Benefietbraderie organiseren: een praktische checklist

Een benefietbraderie vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en spullen klaarzetten. Je moet tegelijk standhouders aanmelden, het goede doel duidelijk maken, betalingen en donaties regelen en vrijwilligers op de juiste momenten inzetten. Begin met datum, locatie en vergunningen en werk daarna toe naar het kramenplan. In de laatste week controleer je vooral aanmeldingen, weersverwachting, boodschappen en techniek. Zo voorkom je dat betaalterminals, verlengkabels of donatieboxen pas op de ochtend zelf worden gezocht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
Kramenplan uitwerken
2 personen
Goede doel bekendmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouders bevestigen
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Afvalinzameling reserveren
Drukwerk bestellen
Plattegrond afdrukken
Betaalwijze voorbereiden
2 personen
Donatieboxen klaarmaken
2 personen
Prijskaartjes maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Kramen opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Partytenten opzetten
6 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Kramen inrichten
8 personen
Buffet voorbereiden
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Donaties registreren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Standhouders ondersteunen
2 personen
Laatste verkoop aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Donatieboxen verzegelen
2 personen
Kramen leeghalen
6 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Tenten en decoratie afbreken
6 personen
Meubilair terugbrengen
3 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Donaties overmaken
2 personen
Standhouders bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 16
Klapstoelenaantal 80
Kraamtafelsaantal 12
Kledingrekkenaantal 6
Tafelkledenaantal 16

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Geluidsboxenaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Betaalterminalsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Krijtbordenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Batterijenaantal 24

Catering

Kassa'saantal 2
Geldkistjesaantal 2
Donatieboxenaantal 3
Menukaartenaantal 12
Naamkaartjesaantal 40
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Handvegersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Tips

Leg het kramenplan uiterlijk twee weken vooraf vast. Houd rekening met loopruimte, een duidelijke plek voor donatieboxen en aansluitpunten voor koffiezetapparaten, waterkokers en geluidsboxen.
Bevestig standhouders niet alleen per e-mail, maar verzamel ook dieetwensen en praktische informatie zoals tafelbehoefte en benodigde stroom. Stuur de definitieve plattegrond uiterlijk drie dagen voor de braderie.
Test betaalterminals, stekkerdozen, verlengkabels, microfoon en geluidsboxen minstens één dag vooraf. Neem voor contante donaties aparte donatieboxen mee en leg vast wie ze beheert.
Koel dranken pas nadat je hebt gecontroleerd hoeveel koelboxen beschikbaar zijn. Zet houdbare voorraad, herbruikbare bekers, koffie- en serveermateriaal de avond ervoor gesorteerd per kraam of verzorgingspunt klaar.
Plan de opbouw in blokken van minimaal twee uur. Zet eerst partytenten en kraamtafels veilig neer, daarna tafelkleden, prijskaartjes, plattegronden en decoratie; houd vrijwilligers vrij voor ontvangst en opruimen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefietbraderie organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en het benaderen van standhouders. Plan de definitieve bevestigingen, drukwerk en vrijwilligersindeling uiterlijk 2 weken voor de braderie.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een benefietbraderie?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 4 à 5 kramen voor ontvangst, vragen en toezicht. Plan daarnaast 4 tot 6 mensen voor opbouw en 3 tot 4 mensen voor afbouw, afhankelijk van het aantal tafels en tenten.
Wat moet ik voor de betaling op een benefietbraderie regelen?: Regel minstens 2 betaalmogelijkheden: betaalterminals voor verkoop en afgesloten donatieboxen voor giften. Test alle terminals en aansluitingen uiterlijk 1 dag vooraf en wijs per donatiebox 2 verantwoordelijke personen aan.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een benefietbraderie controleren?: Controleer het weer 7 dagen vooraf voor de eerste beslissing over partytenten en buitenopstelling, en opnieuw 24 uur voor aanvang. Communiceer wijzigingen uiterlijk de avond ervoor met standhouders en vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.