Benefizabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Benefizabend braucht früh klare Entscheidungen: Ziel, Budget, Location und Programm bestimmen alle weiteren Schritte. Danach folgen Catering, Technik, Referenten, Auktion und Zahlungswege. In den letzten Wochen zählen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Tischordnung und ein belastbarer Ablaufplan. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und hilft dir, typische Engpässe bei Technik, Auktionsartikeln und freiwilligen Helfern rechtzeitig zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Ziel und Ergebnis festlegen
2 Personen
Budget erstellen
2 Personen
Location reservieren
Catering reservieren
2 Personen
Technik reservieren
Musik organisieren
Referenten festlegen
2 Personen
Auktionsartikel sammeln
3 Personen
Auktionsbedingungen festlegen
2 Personen
Zahlungsmöglichkeiten organisieren
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Programm ausarbeiten
2 Personen
Ablaufplan ausdrucken
Freiwillige einweisen
3 Personen
Auktionsliste drucken
Namensschilder erstellen
2 Personen
Erinnerung senden
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Auktionsartikel beschriften
2 Personen
Ort überprüfen
2 Personen
Cateringlieferung bestätigen
Techniklieferung bestätigen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Bühnenbereich freiräumen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Check-in-Schalter aufbauen
2 Personen
Spendentheke aufbauen
2 Personen
Auktionstisch einrichten
3 Personen
Technik anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Musik testen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Tische eindecken
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
Registrierungsliste bereitlegen
2 Personen
Volunteer-Briefing geben
4 Personen

Event

Empfangstheke besetzen
2 Personen
Gäste registrieren
2 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Programm ankündigen
Redner betreuen
2 Personen
Licht und Ton bedienen
2 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Buffet vorbereiten
4 Personen
Buffet servieren
5 Personen
Tische abräumen
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Versteigerung begleiten
3 Personen
Auktionsgebote registrieren
2 Personen
Auktionsartikel aushändigen
2 Personen
Endbetrag bekanntgeben
Abschiedsgetränke servieren
3 Personen
Garderobe abschließen
2 Personen
Letzte Spenden bearbeiten
2 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen
Bargeld sicher aufbewahren
2 Personen

Nachbereitung

Geschirr sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Reste kühlen
2 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Tische aufräumen
4 Personen
Stühle aufräumen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Technik abbauen
2 Personen
Spendematerialien archivieren
2 Personen
Auktionserlös verbuchen
2 Personen
Lieferanten bezahlen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Einnahmen überweisen
2 Personen
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Spendenbelege versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
Check-in-Tisch
Spendentisch
GarderobenständerAnz. 3
HockerAnz. 6
TischdeckenAnz. 12

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
DinnermesserAnz. 100
EsstischgabelnAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaraffenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Präsentationsklicker
PowerbanksAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
TischdekorationenAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 10
WimpelgirlandenAnz. 6
Fotowand
SpeisekartenAnz. 90
NamensschilderAnz. 100
TischnummernAnz. 10
AuktionsschilderAnz. 100
WegweiserAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
TischlampenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 24

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 2
KüchenzangenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3
KühlelementeAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Sonstiges

AnmeldeformulareAnz. 100
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6
Kassette für Bargeld
Kartenterminal
BezahlstickerAnz. 4
KassenblöckeAnz. 4
UmschlägeAnz. 150
SpendenformulareAnz. 100
AuktionsformulareAnz. 100
ArmbänderAnz. 100
GarderobennummernAnz. 100
NamensaufkleberAnz. 100
AuktionspaddelAnz. 100
KabelbinderAnz. 100
Gaffer TapeAnz. 4
ScherenAnz. 6
CuttermesserAnz. 2
Maßband
Erste-Hilfe-Kasten
TaschenlampenAnz. 3

Tipps

Lege Budget und Spendenziel fest, bevor du Location, Catering und Technik reservierst. Plane zusätzlich einen kleinen Puffer für Drucksachen, kurzfristige Einkäufe und technische Ausfälle ein.
Sammle die Auktionsartikel nicht erst kurz vor dem Abend. Beschrifte jeden Artikel mit einer eindeutigen Nummer und drucke die Auktionsliste spätestens am Vortag.
Schließe die Anmeldung einige Tage vor dem Benefizabend ab. Dann kannst du Ernährungswünsche, Tischordnung, Namensschilder und die benötigte Bestuhlung zuverlässig vorbereiten.
Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop und Beamer vor dem Einlass. Lege den Ablaufplan gedruckt bereit und bestimme eine Person, die während des Programms die Technik betreut.
Weise freiwillige Helfer vor Beginn gemeinsam ein: Check-in, Spendentisch, Garderobe, Buffet und Auktion brauchen jeweils eine klare Zuständigkeit. Plane für den Einlass mindestens 30 Minuten und halte Zahlungswege sichtbar bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Benefizabend organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Location, Catering, Technik, Referenten und Musik sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin feststehen, damit Einladungen rechtzeitig verschickt werden können.
Wie viele Helfer braucht man für einen Benefizabend?: Für etwa 50 Gäste solltest du mindestens 6 bis 8 Helfer einplanen: zwei für den Check-in, zwei für Buffet und Getränke, eine Person für Spenden und Zahlungen sowie eine bis drei Personen für Technik und Auktion.
Wann sollte man die Einladungen für den Benefizabend verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Setze den Anmeldeschluss auf 7 bis 10 Tage vor dem Abend, damit du Catering, Tischordnung und Namensschilder fertigstellen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Benefizabend?: Rechne mit mindestens 3 Stunden Aufbauzeit. Tische, Stühle, Check-in, Spendentisch, Buffet, Geschirr und Technik brauchen getrennte Arbeitsschritte; plane zusätzlich 30 Minuten für einen vollständigen Funktionstest ein.

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