Que faut-il prévoir pour une soirée caritative ?
Une soirée caritative demande plus que des tables et un buffet. Il faut aussi prévoir le matériel pour accueillir les dons, organiser une vente aux enchères et faire circuler les invités sans ralentir le programme. Cette liste regroupe la vaisselle, les équipements de cuisine, le mobilier et le matériel audio à réunir. Vérifiez les quantités selon le nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge pour les invités de dernière minute et la casse.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 110
- Tables de buffetqté 3
- Portantsqté 2
- Tabouretsqté 4
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 120
- Assiettes à dessertqté 120
- Tasses à caféqté 120
- Verres à eauqté 130
- Verres à vinqté 110
- Cuillères à caféqté 120
- Sets de couverts pour le dînerqté 120
- Couverts de serviceqté 12
Cuisine
- Bacs de maintien au chaudqté 5
- Louchesqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Saladiersqté 6
- Plateaux de serviceqté 10
- Plateaux de serviceqté 6
- Carafes d’eauqté 12
Équipement
- Glacièresqté 4
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Microphonesqté 3
- Pieds de microqté 2
- Lecteur audio
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 5
Éclairage
- Éclairage d’ambianceqté 8
- Lampes LEDqté 12
Décoration
- Nappesqté 12
- Chemins de tableqté 12
- Petits vasesqté 12
- Fleurs artificiellesqté 12
- Ballonsqté 100
- Mur photo
- Panneaux indicateursqté 8
- Badges nominatifsqté 120
- Porte-badgesqté 120
Catering
- Plateaux de serviceqté 10
- Assiettes de buffetqté 6
- Distributeurs de boissonsqté 3
- Carafesqté 12
- Conteneurs à glaceqté 3
- Pains de glaceqté 12
- Caisse
- Terminal de paiement
- Caisse
- Marteau d’enchères
- Bacs de vente aux enchèresqté 6
- Boîtes à donsqté 3
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Poubellesqté 6
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Courses
- Courses
- Café - 2 kilo
- Thé - 160 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Crème pour le café - 2 liter
- Eau minérale plate - 60 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 36 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Bière - 120 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Vin sans alcool - 6 bouteilles
- Citrons - 3 kilos
- Citrons verts - 2 kilos
- Pommes - 5 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Roquette - 1 kilo
- Salade mêlée - 3 kilo
- Pommes de terre - 12 kilos
- Riz - 5 kilos
- Pâtes - 5 kilo
- Pain - 20 pains
- Baguettes - 20 pièces
- Wraps - 100 pièces
- Pois chiches - 12 boîtes
- Lentilles - 8 boîtes
- Tomates en dés - 16 boîtes
- Lait de coco - 8 boîtes
- Bouillon de légumes - 3 paquets
- Filet de poulet - 8 kilos
- Viande hachée - 6 kilo
- Feta - 2 kilos
- Fromage râpé - 3 kilo
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Beurre - 2 kilo
- Huile d'olive - 3 litres
- Huile de friture - 2 litres
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 1 litre
- Sauce à l'ail - 2 litres
- Sauce pesto - 2 liter
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre de curry - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Poudre de chili - 100 gramme
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Vinaigre de cidre - 1 litre
- Mélange de noix - 3 kilos
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips nature - 10 sachets
- Snacks salés - 8 sacs
- Olives - 3 kilos
- Cornichons - 3 bocaux
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 120 pièces
- Crème chantilly - 2 liter
- Glaçons - 20 kilos
- Filtres à café - 200 pièces
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Sacs poubelle - 60 pièces
Conseils
- Prévoyez une assiette de dîner, une assiette à dessert et un verre à eau par invité, puis ajoutez environ 10 % de réserve. Pour le vin, comptez un verre par personne et par service prévu.
- Réservez les tables de buffet et les plateaux de service au moins 7 jours avant la soirée. Un buffet mal dimensionné oblige souvent les bénévoles à déplacer la vaisselle pendant l’accueil.
- Pour un repas chaud, vérifiez le nombre de bacs de maintien au chaud, de louches et de couverts de service avant la livraison du traiteur. Prévoyez aussi des glacières pour les produits qui doivent rester froids.
- Testez les microphones, les haut-parleurs, le lecteur audio, les rallonges et les multiprises 24 heures avant l’événement. Gardez les câbles hors des passages et prévoyez un pied de micro pour chaque microphone utilisé.
- Installez un espace distinct pour les dons et les enchères avec les cartes d’enchères et les formulaires de don déjà préparés. Les articles de la vente aux enchères doivent être rassemblés et identifiés avant l’arrivée des invités, idéalement la veille.
Questions fréquentes
- Combien de verres faut-il prévoir pour une soirée caritative ?
- Prévoyez au minimum un verre à eau et un verre à vin par invité, avec une réserve d’environ 10 %. Pour 80 personnes, cela représente 88 verres de chaque type si aucun lavage n’est possible pendant la soirée.
- Quand faut-il louer les tables et les chaises ?
- Réservez les tables, les chaises et les tables de buffet au moins 2 à 3 semaines avant la soirée. Confirmez les quantités 7 jours avant, après le traitement des inscriptions et des besoins alimentaires.
- Que faut-il prévoir pour une vente aux enchères caritative ?
- Préparez les articles de la vente aux enchères, les cartes d’enchères et les formulaires de don avant l’ouverture des portes. Rassemblez et étiquetez chaque article au plus tard la veille, afin de ne pas interrompre le programme.
- Combien de temps avant faut-il tester le matériel audio ?
- Testez les microphones, les haut-parleurs, le lecteur audio, les rallonges et les multiprises 24 heures avant l’événement. Faites un second contrôle 60 minutes avant l’accueil des invités, avec l’animateur ou la personne chargée du programme.
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