Checklist pour organiser une soirée caritative

Une soirée caritative demande plus qu’un lieu et un repas : il faut cadrer l’objectif, suivre les inscriptions et préparer la collecte de fonds. Cette checklist regroupe 84 tâches et 86 fournitures, du budget au contrôle final de la salle. Elle couvre aussi les enchères, les paiements, les intervenants, le plan de table et le briefing des bénévoles. Suivez les étapes dans l’ordre pour éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Déterminer l’objectif et le rendement
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
2 personnes
Réserver la technique
Gérer la musique
Confirmer les intervenants
2 personnes
Rassembler les articles de la vente aux enchères
3 personnes
Rédiger les conditions de vente aux enchères
2 personnes
Organiser les moyens de paiement
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le plan de table
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Imprimer le déroulé
Briefer les bénévoles
3 personnes
Imprimer la liste de la vente aux enchères
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Envoyer un rappel
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Étiqueter les articles de la vente aux enchères
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Confirmer la livraison du catering
Confirmer la livraison du matériel technique
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Libérer l’espace de la scène
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Monter le comptoir d’enregistrement
2 personnes
Monter le stand de dons
2 personnes
Aménager la table des enchères
3 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Dresser les tables
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Aménager le coin café
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Marquer les repas diététiques
2 personnes
Préparer la liste d’inscription
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
4 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les invités
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Annoncer le programme
Accompagner les intervenants
2 personnes
Gérer la lumière et le son
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Servir le buffet
5 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Animer la vente aux enchères
3 personnes
Enregistrer les enchères
2 personnes
Remettre les lots de la vente aux enchères
2 personnes
Annoncer le montant final
Servir les boissons d’au revoir
3 personnes
Finaliser le vestiaire
2 personnes
Traiter les derniers dons
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes
Mettre l'argent en sécurité
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Ranger les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l'équipement technique
2 personnes
Archiver le matériel de don
2 personnes
Traiter le produit de la vente aux enchères
2 personnes
Payer les fournisseurs
Retourner les matériels
2 personnes
Transférer le produit
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Envoyer les reçus de dons
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Table d’enregistrement
Table de dons
Portantsqté 3
Tabouretsqté 6
Nappesqté 12

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couteaux à dînerqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 12
Pichets à caféqté 4

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentation
Batteries externesqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Décorations de tableqté 10
Compositions floralesqté 10
Guirlandes de fanionsqté 6
Mur photo
Cartes de menuqté 90
Badges nominatifsqté 100
Numéros de tableqté 10
Panneaux de vente aux enchèresqté 100
Panneaux indicateursqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes de tableqté 10
Piles de rechangeqté 24

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 2
Pinces de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Autre

Formulaires d'inscriptionqté 100
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Caisse à espèces
Terminal de paiement
Autocollants de paiementqté 4
Carnets de caisseqté 4
Enveloppesqté 150
Formulaires de donqté 100
Formulaires de vente aux enchèresqté 100
Braceletsqté 100
Numéros de vestiaireqté 100
Étiquettes nominativesqté 100
Paddles d'enchèresqté 100
Serre-câblesqté 100
Ruban gafferqté 4
Ciseauxqté 6
Couteaux Stanleyqté 2
Mètre ruban
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 3

Conseils

Fixez l’objectif financier et le rendement attendu avant de réserver le lieu ou le traiteur. Prévoyez aussi une marge dans le budget pour la technique, l’impression et les achats de dernière minute.
Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires avant de préparer le plan de table. Relancez les invités au plus tard quelques jours avant la soirée.
Pour la vente aux enchères, rassemblez les articles avant de rédiger les conditions de vente. Étiquetez chaque lot et imprimez la liste afin que les bénévoles puissent suivre les ventes sans improviser.
Préparez un déroulé imprimé pour les intervenants, l’équipe technique et les bénévoles. Testez les microphones, les haut-parleurs, l’ordinateur et le vidéoprojecteur avant l’arrivée des invités.
Contrôlez la salle le jour même : tables d’inscription et de dons, portants, vaisselle, carafes, machines à café et bacs de maintien au chaud doivent être installés avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée caritative ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la soirée. Prévoyez ensuite une relance 7 à 10 jours avant la date pour confirmer les inscriptions et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une soirée caritative ?: Comptez au minimum 8 semaines pour réserver le lieu, le traiteur et la technique, confirmer les intervenants et préparer les enchères. Un délai de 12 semaines laisse davantage de temps pour les inscriptions et la collecte des articles.
Quand préparer le plan de table d’une soirée caritative ?: Préparez une première version environ 2 semaines avant la soirée, puis finalisez-la 3 à 5 jours avant, lorsque les inscriptions sont presque closes. Gardez la liste des besoins alimentaires avec le plan final.
Quel matériel prévoir pour une vente aux enchères caritative ?: Prévoyez les articles étiquetés, les conditions de vente, la liste imprimée et un moyen de paiement adapté. Désignez au moins 2 bénévoles : une personne pour suivre les lots et une autre pour enregistrer les paiements.

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