Organiser une braderie de charité sans rien oublier

Une braderie de charité demande de coordonner les exposants, les bénévoles, les dons et l’installation des stands. Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations, puis fixez le plan des stands et les besoins matériels. Les dernières 48 heures servent surtout à vérifier les inscriptions, préparer les paiements, refroidir les boissons et répartir les rôles. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre, jusqu’au nettoyage et à l’enlèvement des déchets.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Élaborer le plan des stands
2 personnes
Annoncer l'association caritative
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Réserver des tables et des chaises
Réserver l’enlèvement des déchets
Commander les imprimés
Imprimer le plan
Préparer le mode de paiement
2 personnes
Préparer les boîtes de dons
2 personnes
Créer les étiquettes de prix
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tentes de fête
6 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Aménager les stands
8 personnes
Préparer le buffet
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Soutenir les exposants
2 personnes
Annoncer la dernière vente
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Sceller les boîtes de dons
2 personnes
Démonter les stands
6 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter les tentes et la décoration
6 personnes
Ramener le mobilier
3 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Verser les dons
2 personnes
Remercier les exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 16
Chaises pliantesqté 80
Tables de standqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Nappesqté 16

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Enceintesqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Terminaux de paiementqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Papier aluminiumqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Panneaux en ardoiseqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24

Catering

Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Boîtes à donsqté 3
Cartes de menuqté 12
Badges nominatifsqté 40
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balai et pelleqté 3
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 2

Conseils

Confirmez les exposants plusieurs jours avant la braderie et notez leurs besoins alimentaires, leurs tables et leur emplacement. Un plan imprimé évite les changements improvisés le matin même.
Préparez les boîtes de dons, les étiquettes de prix et le mode de paiement avant l’ouverture. Prévoyez une personne responsable des paiements et une autre pour surveiller les dons.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par zones : accueil, stands, boissons, restauration, caisse et rangement. Donnez à chacun une mission précise et une heure de prise de poste.
Vérifiez la météo au plus tard la veille et contrôlez les tentes, rallonges et multiprises avant le montage. Pour une manifestation en extérieur, prévoyez un emplacement abrité pour les paiements et les documents.
Refroidissez les boissons et installez les stocks non périssables la veille si le lieu le permet. Le jour même, montez d’abord les tentes et les tables, puis les chaises, la signalétique et enfin les produits à vendre.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une braderie de charité ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les exposants, la réservation des tables et des chaises ainsi que l’impression des supports prennent généralement plusieurs jours.
Combien de bénévoles faut-il pour une braderie de charité ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les paiements, 1 pour les dons et 1 personne par zone importante. Pour une braderie avec plusieurs stands, travaillez par créneaux de 2 à 3 heures afin d’assurer les pauses.
Que faut-il préparer la veille d’une braderie de charité ?: Préparez les boîtes de dons, les étiquettes de prix, le plan imprimé, les terminaux de paiement et les stocks non périssables. Vérifiez aussi les prévisions météo, refroidissez les boissons et confirmez l’heure d’arrivée des exposants.
Dans quel ordre installer une braderie de charité ?: Nettoyez d’abord le lieu, puis montez les tentes, installez les tables et les chaises, et placez les stands selon le plan. Terminez par les nappes, la signalétique, les appareils de paiement, les boissons et les produits à vendre.

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