Checklist pour organiser une visite de l’entreprise

Une visite de l’entreprise demande plus qu’un parcours et quelques invitations. Il faut coordonner le programme, les arrêts, la sécurité, les inscriptions et l’accueil, puis préparer les espaces et la technique avant l’arrivée du premier visiteur. Cette checklist de 56 tâches et 40 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, badges, consignes, stationnement et signalétique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir le parcours de la visite
2 personnes
Recenser les risques de sécurité
2 personnes
Réserver les arrêts de visite
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Créer la liste des visiteurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Désigner des guides
Désigner l’hôte et l’accueil
Passer la commande traiteur
Vérifier la présentation et les vidéos
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Imprimer les consignes de sécurité
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Nettoyer les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Installer les flèches et les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Aménager les points de pause
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
Mettre en place le traiteur et la vaisselle
3 personnes
Briefer les guides
3 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Faire la présentation de bienvenue
2 personnes
Répartir les groupes de visiteurs
2 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Expliquer les consignes de sécurité
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Animer le cocktail networking
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
Démonter la technique
2 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Répartir le catering restant
Archiver les données des visiteurs
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Verres doseursqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 50
Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 4
Panneaux de directionqté 12
Autocollants flèchesqté 24
Porte-nomsqté 6

Sécurité

Lunettes de sécuritéqté 50
Gilets de sécuritéqté 50
Protections auditivesqté 20
Badges visiteursqté 50

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord la date, le programme et le parcours, puis réservez les différents arrêts de visite avant d’envoyer les invitations. Les visiteurs doivent connaître un itinéraire définitif, pas une version susceptible de changer.
Commencez l’inscription avec une date limite claire, idéalement 7 à 10 jours avant la visite. Utilisez cette échéance pour recueillir les besoins alimentaires, établir la liste des visiteurs et préparer les badges nominatifs.
Ne laissez pas la sécurité au jour J : recensez les risques, imprimez les consignes et vérifiez que chaque guide connaît son rôle. Prévoyez aussi les informations de parking dans l’invitation, car elles sont souvent demandées trop tard.
Testez la présentation, les vidéos, le vidéoprojecteur, les microphones et les haut-parleurs au moins 24 heures avant l’accueil. Vérifiez les rallonges et multiprises sur place, plutôt que de découvrir un problème au début de la visite.
Installez le bureau d’accueil, les tables, les chaises, les flèches et les panneaux avant l’arrivée des visiteurs. Refroidissez les boissons et préparez le café suffisamment tôt pour que l’accueil ne dépende pas de la première pause du programme.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une visite de l’entreprise ?: Commencez l’organisation au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Gardez les 7 derniers jours pour clôturer les inscriptions, confirmer les besoins alimentaires, finaliser la liste des visiteurs et tester la technique.
Quand envoyer les invitations pour une visite de l’entreprise ?: Envoyez-les dès que la date, le programme et le parcours sont fixés, généralement 3 semaines avant la visite. Indiquez une date limite d’inscription située 7 à 10 jours avant l’événement.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Préparez un bureau d’accueil, la liste des visiteurs, les badges nominatifs, les consignes de sécurité et les informations de parking. Désignez au moins un hôte d’accueil et des guides avant le jour de la visite.
Quand tester le matériel technique pour une visite d’entreprise ?: Effectuez un premier test au moins 24 heures avant, puis vérifiez les branchements lors de l’installation. Testez chaque vidéo, le son, le vidéoprojecteur, l’écran et les microphones avec l’ordinateur réellement utilisé.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.