Organiser une soirée caritative sans rien oublier

Une soirée caritative demande plus qu’un bon programme : il faut suivre les inscriptions, prévoir le repas, installer les dons et coordonner les intervenants. Cette checklist regroupe les étapes dans l’ordre, de la confirmation du lieu aux dernières préparations. Elle vous aide aussi à repérer les détails souvent oubliés, comme les souhaits alimentaires, les moyens de paiement et les clés du lieu. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et avancer semaine après semaine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Communiquer l’objectif et le montant récolté
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants et les contributions
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Réserver des tables et des chaises
Inventorier les fournitures
2 personnes
Établir la liste de courses
2 personnes
Préparer les boîtes à dons
2 personnes
Vérifier le mode de paiement
2 personnes
Envoyer un rappel
Clôturer les inscriptions
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
3 personnes
Préparer des plats froids
4 personnes
Portionner les desserts
3 personnes

Événement

Récupérer les clés du lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Décorer les tables avec soin
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les points de don
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Cocher la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Annoncer le programme
Accompagner les intervenants
2 personnes
Gérer la musique et le micro
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
Servir les plats diététiques
2 personnes
Récupérer la vaisselle
3 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Annoncer le dernier tour de dons
Annoncer provisoirement le montant des recettes
Raccompagner les invités
3 personnes
Fermer les boîtes de dons
2 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer le buffet et la cuisine
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer la salle et les toilettes
4 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les articles
2 personnes
Compter les dons en toute sécurité
3 personnes
Gérer les recettes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Publier les résultats
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 10

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bolsqté 100
Verres à boireqté 120
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 110
Fourchettesqté 110
Cuillèresqté 110
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Compositions floralesqté 10
Badges nominatifsqté 100
Numéros de tableqté 10
Cartes du programmeqté 100
Panneaux de donsqté 4
Cadres photoqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 12
Batteries externesqté 2

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 3
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Pinces de serviceqté 10
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Bacs alimentairesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes de tableqté 10

Autre

Boîtes à donsqté 4
Caisse
Terminal de paiement
Bacs à monnaieqté 2
Stylosqté 20
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Présentoirs de tableqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez rapidement une date de clôture des inscriptions, idéalement 5 à 7 jours avant la soirée. Vous aurez ainsi le temps d’établir la liste définitive, de préparer les marque-places et d’ajuster les quantités du traiteur.
Ne calculez pas le repas uniquement selon le nombre d’invités : prévoyez une marge de 5 à 10 % et séparez clairement les portions liées aux régimes ou allergies signalés. Les plats froids et les desserts peuvent être préparés à l’avance, mais doivent rester correctement conservés.
Préparez les dons avant l’ouverture des portes : installez les boîtes, les panneaux explicatifs et le moyen de paiement à la table d’inscription. Testez le paiement au moins 48 heures avant et désignez une personne chargée de noter les contributions.
Réservez les tables, les chaises et les tables de buffet en fonction du plan de salle, puis vérifiez le nombre de couverts, verres et tasses. Comptez séparément les assiettes de dîner et de dessert afin d’éviter une pénurie au moment du service.
Faites un essai technique le jour même, au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Testez les micros et les enceintes, déroulez les rallonges en sécurité, récupérez les clés du lieu et placez les cartes du programme avant l’installation des convives.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée caritative ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse 5 à 7 jours avant la soirée afin de confirmer le repas, les places et les besoins particuliers.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une soirée caritative ?: Prévoyez au minimum 6 semaines pour une soirée avec repas, intervenants et collecte de dons. Commencez par confirmer la date, le lieu et l’objectif, puis gardez les 48 dernières heures pour les vérifications et les achats frais.
Combien de nourriture prévoir par invité ?: Basez les quantités sur le nombre d’inscrits confirmé, puis ajoutez une marge de 5 à 10 %. Séparez les portions liées aux allergies ou aux régimes au plus tard 5 jours avant l’événement.
Que faut-il préparer à la table d’inscription ?: Prévoyez la liste des invités, les marque-places, les informations du programme, les boîtes de dons et le moyen de paiement. Installez cette table au moins 60 minutes avant l’arrivée du public et vérifiez le paiement 48 heures à l’avance.

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