Checklist voor een goed georganiseerde benefietavond

Een benefietavond vraagt om meer dan een programma en een donatiebox. Je moet tegelijk gasten registreren, opbrengsten duidelijk communiceren, catering afstemmen en betalingen testen. Begin met datum, locatie en doel, en werk daarna toe naar een definitieve gastenlijst en een vast programma. De laatste dagen draaien vooral om gekoelde dranken, voorbereide gerechten, naamkaartjes, techniek en toegang tot de locatie. Met deze checklist houd je de volgorde aan en voorkom je dat praktische zaken op de avond zelf blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Doel en opbrengst communiceren
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Sprekers en bijdragen bevestigen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Benodigdheden inventariseren
2 personen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Donatieboxen voorbereiden
2 personen
Betaalwijze controleren
2 personen
Herinnering versturen
Aanmeldingen afsluiten
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld zetten
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Groenten en fruit wassen
3 personen
Koude gerechten voorbereiden
4 personen
Desserts portioneren
3 personen

Event

Locatiesleutels ophalen
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Zaal openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Tafels sfeervol aankleden
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Presentatieplek inrichten
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Hapjes schikken
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Donatiepunten inrichten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Aanwezigheid afvinken
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Programma aankondigen
Sprekers begeleiden
2 personen
Muziek en microfoon bedienen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
4 personen
Dieetgerechten uitserveren
2 personen
Servies ophalen
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Laatste donatieronde aankondigen
Opbrengst voorlopig bekendmaken
Gasten uitzwaaien
3 personen
Donatieboxen afsluiten
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Zaal en toiletten schoonmaken
4 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Spullen retourneren
2 personen
Donaties veilig tellen
3 personen
Opbrengst administreren
2 personen
Bedankbericht versturen
2 personen
Opbrengst publiceren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Inschrijftafel
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Kommenaantal 100
Drinkglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 110
Vorkenaantal 110
Lepelsaantal 110
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Karaffenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Bloemstukkenaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Tafelnummersaantal 10
Programmakaartenaantal 100
Donatiebordenaantal 4
Fotolijstjesaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12
Powerbanksaantal 2

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveertangenaantal 10
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Voedselbakkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Tafellampenaantal 10

Overig

Donatieboxenaantal 4
Geldkist
Pinapparaat
Kleingeldbakjesaantal 2
Pennenaantal 20
Plakbandaantal 6
Scharenaantal 4
Tafelezelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het doel en de verwachte opbrengst al in de uitnodiging uit. Zo weten gasten vóór hun aanmelding waarvoor ze komen en welke betaalwijze of donatiemogelijkheid beschikbaar is.
Sluit de aanmeldingen op een vast moment, bijvoorbeeld 3 dagen voor de benefietavond. Gebruik daarna de definitieve gastenlijst voor dieetwensen, catering, naamkaartjes en tafelschikking.
Bevestig sprekers, bijdragen en het programma uiterlijk 1 week vooraf. Controleer daarna of microfoons, luidsprekers, een microfoonstandaard en verlengkabels op de locatie aanwezig zijn.
Bereken eten en servies op basis van de definitieve gastenlijst, niet op basis van een schatting. Reserveer naast dinerborden ook dessertborden, kommen, glazen, wijnglazen, koffiekopjes en voldoende bestek.
Plan de laatste voorbereiding in twee blokken: houdbare boodschappen en decoratie eerder, verse producten en gekoelde dranken op de dag zelf. Haal de locatiesleutels op tijd op en zet donatieboxen, donatieborden en de inschrijftafel klaar vóór de eerste gast binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefietavond organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en doel. Verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 4 tot 6 weken voor de avond, zodat je aanmeldingen en dieetwensen kunt verzamelen.
Wanneer sluit ik de aanmeldingen voor een benefietavond?: Sluit de aanmeldingen ongeveer 3 dagen vooraf. Dan kun je de definitieve gastenlijst maken, cateringhoeveelheden berekenen en naamkaartjes voorbereiden zonder op het laatste moment te moeten bijstellen.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een benefietavond?: Bereken de catering op basis van het definitieve aantal gasten en tel per persoon de geplande maaltijd, dessert en koffie of thee. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer daarnaast of je genoeg drinkglazen, wijnglazen en karaffen hebt.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste regelen voor een benefietavond?: Haal eerst de locatiesleutels op en richt daarna de inschrijftafel, buffettafels en donatiepunten in. Zet gekoelde dranken klaar, controleer microfoons en luidsprekers en leg programma- en naamkaartjes klaar voordat de gasten arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.