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Benefizabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Benefizabend braucht mehr als Einladungen und ein Buffet. Du musst früh klären, wofür gesammelt wird, wie Gäste spenden und wer Programm, Catering und Technik übernimmt. Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche zentral, damit du Mengen und Sitzplätze rechtzeitig festlegen kannst. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortsbestätigung bis zum Abholen des Schlüssels und den letzten Vorbereitungen am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Ziel und Erlös kommunizieren

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen erfassen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Redner und Beiträge bestätigen

    2 Personen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle reservieren

  • Bedarf erfassen

    2 Personen

  • Einkaufsliste erstellen

    2 Personen

  • Spendenboxen vorbereiten

    2 Personen

  • Zahlungsart prüfen

    2 Personen

  • Erinnerung senden

  • Anmeldungen schließen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Gemüse und Obst waschen

    3 Personen

  • Kalte Speisen vorbereiten

    4 Personen

  • Desserts portionieren

    3 Personen

Event

  • Standortschlüssel abholen

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    2 Personen

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Tische stimmungsvoll dekorieren

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Präsentationsbereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Snacks anrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Spendenstationen einrichten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit abhaken

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Spenden erfassen

    2 Personen

  • Programm ankündigen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Musik und Mikrofon bedienen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    4 Personen

  • Diätgerichte servieren

    2 Personen

  • Geschirr abholen

    3 Personen

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Letzte Spendenrunde ankündigen

  • Ergebnis vorläufig bekanntgeben

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

  • Spendenboxen abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Buffet und Küche reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Saal und Toiletten reinigen

    4 Personen

  • Geliehene Gegenstände überprüfen

    2 Personen

  • Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Spenden sicher zählen

    3 Personen

  • Erlös abrechnen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

    2 Personen

  • Ergebnis veröffentlichen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 90
  • BuffetischeAnz. 3
  • Anmeldetisch
  • KleiderständerAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 10

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • SchalenAnz. 100
  • TrinkgläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 100
  • MesserAnz. 110
  • GabelnAnz. 110
  • LöffelAnz. 110
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 8
  • KaraffenAnz. 12

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 10
  • NamensschilderAnz. 100
  • TischnummernAnz. 10
  • ProgrammkartenAnz. 100
  • SpendentafelnAnz. 4
  • FotorahmenAnz. 8

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
  • PowerbanksAnz. 2

Küche

  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 8
  • MessbecherAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 10
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2
  • LebensmittelboxenAnz. 20

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • TischlampenAnz. 10

Sonstiges

  • SpendendosenAnz. 4
  • Geldkassette
  • Kartenterminal
  • KleingeldschalenAnz. 2
  • StifteAnz. 20
  • KlebebandAnz. 6
  • ScherenAnz. 4
  • TischaufstellerAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum und Ort zuerst und kommuniziere anschließend klar, welchem Ziel der Erlös dient. So wissen Gäste vor der Anmeldung, wofür sie spenden und welche Zahlungsart vorgesehen ist.
  • Schließe die Anmeldungen nicht erst am Veranstaltungstag. Lege einen festen Termin fest, erstelle danach die endgültige Gästeliste und berechne daraus Cateringmengen, Sitzplätze, Namensschilder und Tischaufteilung.
  • Plane die Spendenabwicklung vor dem Versand der Einladungen: Bereite Spendenboxen und Spendentafeln vor und prüfe, ob Barzahlung, Überweisung oder eine andere Zahlungsart angeboten wird.
  • Kläre Technik und Raumaufbau spätestens einige Tage vorher. Für Redner und Beiträge müssen Lautsprecher, Mikrofone, Mikrofonständer und Verlängerungskabel am Ort vorhanden und erreichbar sein.
  • Teile die Küchenarbeit auf den Vortag und den Veranstaltungstag auf: Getränke früh kühlen, haltbare Vorräte bereitstellen, Gemüse und Obst waschen, kalte Speisen vorbereiten und Desserts portionieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Benefizabend organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Ziel und Einladungen. Die Anmeldungen sollten mindestens 7 Tage vor dem Abend geschlossen werden, damit du Gästeliste, Catering und Sitzplätze finalisieren kannst.
Wann sollte man die Einladungen für einen Benefizabend verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Bitte um eine verbindliche Anmeldung und erfasse dabei direkt Ernährungswünsche, damit du die Mengen spätestens eine Woche vorher berechnen kannst.
Wie viel Essen und Getränke braucht man für einen Benefizabend?
Berechne die Mengen erst nach dem Ende der Anmeldefrist und plane zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du pro erwachsener Person ungefähr 2 bis 3 Getränke einrechnen; beim Essen richtet sich die Menge nach Menü und Dauer.
Was muss am Tag vor dem Benefizabend vorbereitet werden?
Am Vortag solltest du Getränke kühlen, haltbare Vorräte bereitstellen, Gemüse und Obst waschen, kalte Speisen vorbereiten und Desserts portionieren. Hole außerdem den Standortschlüssel ab und prüfe, ob Mobiliar, Geschirr und Technik vollständig vor Ort sind.

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