Checklist voor een goed georganiseerde bedrijfsrondleiding

Een bedrijfsrondleiding vraagt meer voorbereiding dan alleen een route door het gebouw. Je regelt tegelijk bezoekers, veiligheid, ontvangst, techniek en catering. Begin met het programma en de rondleidingstops en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en de bezoekerslijst. In de laatste dagen controleer je materialen, test je presentatie en zet je de ontvangst en bewegwijzering klaar. Deze checklist helpt je om alle 56 taken en 40 benodigdheden op tijd af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Rondleidingroute bepalen
2 personen
Veiligheidsrisico's inventariseren
2 personen
Rondleidingstops reserveren
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Bezoekerslijst maken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Rondleiders aanwijzen
Gastheer en ontvangst aanwijzen
Cateringbestelling plaatsen
Presentatie en video's controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Veiligheidsinstructies afdrukken
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Pijlen en routeborden plaatsen
2 personen
Pauzepunten inrichten
2 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Veiligheidsmaterialen klaarleggen
2 personen
Catering en servies klaarzetten
3 personen
Briefing rondleiders geven
3 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkomstpresentatie geven
2 personen
Bezoekersgroepen indelen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Veiligheidsinstructies toelichten
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

Restanten veilig opbergen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Routeborden verwijderen
2 personen
Techniek afbouwen
2 personen
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven catering verdelen
Bezoekersgegevens archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Naamkaartjesaantal 50
Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 4
Routebordenaantal 12
Pijlenstickersaantal 24
Naambordhoudersaantal 6

Veiligheid

Veiligheidsbrillenaantal 50
Veiligheidsvestenaantal 50
Gehoorbeschermersaantal 20
Bezoekersbadgesaantal 50

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route met vaste rondleidingstops en houd per stop rekening met de groepsgrootte. Reserveer minstens één alternatief als een productieruimte, vergaderruimte of demonstratieplek onverwacht niet beschikbaar is.
Verzamel dieetwensen en parkeerinformatie al bij de aanmelding. Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 werkdagen voor de rondleiding, zodat bezoekers weten waar ze moeten parkeren en wat ze kunnen verwachten.
Wijs per groep een rondleider aan en benoem daarnaast één gastheer voor de ontvangst. Bij meerdere groepen werkt een verhouding van één rondleider per groep beter dan één begeleider voor alle bezoekers.
Test beamer, laptop, projectiescherm, microfoons en luidsprekers minimaal 1 werkdag vooraf op de plek waar je ze gebruikt. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen; die worden bij een last-minute opstelling vaak vergeten.
Zet de ontvangstbalie, naamkaartjes, routeborden en veiligheidsinstructies minstens 30 minuten voor aankomst klaar. Koel dranken vooraf en maak per verwachte bezoeker een naamkaartje, plus ongeveer 10 procent reserve.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bedrijfsrondleiding organiseren?: Leg datum, programma en route bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de rondleiding, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen en dieetwensen.
Hoeveel rondleiders heb ik nodig voor een bedrijfsrondleiding?: Wijs in de praktijk één rondleider per groep aan. Houd groepen bij voorkeur op maximaal 15 tot 20 bezoekers, zodat iedereen de uitleg en veiligheidsinstructies goed kan volgen.
Wanneer moet ik de techniek voor een bedrijfsrondleiding testen?: Test beamer, laptop, scherm, microfoons en luidsprekers minimaal 1 werkdag vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte controle van ongeveer 30 minuten, inclusief stroomvoorziening en presentaties.
Wanneer moet ik de catering voor een bedrijfsrondleiding bestellen?: Plaats de cateringbestelling zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn, bij voorkeur 5 tot 7 werkdagen vooraf. Controleer uiterlijk 2 werkdagen voor de rondleiding het definitieve aantal bezoekers en de dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.