Firmenrundgang organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Firmenrundgang wirkt schnell improvisiert, wenn Route, Besucherführung und Technik nicht zusammenpassen. Plane zuerst Datum, Programm und Führungsroute, danach Reservierungen, Einladungen und Anmeldungen. In den letzten Tagen klärst du Guides, Sicherheitsanweisungen, Catering und Präsentationen. Am Veranstaltungstag zählen ein besetzter Empfang, sichtbare Wegweiser, vorbereitete Namensschilder und ein Techniktest vor dem ersten Eintreffen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Führungsroute festlegen
2 Personen
Sicherheitsrisiken erfassen
2 Personen
Führungshaltepunkte reservieren
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Parkinformationen versenden
Besucherliste erstellen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Guides einteilen
Empfang und Begrüßung einteilen
Cateringbestellung aufgeben
Präsentation und Videos prüfen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Sicherheitsanweisungen ausdrucken
Materialien prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Räume reinigen
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
3 Personen
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Pfeile und Wegweiser aufstellen
2 Personen
Ruhezonen einrichten
2 Personen
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
Sicherheitsmaterialien bereitlegen
2 Personen
Catering und Geschirr bereitstellen
3 Personen
Briefing für Rundgangsleiter geben
3 Personen
Event
Empfangstheke besetzen
2 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Willkommenspräsentation halten
2 Personen
Besuchergruppen einteilen
2 Personen
Führungen begleiten
4 Personen
Sicherheitsanweisungen erläutern
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Networking-Event betreuen
3 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Verabschiedung und Abreise begleiten
2 Personen
Nachbereitung
Reste sicher verstauen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Räume reinigen
3 Personen
Wegweiser entfernen
2 Personen
Technik abbauen
2 Personen
Abfall getrennt entsorgen
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering verteilen
Besucherdaten archivieren
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- StühleAnz. 50
- BuffetischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 50
- WassergläserAnz. 60
- WeingläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 2
- ServierschalenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
Dekoration
- NamensschilderAnz. 50
- TischläuferAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 4
- WegweiserAnz. 12
- PfeilaufkleberAnz. 24
- NamensschildhalterAnz. 6
Sicherheit
- SchutzbrillenAnz. 50
- SicherheitswestenAnz. 50
- GehörschutzAnz. 20
- BesucherbadgesAnz. 50
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- MüllbeutelhalterAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Führungsroute mindestens 2 Wochen vorher fest und prüfe jeden Halt auf Sicherheitsrisiken, Platzbedarf und Verständlichkeit. Reserviere Bereiche, die während des Rundgangs nicht parallel genutzt werden können.
- Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist 7 Tage vor dem Termin. Erfasse dabei Ernährungswünsche, Parkbedarf und die genaue Besucherzahl für Liste, Namensschilder und Catering.
- Teile Guides und Empfang spätestens 5 Tage vorher ein. Plane pro Gruppe eine verantwortliche Person und halte eine aktuelle Besucherliste am Empfang bereit, statt Namen erst vor Ort zusammenzusuchen.
- Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Funkmikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag am tatsächlichen Einsatzort. Prüfe auch Verlängerungskabel und Videos, damit Präsentationen nicht erst während des Rundgangs angepasst werden müssen.
- Kühle Getränke am Veranstaltungstag frühzeitig und stelle Empfangstheke, Wegweiser, Namensschilder sowie Sitz- und Buffetbereiche vor dem Einlass auf. Rechne Geschirr, Gläser und Besteck anhand der bestätigten Gästezahl plus etwa 10 Prozent Reserve.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Firmenrundgang planen?
- Beginne 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Programm und Route. Sicherheitsprüfung, Haltepunkte und Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wie viele Guides braucht man für einen Firmenrundgang?
- Plane mindestens einen Guide pro Gruppe und zusätzlich eine Person für Empfang und Koordination. Bei Gruppen mit mehr als 15 bis 20 Personen ist eine Aufteilung meist übersichtlicher.
- Wann sollte man die Einladungen zum Firmenrundgang verschicken?
- Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vorher und schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor dem Rundgang. So bleiben noch einige Tage für Besucherliste, Namensschilder und Cateringänderungen.
- Was muss man am Tag vor dem Firmenrundgang prüfen?
- Prüfe am Vortag Technik, Präsentationen, Videos, Sicherheitsanweisungen und Materialien. Räume, Möbel und Empfang können vorbereitet werden; Getränke sollten am Veranstaltungstag rechtzeitig gekühlt werden.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!