Einkaufsliste für den Benefizabend
Für einen Benefizabend brauchst du mehr als Essen und Getränke: Auch Geschirr, Ausschank, Technik und Unterlagen für Spenden und Auktion müssen am Veranstaltungsort bereitliegen. Plane die Mengen nach der bestätigten Gästezahl und bestelle Leihmobiliar sowie Gläser frühzeitig. Besonders oft fehlen Kaffeetassen, Servierbesteck, Verlängerungskabel oder ein zweites Mikrofon. Die folgende Liste hilft dir, Einkäufe, Leihmaterial und Verbrauchssachen rechtzeitig zusammenzustellen.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 110
- BuffetischeAnz. 3
- GarderobenständerAnz. 2
- HockerAnz. 4
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 120
- DesserttellerAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 130
- WeingläserAnz. 110
- KaffeelöffelAnz. 120
- Abendbesteck-SetsAnz. 120
- ServierbesteckAnz. 12
Küche
- WarmhaltebehälterAnz. 5
- ServierlöffelAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 6
- ServierschalenAnz. 10
- ServiertablettsAnz. 6
- WasserkannenAnz. 12
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- Musikplayer
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 5
Beleuchtung
- StimmungsbeleuchtungAnz. 8
- LED-LampenAnz. 12
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- TischläuferAnz. 12
- VasenAnz. 12
- KunstblumenAnz. 12
- BallonsAnz. 100
- Fotowand
- WegweiserAnz. 8
- NamensschilderAnz. 120
- BadgehalterAnz. 120
Catering
- ServierplattenAnz. 10
- BuffettellerAnz. 6
- GetränkespenderAnz. 3
- KaraffenAnz. 12
- EisbehälterAnz. 3
- KühlelementeAnz. 12
- Kasse
- Kartenterminal
- Geldkassette
- Auktionshammer
- AuktionskistenAnz. 6
- SpendendosenAnz. 3
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
- HandseifenspenderAnz. 4
Einkäufe
- Einkäufe
- Kaffee - 2 Kilo
- Tee - 160 Beutel
- Zucker - 2 Kilo
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Kaffeemilch - 2 Liter
- Stilles Mineralwasser - 60 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 36 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Tonic - 4 Flaschen
- Ingwerbier - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Liter
- Orangensaft - 6 Liter
- Bier - 120 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Alkoholfreier Wein - 6 Flaschen
- Zitronen - 3 Kilo
- Limetten - 2 Kilo
- Äpfel - 5 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 4 Kilo
- Möhren - 3 Kilo
- Paprika - 3 Kilo
- Rucola - 1 Kilo
- Gemischter Salat - 3 Kilo
- Kartoffeln - 12 kilo
- Reis - 5 Kilo
- Pasta - 5 Kilo
- Brot - 20 Brote
- Baguettes - 20 Stück
- Wraps - 100 Stück
- Kichererbsen - 12 Dosen
- Linsen - 8 Dosen
- Tomatenwürfel - 16 Dosen
- Kokosmilch - 8 Dosen
- Gemüsebrühe - 3 Packungen
- Hähnchenfilet - 8 Kilo
- Hackfleisch - 6 kilo
- Feta - 2 Kilo
- Geriebener Käse - 3 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Hummus - 3 Kilo
- Butter - 2 Kilo
- Olivenöl - 3 Liter
- Bratöl - 2 Liter
- Mayonnaise - 3 Liter
- Ketchup - 3 Liter
- Senf - 1 Liter
- Knoblauchsoße - 2 Liter
- Pestosauce - 2 Liter
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Currypulver - 250 gram
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Chilipulver - 100 Gramm
- Balsamicoessig - 1 Liter
- Apfelessig - 1 liter
- Nussmix - 3 Kilo
- Paprikachips - 10 Tüten
- Naturelchips - 10 Tüten
- Knabbereien - 8 Tüten
- Oliven - 3 Kilo
- Gewürzgurken - 3 Gläser
- Kekse - 8 Packungen
- Brownies - 120 Stück
- Schlagsahne - 2 Liter
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Kaffeefilter - 200 Stück
- Papierservietten - 500 Stück
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Handseife - 4 Flaschen
- Müllsäcke - 60 Stück
Tipps
- Plane Teller, Besteck und Gläser mit mindestens 10 Prozent Reserve. Bei 100 Gästen brauchst du also etwa 110 Stück je benötigter Kategorie, damit Bruch, Nachschub und ungeplante Gäste abgedeckt sind.
- Rechne beim Empfang mit zwei bis drei Getränken pro Person in der ersten Stunde und danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Stelle Wasser in Kannen bereit und halte zusätzliche Kühlboxen für Flaschen und empfindliche Lebensmittel ein.
- Ordne das Geschirr nach dem Menü: Pro Gast gehören mindestens ein Dinner-Teller, ein Dessertteller, ein Abendbesteck-Set, ein Wasserglas und – falls Wein ausgeschenkt wird – ein Weinglas auf die Planung. Für Kaffee kommen Tasse und Kaffeelöffel hinzu.
- Teste Lautsprecher, Mikrofone, Mikrofonständer, Musikplayer und Verlängerungskabel spätestens am Vortag am tatsächlichen Veranstaltungsort. Plane zwei Mikrofone ein, wenn Moderation und Auftritte ohne Umstecken funktionieren sollen.
- Lege Spendenformulare, Auktionskarten, Menükarten und Programme spätestens drei Tage vor dem Abend in getrennten Stapeln bereit. Für Formulare und Auktionskarten sind 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll, weil manche Gäste mehrere Spenden oder Gebote abgeben.
Häufige Fragen
- Wie viel Geschirr brauche ich für einen Benefizabend?
- Plane pro Gast mindestens einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, ein Abendbesteck-Set und ein Wasserglas. Ergänze 10 Prozent Reserve; bei 100 Gästen sind das 110 Stück je Kategorie, bei häufigem Wechsel besser 120.
- Wie viele Gläser brauche ich für 50 Gäste?
- Für 50 Gäste solltest du mindestens 55 Wassergläser und 55 Weingläser einplanen, jeweils inklusive 10 Prozent Reserve. Werden Gläser nicht zwischendurch gespült, brauchst du je nach Menü und Ausschank eher 75 bis 100 Stück pro Sorte.
- Wann muss ich Mobiliar und Technik für den Benefizabend organisieren?
- Reserviere Tische, Stühle, Buffetische, Lautsprecher und Mikrofone mindestens vier bis sechs Wochen vorher. Prüfe die Lieferung und die Stromanschlüsse spätestens am Vortag und halte zwei Verlängerungskabel als Reserve bereit.
- Wie viele Kaffeetassen brauche ich nach dem Essen?
- Rechne mit einer Kaffeetasse und einem Kaffeelöffel pro Gast plus 10 bis 20 Prozent Reserve. Für 80 Gäste sind damit 88 bis 96 Tassen und ebenso viele Löffel ein praktikabler Richtwert.
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