Benefiz-Krammarkt organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Benefiz-Krammarkt braucht mehr Vorlauf als ein privater Flohmarkt: Neben Ständen und Besuchern müssen Spenden, Zahlungen und der Ablauf für die Wohltätigkeitsorganisation klar sein. Bestätige zuerst Datum, Ort und Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst oder Tische reservierst. Danach folgen Standanmeldungen, Lageplan, Helfer, Drucksachen und Verpflegung. Plane den Aufbau so, dass Möbel, Kühlung, Strom und Kassen vor dem Einlass geprüft sind.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Standplan ausarbeiten
2 Personen
Wohltätigkeitsorganisation bekanntgeben
Einladungen verschicken
2 Personen
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
Tische und Stühle reservieren
Abfallentsorgung reservieren
Drucksachen bestellen
Lageplan drucken
Zahlungsart vorbereiten
2 Personen
Spendenboxen vorbereiten
2 Personen
Preisschilder machen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Stände aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Strom anschließen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Stände einrichten
8 Personen
Buffet vorbereiten
4 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
Besucher empfangen
3 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Letzten Verkauf ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Kasse abschließen
2 Personen
Spendenboxen versiegeln
2 Personen
Stände leerräumen
6 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Zelte und Dekoration abbauen
6 Personen
Möbel zurückbringen
3 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Spenden überweisen
2 Personen
Aussteller bedanken
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- KlappischeAnz. 16
- KlappstühleAnz. 80
- MessetischeAnz. 12
- KleiderständerAnz. 6
- TischdeckenAnz. 16
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 6
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- LautsprecherboxenAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KartenterminalsAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
- AluminiumfolieAnz. 2
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 10
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- TischdekorationAnz. 12
- KreidetafelnAnz. 12
- WegweiserAnz. 10
- KlebebandAnz. 6
- KabelbinderAnz. 100
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
- BatterienAnz. 24
Catering
- KassenAnz. 2
- GeldkassettenAnz. 2
- SpendendosenAnz. 3
- SpeisekartenAnz. 12
- NamensschilderAnz. 40
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- Besen und KehrblechAnz. 3
- HandfegerAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 2
Tipps
- Kläre die Genehmigungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Markt. Das gilt besonders, wenn Partyzelte, Lautsprecherboxen oder zusätzliche Verkaufsflächen vorgesehen sind.
- Bestätige Standbetreiber spätestens 7 Tage vor dem Termin und schließe die Anmeldung dann. So kannst du Standplan, Messetische, Klapptische und Kleiderständer passend einteilen.
- Bereite Zahlungen und Spenden getrennt vor: Kartenterminals testen, Wechselgeld einteilen und Spendenboxen sichtbar aufstellen. Lege außerdem schriftlich fest, wer Einnahmen zählt und übergibt.
- Plane die Verpflegung nach dem Zeitfenster des Markts. Kaufe haltbare Vorräte früh, erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher und kühle Getränke erst am Veranstaltungstag ausreichend vor.
- Setze für den Aufbau mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass an. Prüfe zuerst Strom und Verlängerungskabel, stelle dann Tische und Stühle auf und teste Mikrofon, Lautsprecherboxen sowie Kartenterminals.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich einen Benefiz-Krammarkt anmelden?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Genehmigungen und der Anfrage bei der Wohltätigkeitsorganisation. Die Standanmeldungen sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin anlaufen.
- Wie viele Helfer brauche ich für einen Benefiz-Krammarkt?
- Plane mindestens 1 Person für die Koordination, 2 bis 4 Personen für den Aufbau und 2 Personen für Zahlungen oder Spenden ein. Bei vielen Ständen kommt zusätzlich etwa 1 Ansprechperson pro 10 Stände hinzu.
- Wann soll der Standplan für den Krammarkt fertig sein?
- Erstelle einen vorläufigen Plan nach Ablauf der Anmeldefrist und bestätige ihn spätestens 7 Tage vor dem Markt. Drucke den Lageplan anschließend in ausreichender Zahl für Helfer und Standbetreiber.
- Wie lange dauert der Aufbau eines Benefiz-Krammarkts?
- Rechne mit 2 bis 3 Stunden, wenn Tische, Stühle, Zelte, Dekoration, Verpflegung und Technik vor Ort bereitliegen. Für Reinigung und Abfallentsorgung solltest du zusätzlich mindestens 1 Stunde nach dem Ende reservieren.
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