Wat heb je nodig voor een benefietavond?

Een benefietavond vraagt om meer dan eten en drinken: je hebt ook materiaal nodig voor donaties, presentaties en een eventuele veiling. Denk vooraf aan het aantal gasten, de manier waarop je betalingen verwerkt en de capaciteit van de locatie. Voor een diner heb je per gast een bord, bestek en glas nodig, plus extra servies voor breuk en onverwachte aanmeldingen. Regel apparatuur, tafels en drukwerk tijdig, zodat de avond niet stilvalt door één ontbrekend onderdeel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 130
Wijnglazenaantal 110
Koffielepelsaantal 120
Dinerbesteksetsaantal 120
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 5
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Serveerbladenaantal 6
Waterkannenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 5

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 8
Ledlampenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Tafellopersaantal 12
Vaasjesaantal 12
Kunstbloemenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Fotowand
Pijlbordenaantal 8
Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120

Catering

Serveerplateausaantal 10
Buffetbordenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
Karaffenaantal 12
IJscontainersaantal 3
Koelelementenaantal 12
Kassa
Pinapparaat
Geldkist
Veilinghamer
Veilingbakkenaantal 6
Donatieboxenaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Boodschappen

Boodschappen
- Koffie - 2 kilo
- Thee - 160 zakjes
- Suiker - 2 kilo
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 4 liter
- Koffiemelk - 2 liter
- Mineraalwater plat - 60 flessen
- Mineraalwater bruisend - 36 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Tonic - 4 flessen
- Gemberbier - 4 flessen
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 6 liter
- Bier - 120 flesjes
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Alcoholvrije wijn - 6 flessen
- Citroenen - 3 kilo
- Limoenen - 2 kilo
- Appels - 5 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Komkommers - 8 stuks
- Cherrytomaten - 4 kilo
- Wortels - 3 kilo
- Paprika's - 3 kilo
- Rucola - 1 kilo
- Gemengde sla - 3 kilo
- Aardappelen - 12 kilo
- Rijst - 5 kilo
- Pasta - 5 kilo
- Brood - 20 broden
- Stokbroden - 20 stuks
- Wraps - 100 stuks
- Kikkererwten - 12 blikken
- Linzen - 8 blikken
- Tomatenblokjes - 16 blikken
- Kokosmelk - 8 blikken
- Groentebouillon - 3 pakken
- Kipfilet - 8 kilo
- Gehakt - 6 kilo
- Feta - 2 kilo
- Geraspte kaas - 3 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Hummus - 3 kilo
- Boter - 2 kilo
- Olijfolie - 3 liter
- Bakolie - 2 liter
- Mayonaise - 3 liter
- Ketchup - 3 liter
- Mosterd - 1 liter
- Knoflooksaus - 2 liter
- Pestosaus - 2 liter
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Kerriepoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Chilipoeder - 100 gram
- Balsamicoazijn - 1 liter
- Appelazijn - 1 liter
- Notenmix - 3 kilo
- Paprikachips - 10 zakken
- Naturelchips - 10 zakken
- Zoutjes - 8 zakken
- Olijven - 3 kilo
- Augurken - 3 potten
- Koekjes - 8 pakken
- Brownies - 120 stuks
- Slagroom - 2 liter
- IJsblokjes - 20 kilo
- Koffiefilters - 200 stuks
- Papieren servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Handzeep - 4 flessen
- Afvalzakken - 60 stuks

Tips

Reserveer servies en glaswerk voor 10 tot 15% meer gasten dan het bevestigde aantal. Bij 80 gasten betekent dat bijvoorbeeld 88 tot 92 stuks per basisonderdeel.
Plan per 25 gasten ongeveer één waterkan en controleer of er genoeg serveerbestek is voor elk buffetonderdeel. Waterkannen worden vaak vergeten wanneer de catering pas op het laatste moment wordt afgestemd.
Test microfoons, luidsprekers en muziekspeler uiterlijk 2 dagen vooraf op de zaal zelf. Neem per gebruikte stekkerdoos minstens één verlengkabel mee en houd kabels buiten looproutes.
Leg veilingkaarten, donatieformulieren en programma’s uiterlijk 1 dag vooraf klaar in aparte stapels. Print 10% extra: bij 100 bezoekers zijn 110 exemplaren handiger dan precies 100.
Zet voor koffie een aparte plek klaar met waterkokers of koffiezetapparaten, koffiekopjes en koffielepels. Controleer ook of buffettafels, warmhoudbakken en opscheplepels tegelijk in de ruimte passen zonder de doorgang te blokkeren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel servies heb ik nodig voor een benefietavond?: Reken per gast op één dinerbord, één dessertbord, één dinerbestekset, één waterglas en eventueel één wijnglas. Bestel of leen daarnaast 10 tot 15% reserve; voor 80 gasten zijn dat ongeveer 88 tot 92 stuks per onderdeel.
Hoeveel glazen moet ik voorzien voor een benefietdiner?: Voorzie minimaal één waterglas per gast en één wijnglas als wijn wordt geschonken. Bij 60 gasten kom je dus uit op minstens 60 waterglazen en 60 wijnglazen, plus 6 tot 9 reserve per soort.
Wanneer moet ik apparatuur voor een benefietavond regelen?: Leg microfoons, luidsprekers, microfoonstandaards en muziekspeler uiterlijk 2 weken vooraf vast. Test alles vervolgens 2 dagen voor de avond, inclusief verlengkabels en stekkerdozen.
Hoeveel drukwerk heb ik nodig voor een benefietavond?: Print programma’s, veilingkaarten en donatieformulieren voor het verwachte aantal deelnemers plus 10%. Bij 100 gasten zijn 110 exemplaren per benodigd document een praktische richtlijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.