Checklist voor een benefiet voor dieren organiseren

Een benefiet voor dieren vraagt meer voorbereiding dan alleen een locatie en een goed doel. Je regelt vergunningen, een duidelijk programma, sponsoren, prijzen voor de verloting en genoeg vrijwilligers voor opbouw, ontvangst en afbouw. Plan ook vroeg hoe je donaties registreert en hoe bezoekers kunnen betalen. Deze checklist helpt je om 76 taken en 69 benodigde spullen stap voor stap te organiseren, zonder belangrijke details op het laatste moment te vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Reservering locatie bevestigen
Vergunningen controleren
Dierenorganisatie bevestigen
Programma opstellen
2 personen
Fondsenwervingsdoel bepalen
2 personen
Begroting opstellen
2 personen
Sponsoren benaderen
3 personen
Prijzen voor verloting verzamelen
3 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Leveranciers bevestigen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Raffleloten en formulieren maken
2 personen
Donatiebussen labelen
2 personen
Diereninformatie verzamelen
2 personen
Posters en routeborden drukken
Promotie op sociale media plaatsen
Prijzen en giften registreren
2 personen
Tafelschikking uitwerken
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
3 personen
Houdbare materialen klaarzetten
2 personen
Verse boodschappen doen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Vrijwilligers informeren
2 personen
Weersverwachting controleren

Event

Locatie openen
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Dierenstand inrichten
2 personen
Verlotingsstand inrichten
2 personen
Donatiepunten plaatsen
2 personen
Buffet en bar inrichten
4 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Prijzen tentoonstellen
2 personen
Briefing met vrijwilligers houden
8 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma aankondigen
Diereninformatie presenteren
2 personen
Raffleloten verkopen
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Rafflewinnaars bekendmaken
2 personen
Laatste donaties verwerken
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Geld veilig afsluiten
2 personen

Nazorg

Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair afbreken
5 personen
Apparatuur loskoppelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Opbrengst tellen en vastleggen
2 personen
Opbrengst overmaken
Bedankbericht versturen
2 personen
Foto's en resultaten publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Muziekspeler
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Pinapparaat

Servies

Bordenaantal 120
Kommetjesaantal 40
Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Mokkenaantal 40
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 6
Tangenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Slingersaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 10
Dierenpostersaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 6
Krijtbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 120
Pennenaantal 30
Markersaantal 12
Plakbandaantal 8
Schilderstapeaantal 6
Touwaantal 4
Scharenaantal 6
Standaardsaantal 10
Informatiefoldersaantal 300
Programmaflyersaantal 200
Routebordenaantal 12
Raffleformulierenaantal 250

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Catering

Donatiebussenaantal 6
Kassa'saantal 2
Raffletrommel
Raffleboxenaantal 3
Menustandaardsaantal 8
Prijzentafel
Boodschappen
Raffleloterijlotenaantal 500
Wisselgeldbakjesaantal 2
Betaalbandjesaantal 150
Kleingeld

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2
Rubberen handschoenenaantal 12
Wasmandenaantal 4
Handdoekenaantal 12

Tips

Leg de dierenorganisatie, het fondsenwervingsdoel en het programma uiterlijk 8 weken vooraf vast. Dan kun je sponsors, prijzen voor de verloting en promotie met een concreet verhaal benaderen.
Maak het vrijwilligersrooster minimaal 2 weken voor het benefiet. Plan aparte mensen voor ontvangst, donatiebussen, verloting, catering, techniek en afbouw; één persoon kan niet tegelijk de microfoon en de entree beheren.
Bereken catering per gast en splits eten, koffie en water uit. Controleer dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en reserveer extra buffettafels, serveerschalen, tangen en thermoskannen voor een vlotte uitgifte.
Test pinapparaat, luidsprekers, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen minstens 1 dag eerder op de locatie. Leg kabels buiten looproutes en wijs één vrijwilliger aan die tijdens het programma technische problemen oplost.
Registreer elke prijs en gift zodra die binnenkomt en nummer de raffleloten en formulieren vooraf. Zet donatiebussen zichtbaar bij de entree en noteer na afloop contante en digitale opbrengsten afzonderlijk.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefiet voor dieren organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de locatie reserveren, vergunningen controleren, de dierenorganisatie bevestigen, vrijwilligers werven en uitnodigingen versturen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een benefiet voor dieren?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per hoofdtaak en houd daarnaast 2 mensen vrij voor pauzes en onverwachte problemen. Voor ontvangst, catering, verloting, donaties, techniek en afbouw kom je meestal uit op minstens 8 vrijwilligers.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een benefiet verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie 7 dagen voor het evenement. Geef het definitieve aantal en de speciale wensen daarna aan de cateraar of degene die de boodschappen regelt.
Hoeveel catering moet ik inkopen voor een benefiet voor dieren?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en reken per gast afzonderlijk voor eten, koffie en water. Voeg voor buffetproducten ongeveer 10 procent extra toe, zodat late aanmeldingen en grotere porties geen tekort veroorzaken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.