Checkliste für ein Benefizfest für Tiere

Bei einem Benefizfest für Tiere müssen Spendenziel, Partnerorganisation, Programm und Helfer früh zusammenpassen. Beginne mit Termin, Ort und Genehmigungen und bestätige danach Sponsoren, Lieferanten und die Tierorganisation. Kurz vor dem Termin zählen genaue Anmeldezahlen, Ernährungswünsche, Losformulare und beschriftete Spendenboxen. Diese Checkliste führt dich durch die Planung und hilft dabei, typische Engpässe bei Catering, Technik und freiwilligen Helfern rechtzeitig zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Reservierung der Location bestätigen
Genehmigungen prüfen
Tierorganisation bestätigen
Programm erstellen
2 Personen
Fundraising-Ziel festlegen
2 Personen
Budget erstellen
2 Personen
Sponsoren ansprechen
3 Personen
Preise für die Verlosung sammeln
3 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Veranstaltung online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Lieferanten bestätigen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Losverkaufslose und Formulare erstellen
2 Personen
Spendenboxen beschriften
2 Personen
Tierinformationen sammeln
2 Personen
Poster und Streckenschilder drucken
Werbung in sozialen Medien posten
Preise und Spenden registrieren
2 Personen
Tischordnung ausarbeiten
2 Personen
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Haltbare Lebensmittel einkaufen
3 Personen
Haltbare Materialien bereitstellen
2 Personen
Frische Einkäufe erledigen
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Freiwillige informieren
2 Personen
Wettervorhersage prüfen

Event

Location öffnen
2 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Tierstand einrichten
2 Personen
Gewinnspielstand einrichten
2 Personen
Spendenpunkte aufstellen
2 Personen
Buffet und Bar einrichten
4 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Preise ausstellen
2 Personen
Briefing mit Freiwilligen abhalten
8 Personen
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Programm ankündigen
Tierinformationen präsentieren
2 Personen
Raffle-Lose verkaufen
2 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Raffle-Gewinner bekanntgeben
2 Personen
Letzte Spenden bearbeiten
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Geld sicher abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Dekoration entfernen
3 Personen
Möbel abbauen
5 Personen
Geräte trennen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall sortieren und entsorgen
2 Personen
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Erlös zählen und erfassen
2 Personen
Einnahmen überweisen
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Fotos und Ergebnisse veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
StühleAnz. 100
BarhockerAnz. 4
TischdeckenAnz. 10
BuffetischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Kartenterminal

Geschirr

TellerAnz. 120
SchälchenAnz. 40
GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 60
TassenAnz. 40
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 2
RührschüsselnAnz. 6
ZangenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
KühlelementeAnz. 12

Dekoration

BallonsAnz. 150
GirlandenAnz. 12
TischdekorationenAnz. 10
TierposterAnz. 20
WimpelkettenAnz. 6
KreidetafelnAnz. 8
NamensschilderAnz. 120
StifteAnz. 30
MarkerAnz. 12
KlebebandAnz. 8
AbdeckbandAnz. 6
SeilAnz. 4
ScherenAnz. 6
StänderAnz. 10
InformationsbroschürenAnz. 300
ProgrammflyerAnz. 200
WegweiserAnz. 12
Raffle-FormulareAnz. 250

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 8

Catering

SpendenboxenAnz. 6
KassenAnz. 2
Raffeltrommel
RaffelboxenAnz. 3
MenükartenständerAnz. 8
Preisetisch
Einkäufe
RafflelottoscheineAnz. 500
WechselgeldkassenAnz. 2
EinlassbänderAnz. 150
Kleingeld

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MüllgreiferAnz. 2
GummihandschuheAnz. 12
WäschekörbeAnz. 4
HandtücherAnz. 12

Tipps

Lege das Fundraising-Ziel fest, bevor du Sponsoren und Preise für die Verlosung ansprichst. So kannst du konkret erklären, wofür die Einnahmen verwendet werden und welche Sachspenden noch fehlen.
Plane die Helferschichten nicht erst am Veranstaltungstag. Teile für Aufbau, Einlass, Losverkauf, Catering, Spendenboxen und Abbau jeweils verantwortliche Personen ein und bestätige den Plan spätestens eine Woche vorher.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend statt kurz vor dem Fest. Berechne die Cateringmengen mit den aktuellen Zahlen und gib dem Lieferanten die endgültige Zahl mindestens 3 bis 5 Tage vorher.
Teste Lautsprecher, Mikrofon, Musikplayer, Kartenterminal und Verlängerungskabel vor dem Einlass. Lege außerdem fest, wer während des Programms die Technik bedient und wer bei Zahlungsproblemen einspringt.
Beschrifte Spendenboxen und Losverkaufsformulare eindeutig und registriere alle Preise und Spenden. Sammle Tierinformationen früh genug, damit Poster, Streckenschilder und die Moderation korrekte Angaben enthalten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Benefizveranstaltung für Tiere planen?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen, Budget und Fundraising-Ziel. In den letzten 2 Wochen sollten Programm, Helferplan, Catering, Technik und Werbematerial feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für ein Benefizfest für Tiere?: Plane mindestens eine Person für jede zentrale Aufgabe ein: Aufbau, Einlass, Losverkauf, Catering, Technik, Spendenboxen und Abbau. Bei größeren Besucherzahlen solltest du zusätzlich 2 bis 4 Springer für Pausen und unerwartete Aufgaben einteilen.
Wann muss man das Catering für eine Benefizveranstaltung bestellen?: Bestätige den Lieferanten möglichst 2 bis 3 Wochen vorher. Die endgültige Menge solltest du 3 bis 5 Tage vor dem Termin anhand der Anmeldungen und erfassten Ernährungswünsche melden.
Was muss man für eine Tier-Spendenaktion ausdrucken?: Bereite Losverkaufslose und Formulare, Poster, Streckenschilder sowie gut sichtbare Beschriftungen für die Spendenboxen vor. Kontrolliere die Drucksachen spätestens 3 Tage vorher und halte einige Ersatzexemplare bereit.

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