Checklist pour organiser une collecte pour les animaux

Une collecte pour les animaux demande de coordonner le lieu, les autorisations, les bénévoles et le suivi des dons. Commence par fixer la date et vérifier les règles applicables, puis construis le programme et le budget avant de lancer la communication. Les inscriptions servent aussi à estimer les repas, les boissons et le nombre de tables. Cette checklist te guide dans l’ordre, jusqu’à l’installation, la tombola et la clôture de la collecte.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Confirmer la réservation du lieu
Vérifier les autorisations
Confirmer l’organisation animale
Élaborer le programme
2 personnes
Définir l’objectif de collecte de fonds
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Contacter les sponsors
3 personnes
Rassembler les prix de la tombola
3 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Préparer les billets de tombola et les formulaires
2 personnes
Étiqueter les boîtes de dons
2 personnes
Collecter des informations sur les animaux
2 personnes
Imprimer les affiches et les panneaux de parcours
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Enregistrer les prix et les cadeaux
2 personnes
Élaborer le plan de table
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses pour les produits non périssables
3 personnes
Préparer le matériel non périssable
2 personnes
Faire les courses de produits frais
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Informer les bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager le stand des animaux
2 personnes
Installer le stand de tombola
2 personnes
Installer les points de don
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Exposer les prix
2 personnes
Faire un briefing avec les bénévoles
8 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Annoncer le programme
Présenter les informations sur les animaux
2 personnes
Vendre des billets de tombola
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Annoncer les gagnants de la raffle
2 personnes
Traiter les derniers dons
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Clôturer la caisse en sécurité
2 personnes

Suivi

Retirer la décoration
3 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Compter et enregistrer le produit
2 personnes
Transférer le produit
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Publier les photos et les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 100
Tabourets de barqté 4
Nappesqté 10
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Lecteur audio
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Terminal de paiement

Vaisselle

Assiettesqté 120
Petits bolsqté 40
Verresqté 150
Tasses à caféqté 60
Tassesqté 40
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 6
Pincesqté 6
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 12

Décoration

Ballonsqté 150
Guirlandesqté 12
Décorations de tableqté 10
Affiches d’animauxqté 20
Guirlandes de fanionsqté 6
Panneaux en ardoiseqté 8
Badges nominatifsqté 120
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 8
Ruban de masquageqté 6
Cordeqté 4
Ciseauxqté 6
Supportsqté 10
Brochures d’informationqté 300
Flyers du programmeqté 200
Panneaux de directionqté 12
Formulaires de tombolaqté 250

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8

Catering

Boîtes de donsqté 6
Caissesqté 2
Tambour de tombola
Boîtes de tombolaqté 3
Supports de menuqté 8
Table des prix
Courses
Billets de tombolaqté 500
Bacs à monnaieqté 2
Bracelets de paiementqté 150
Monnaie

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 2
Gants en caoutchoucqté 12
Paniers à lingeqté 4
Serviettesqté 12

Conseils

Fixe la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Confirme la réservation par écrit et vérifie avant toute annonce si une autorisation est nécessaire pour l’accueil du public, la musique ou la présence d’animaux.
Sépare le budget en trois parties : dépenses fixes, restauration et animation. Définis aussi un objectif chiffré de collecte afin de pouvoir comparer les dons reçus aux frais engagés.
Prévois les bénévoles par créneau de 2 à 3 heures plutôt qu’une seule équipe pour toute la journée. Désigne notamment une personne pour les dons, une pour la tombola, une pour l’accueil et une pour la coordination animale.
Pour la tombola et les dons, prépare les billets, formulaires et boîtes étiquetées au moins 3 jours avant l’événement. Enregistre chaque prix et cadeau avec son donateur, sa description et la personne chargée de sa remise.
Calcule les quantités de catering à partir des inscriptions confirmées, puis ajoute une marge de 10 %. Vérifie séparément les besoins alimentaires et teste le terminal de paiement, le microphone et les rallonges la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une collecte pour les animaux ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, obtenir les autorisations, contacter les sponsors, recruter les bénévoles et communiquer avant la date de l’événement.
Combien de bénévoles faut-il pour une collecte pour les animaux ?: Pour une collecte de taille moyenne, prévois au moins 1 responsable et 4 à 6 bénévoles par créneau de 2 à 3 heures. Ajoute une personne dédiée à l’organisation animale si des animaux sont présents sur place.
Quand envoyer les invitations pour une collecte ?: Envoie une première invitation 4 à 6 semaines avant l’événement, puis un rappel 7 jours avant. Arrête le décompte principal des inscriptions 5 à 7 jours avant pour calculer les repas et les places.
Comment gérer les dons pendant l’événement ?: Installe les boîtes de dons à des points visibles et étiquette-les clairement avant l’ouverture. Fais compter les espèces par 2 personnes, note chaque montant et vérifie les paiements électroniques le jour même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.