    2 personnes

  • Fermer le point de don

    2 personnes

Suivi

  • Débarrasser le buffet

    3 personnes

  • Emballer les aliments en toute sécurité

    2 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Nettoyer la vaisselle et les ustensiles de cuisine

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Trier et évacuer les déchets

    2 personnes

  • Mettre en sécurité les recettes de dons

    2 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Fermer le lieu

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Préparer la remise des dons

    2 personnes

  • Envoyer un message de remerciement

    2 personnes

  • Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 10
  • Chaisesqté 70
  • Tables de buffetqté 4
  • Table d’accueil
  • Table de dons
  • Portant à vêtements

Vaisselle

  • Assiettes de dînerqté 80
  • Assiettes à dessertqté 80
  • Tasses à caféqté 70
  • Verresqté 100
  • Couteauxqté 80
  • Fourchettesqté 80
  • Cuillèresqté 80
  • Louchesqté 20
  • Carafesqté 10
  • Plateaux de serviceqté 16
  • Planches de serviceqté 8
  • Petits pots de beurreqté 6
  • Corbeilles à painqté 8

Équipement

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Bacs de maintien au chaudqté 6
  • Plaques à inductionqté 2
  • Rallongesqté 4
  • Caisse
  • Terminal de paiement

Cuisine

  • Planches à découperqté 6
  • Couteau de chefqté 4
  • Saladiersqté 8
  • Verres doseursqté 3
  • Pinces de cuisineqté 6
  • Plaques de cuissonqté 4
  • Plats à gratinqté 6
  • Papier aluminiumqté 4
  • Film alimentaireqté 4

Décoration

  • Nappesqté 12
  • Porte-serviettesqté 10
  • Petits vasesqté 12
  • Fleurs artificiellesqté 24
  • Ballonsqté 80
  • Pompe à ballonsqté 2
  • Guirlandesqté 8
  • Badges nominatifsqté 70
  • Cartes de menuqté 12
  • Panneaux de donsqté 3

Nettoyage

  • Poubellesqté 4
  • Balai et pelleqté 2
  • Serpillièresqté 2
  • Seauxqté 3
  • Gants de nettoyageqté 6
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
  • Distributeurs de serviettesqté 3

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez l’objectif de don avant de choisir le menu et le montant de la participation : vous pourrez ainsi expliquer clairement à quoi sert chaque inscription ou contribution.
  • Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 7 jours avant le brunch. Transmettez ensuite le nombre final de repas et les contraintes au traiteur ou aux fournisseurs.
  • Réservez rapidement les tables, chaises, tables de buffet et machines à café. Prévoyez aussi les rallonges, les glacières et les bacs de maintien au chaud : ces éléments sont souvent oubliés lors de la réservation du mobilier.
  • Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que de demander une aide générale. Prévoyez au minimum une personne à l’accueil, une personne pour les dons et une équipe pour le buffet pendant le service.
  • Préparez les paiements et la signalétique avant l’ouverture : formulaire d’inscription, badges nominatifs, menus et panneaux de dons doivent être imprimés et installés sur la table d’accueil ou la table de dons.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un brunch caritatif ?
Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer l’association, le lieu et les autorisations, puis de gérer les invitations, les fournisseurs, les inscriptions et les bénévoles.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un brunch caritatif ?
Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date, puis faites un rappel 7 à 10 jours avant. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’événement pour connaître les quantités et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un brunch caritatif ?
Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les dons et 2 à 3 personnes pour le buffet jusqu’à environ 50 invités. Ajoutez une personne chargée du réassort et du rangement si le service dure plus de 2 heures.
Que faut-il prévoir pour le paiement des dons ?
Préparez au moins 2 moyens de paiement, par exemple un paiement sur place et un formulaire en ligne. Vérifiez leur fonctionnement 48 heures avant et installez les instructions près de la table de dons avant l’arrivée des invités.

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