Checklist voor een goed georganiseerde benefietavond
Een benefietavond vraagt om meer dan een diner met een donatiepot. Je moet tegelijk de opbrengst bewaken, gasten ontvangen, een programma laten verlopen en een veiling of andere actie soepel uitvoeren. Begin met doel en begroting, leg daarna locatie, catering, techniek en sprekers vast. In de laatste week draait het vooral om aanmeldingen, dieetwensen, tafelindeling, betalingen en een draaiboek dat iedere vrijwilliger kan volgen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Doel en opbrengst bepalen
2 personen
Begroting opstellen
2 personen
Locatie reserveren
Catering reserveren
2 personen
Techniek reserveren
Muziek regelen
Sprekers vastleggen
2 personen
Veilingitems verzamelen
3 personen
Veilingvoorwaarden opstellen
2 personen
Betaalmogelijkheden regelen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Tafelindeling maken
2 personen
Programma uitwerken
2 personen
Draaiboek printen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Veilinglijst printen
Naamkaartjes maken
2 personen
Herinnering versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Veilingitems labelen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Cateringlevering bevestigen
Technieklevering bevestigen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Incheckbalie opbouwen
2 personen
Donatiebalie opbouwen
2 personen
Veilingtafel inrichten
3 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziek testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Tafels dekken
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiehoek inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
Registratielijst klaarleggen
2 personen
Vrijwilligersbriefing geven
4 personen
Event
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Gasten registreren
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Donaties registreren
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Programma aankondigen
Sprekers begeleiden
2 personen
Licht en geluid bedienen
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Buffet serveren
5 personen
Tafels afruimen
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Veiling begeleiden
3 personen
Veilingbiedingen registreren
2 personen
Veilingitems uitreiken
2 personen
Eindbedrag bekendmaken
Afscheidsdrankjes serveren
3 personen
Garderobe afronden
2 personen
Laatste donaties verwerken
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Cash veilig opbergen
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Restanten koelen
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Tafels opruimen
4 personen
Stoelen opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Techniek demonteren
2 personen
Donatiematerialen archiveren
2 personen
Veilingopbrengst verwerken
2 personen
Leveranciers betalen
Materialen retourneren
2 personen
Opbrengst overmaken
2 personen
Bedankbericht versturen
2 personen
Donatiebewijzen versturen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Rechthoekige tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 90
- Buffettafelsaantal 3
- Inchecktafel
- Donatietafel
- Garderoberekkenaantal 3
- Krukkenaantal 6
- Tafelkledenaantal 12
Servies
- Dinerbordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 90
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 100
- Koffielepelsaantal 100
- Dinermessenaantal 100
- Dinervorkenaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Karaffenaantal 12
- Koffiekannenaantal 4
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Presentatieklikker
- Powerbanksaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenlintaantal 2
- Tafeldecoratiesaantal 10
- Bloemstukkenaantal 10
- Wimpelslingersaantal 6
- Fotowand
- Menukaartenaantal 90
- Naamkaartjesaantal 100
- Tafelnummersaantal 10
- Veilingbordjesaantal 100
- Pijlbordenaantal 8
- Prikkabelsaantal 4
Verlichting
- Ledspotsaantal 6
- Tafellampenaantal 10
- Reservebatterijenaantal 24
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 3
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
- Keukentangenaantal 6
- Serveerbladenaantal 8
- Aluminiumfolieaantal 3
- Vershoudfolieaantal 3
- Koelelementenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Overig
- Inschrijfformulierenaantal 100
- Pennenaantal 30
- Klembordenaantal 6
- Contantgeldkistje
- Pinapparaat
- Betaalstickersaantal 4
- Kassablokkenaantal 4
- Enveloppenaantal 150
- Donatieformulierenaantal 100
- Veilingformulierenaantal 100
- Polsbandjesaantal 100
- Garderobenummersaantal 100
- Naamstickersaantal 100
- Veilingpaddlesaantal 100
- Kabelbindersaantal 100
- Gaffer tapeaantal 4
- Scharenaantal 6
- Stanleymessenaantal 2
- Rolmaat
- EHBO-doos
- Zaklampenaantal 3
Tips
- Bepaal vóór je de locatie reserveert welk bedrag je netto wilt ophalen. Zet verwachte inkomsten uit entree, donaties en veilingitems apart van kosten voor catering, techniek en betaalmiddelen.
- Plan het programma met vaste tijden voor ontvangst, diner, sprekers en veiling. Reserveer per spreker enkele minuten extra en test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop en beamer uiterlijk op de dag zelf.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal gasten uiterlijk één week vóór de avond door aan de cateraar. Controleer daarna ook de aantallen borden, glazen, bestek, karaffen en serveermaterialen.
- Label ieder veilingitem met een nummer en waardeerbare omschrijving voordat gasten binnenkomen. Print de veilinglijst en voorwaarden en leg vooraf vast hoe biedingen, betaling en het ophalen van gewonnen items verlopen.
- Maak naast het draaiboek een korte taakverdeling voor de vrijwilligers: minimaal één persoon bij de inchecktafel, één bij de donatietafel en één aanspreekpunt voor techniek. Stuur de herinnering en praktische informatie enkele dagen vooraf.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een benefietavond organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd om de locatie, catering, techniek en sprekers vast te leggen en veilingitems te verzamelen. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vóór de avond.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een benefietavond?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Plan daarnaast minimaal 0,5 liter water per gast voor de hele avond, verdeeld over karaffen of glazen.
- Wanneer moet ik de catering voor een benefietavond definitief bevestigen?
- Geef het definitieve aantal gasten en de dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf door. Controleer 2 tot 3 dagen voor de avond nog één keer de levertijd, opstelling van de buffettafels en benodigde warmhoudbakken.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een benefietavond?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 20 tot 25 gasten, naast een coördinator. Bij een veiling, diner en technisch programma zijn 6 tot 8 vrijwilligers voor ongeveer 100 gasten meestal nodig.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!